Entenda como o relatório orçamentário ajuda a sua empresa a manter uma boa gestão financeira e escalar o seu negócio
Temos em mente que a gestão financeira é fundamental para a ascensão do negócio… mas por onde começar a exercer isso na prática? Existe uma arma indispensável no arsenal: relatório orçamentário
Esses relatórios ajudam a analisar os gastos reais em relação ao pretendido, além de ajudar a identificar erros e maneiras de retomar o controle.
Pensando nisso, separei nesse artigo alguns pontos importantes para abordar com você:
- Diferença entre Orçamento e Previsão;
- Por que o relatório orçamentário é importante?;
- Benefícios dos relatório orçamentário;
- 5 etapas para elaborar um bom relatório orçamentário;
- Integração de ferramentas para o gerenciamento de gastos e dos relatórios orçamentários.
Vamos lá?
Orçamentos e Previsões
Vale a pena explicar claramente as diferenças entre orçamentos e previsões. Eles são próximos, de certa forma, mas o propósito e os objetivos de cada um são ligeiramente diferentes.
As Previsões permitem que uma empresa tente prever a quantidade de receita que a empresa alcançará em um período fixo.
Ou seja, olhando para todas as variáveis previsíveis, você elabora um prognóstico claro para os lucros e perdas da empresa.
A maioria das empresas cria previsões para dois momentos chave: o trimestre e o ano seguinte. Em startups, por exemplo, é prática padrão fazer previsões para três anos.
Essas análises de longo prazo são o mapa de crescimento no qual a empresa opera.
Já os Orçamentos, por outro lado, mostram quanto suas unidades de negócios pretendem gastar em um determinado período. Aqui, essa análise também é feita em uma base trimestral e anual, e será influenciado por suas previsões.
Ou seja, se você prevê que seu negócio irá gerar dez milhões em receita recorrente mensal (MRR) neste trimestre, essa receita pode abastecer seus orçamentos para o mesmo período.
Por que o Relatório Orçamentário é importante?
As empresas modernas dependem de um bom controle de gastos para sobreviver. Logo, sua capacidade de monitorar para onde o dinheiro da empresa vai em tempo real é crucial.
Obviamente, a criação dos próprios orçamentos é uma grande parte deste exercício.
Por isso, ao definir expectativas e parâmetros claros para suas equipes, você aumenta a probabilidade de que eles gastem com responsabilidade e eficácia. O que para as equipes de finanças é uma grande vitória.
Contudo, uma vez que os orçamentos são definidos, você não pode simplesmente presumir que eles serão respeitados, é necessário que exista um controle e acompanhamento dos gastos de cada equipe.
Por último, esses relatórios são uma oportunidade para refletir sobre como o dinheiro foi aplicado em cada período e fazer os ajustes necessários.
Benefícios do Relatório Orçamentário
Além do fato de que os relatórios quase sempre trazem novos insights e chances de melhoria, os relatórios de orçamento têm algumas vantagens distintas.
Por isso separei abaixo o que considero os principais benefícios da utilização de relatórios de orçamento:
Mantenha os líderes de equipe responsáveis
Eles têm as mãos nos orçamentos, então também precisam garantir que os gastos sejam os esperados.
Além de suprir os propósitos básicos, esses relatórios também destacam o excelente trabalho que seus líderes realizaram para que a empresa permanecesse no caminho certo.
Monitoramento do desempenho
Obviamente, a principal função de quase todos os relatórios é verificar o desempenho da empresa em relação às expectativas, e isso também se aplica aos relatórios de orçamentos.
Administre o dinheiro de forma eficaz e com um olhar mais atento sobre os gastos, assim você será capaz de distribuir melhor os fundos e identificar áreas de gastos “vazias”.
Planejamento do futuro
Qual a melhor maneira de criar seu próximo orçamento se não for aprendendo com os anteriores?
O dono da empresa e/ou o setor financeiro já conhece o valor de ótimos relatórios de orçamento. Realizar esses relatórios permite que os líderes tenham dados confiáveis e possam tomar decisões inteligentes a partir deles.
Reconhecimento de problemas
Principalmente quando os relatórios de orçamento são compartilhados entre as equipes, você provavelmente descobrirá áreas problemáticas que nem sabia que existiam.
Você também pode descobrir que equipes específicas podem ter entendido seus orçamentos de forma diferente, ou até, que certos colaboradores presumiram que itens importantes pertenciam ao orçamento de outro setor.
Mas afinal, como colocar em prática a cultura do relatório orçamentário?
5 etapas para elaborar um bom Relatório Orçamentário
A HB Publications fornece um processo de controle orçamentário muito direto. Então resolvi trazer aqui pontos que eles recomendam e que praticamos aqui na Payfy:
1. Entenda e estabeleça sua posição financeira atual
Em outras palavras, descubra quanto você gastou até agora.
Se você tiver boas ferramentas de gerenciamento de gastos, isso será fácil, pois elas informam exatamente o que foi gasto em cada orçamento, em tempo real.
Consulte seus registros e descubra quanto foi gasto em cada item de linha, então adicione isso ao seu relatório.
2. Compare a posição atual com o seu orçamento
Agora, naturalmente, você quer saber se o valor que gastou está dentro do orçamento, está bem acima ou até mesmo abaixo.
Vale ressaltar que tanto acima quanto abaixo podem ser motivos de preocupação e certamente exigirão ação de alguma forma. Afinal, são dois extremos:
- Você está dando um passo maior que a empresa pode suportar;
ou
- Está deixando de investir na sua empresa – o que atrasa o crescimento dela;
Portanto, nesta etapa, você só precisa identificar os valores do orçamento original, porque nas próximas etapas começaremos a fazer a matemática.
3. Calcule a diferença
Aqui você vai realmente analisar os dados coletados anteriormente, ou seja, basta subtrair o valor gasto do valor orçado.
Esses cálculos não são terrivelmente desafiadores, e o Excel ou o Planilhas Google farão isso facilmente para você. A análise do resultado é fácil:
- Se houver um excedente, o resultado será um número positivo.
- Se houver um déficit, será negativo.
4. Encontre as razões para as variações
Pois bem, esta é a última etapa e é aqui que entra o trabalho de detetive. Afinal, se houver um superávit ou déficit, você realmente precisa saber o por quê.
Existem dois principais caminhos nesses casos:
- Você superou/subestimou o orçamento;
ou
- As diretrizes não estão claras e os seus colaboradores não estão realmente prestando muita atenção aos orçamentos definidos.
Além disso, existem também razões potencialmente benignas para discrepâncias, como erros simples ou atrasos na coleta de informações. Eles não são bons, mas podem ser mais fáceis de consertar do que problemas sistêmicos.
Esse estágio pode ser longo e desafiador, e pode depender mais de suas habilidades pessoais como líder e comunicador do que como especialista em finanças.
Portanto, você terá que falar com os líderes da equipe e encontrar respostas para as perguntas, sem parecer excessivamente negativo ou desagradável.
É difícil e demorado, mas também é onde você agrega maisvalor ao seu negócio – e isso leva a um excelente resultado na etapa final.
5. Atualize a sua Política Interna de Despesas
Como mencionado acima, em caso de um desalinhamento cultural, pode ser que os funcionários da sua empresa não saibam ainda os limites de orçamentos e como funciona todo o processo de despesas internas.
Por isso, é importante que a empresa saiba treinar e se comunicar com seus colaboradores para que o negócio se desenrole da forma mais eficaz possível. Algumas dicas para essa etapa são:
- Necessidade de aprovação do time financeiro e/ou dos diretores antes de gastar grandes quantias;
- Trabalho mais próximo dos líderes de equipe após a definição de orçamentos;
- Criação e implementação de novos processos para ter controle e rastreamento orçamentário em tempo real.
É claro que seus próximos passos dependerão das circunstâncias e da situação particular da sua empresa. Contudo, você não terá maior controle dos orçamentos do dia para a noite, é necessário trabalhar diariamente em cima disso.
Por fim, a ação que nós mais recomendamos é:
Integração de ferramentas para o gerenciamento de gastos e dos relatórios orçamentários
Um motivo pelo qual o orçamento pode ser complicado é a variedade de maneiras pelas quais as equipes pagam pelas coisas.
Você tem cartões de crédito, faturas e relatórios de despesas, todos impactando seu orçamento.
Mas por eles serem gerenciados de formas diferentes, fica difícil para o líder da equipe manter o controle do que foi gasto.
Você está pedindo a esses gerentes que sejam usuários rigorosos do Excel, o que muitos deles simplesmente não serão. Em vez disso, escolha métodos de gastos com orçamentos integrados.
Com o cartão da Payfy, por exemplo, se o funcionário quiser utilizá-lo, ele precisará de aprovação. O que significa que o orçamento não pode ser excedido simplesmente por acaso.
Eles também permitem que você rastreie facilmente os pagamentos de assinaturas, acompanhe gastos em tempo real e saiba quem gastou e em qual categoria o dinheiro foi utilizado – equipamentos, viagem…
Principalmente, quando chegar a hora de criar seu próximo relatório de orçamento, você terá todos os dados de que precisa na plataforma, formatados e prontos para uso – além da possibilidade de integração ERP via API.
Dessa forma, o que antes era uma tarefa complicada está a apenas alguns cliques de distância.
Founder & CEO da Payfy
