Aprenda 5 simples regras para uso do cartão corporativo que vão ajudar sua empresa a otimizar a gestão de despesas de funcionários
Os cartões corporativos têm ganhado espaço nas últimas décadas pelas suas vantagens em relação às políticas de adiantamento e reembolso de despesas. Porém, sem regras para uso do cartão corporativo, os gastos podem sair do controle e se tornarem uma vulnerabilidade para a empresa.
A base para um excelente controle financeiro são regras objetivas que esclarecem o que pode ou não pode ser feito com os recursos da empresa. Por isso, quando trabalhamos com cartões corporativos precisamos de diretrizes claras para evitar problemas financeiros e até mesmo fiscais.
Neste artigo, veremos 5 regras para o uso do cartão corporativo para garantir a saúde financeira da sua empresa.
O que é um cartão corporativo?
O cartão corporativo pode ser um cartão de crédito ou um cartão pré-pago – físico ou virtual – que as empresas usam para gerenciar os gastos do dia a dia dos seus funcionários.
Os cartões corporativos de última geração são atrelados a aplicativos nos aparelhos da empresa e suas aprovações e prestações de contas podem ser integradas e automatizadas com as ferramentas de controle do setor financeiro.
Mas toda a tecnologia do mundo não garante resultados se as pessoas envolvidas não estiverem organizadas e cientes das regras.
5 Regras para o uso do cartão corporativo que garantem uma boa gestão de gastos
1 – Defina limites de gastos para cada equipe
A regra mais básica para qualquer controle financeiro é obedecer o orçamento planejado. Da mesma forma, a regra mais importante para cartões corporativos é a definição de orçamentos e limites de gastos claros para cada setor, equipe e/ou responsável.
Conforme os imprevistos acontecem, os limites de gastos precisam ser alterados, por isso cada líder precisa de um canal de comunicação para solicitar e justificar alterações de orçamento.
Na maioria dos casos esse canal de comunicação é burocrático e exige que a equipe financeira entre em contato com a empresa do cartão corporativo para alterar os limites de gastos.
No entanto, é essencial que a configuração dos cartões corporativos seja rápida e acessível, visto que os imprevistos não tem hora e nem lugar para acontecer.
No caso dos cartões corporativos mais modernos essa configuração de limites de gastos é feita diretamente por aplicativos nos aparelhos celulares da empresa.
2 – Defina quais gastos podem ser pagos com o cartão corporativo
Não são muitas as possíveis despesas que funcionários podem realizar com os recursos da empresa. Por isso, cada uso dos cartões corporativos deve ser classificado e validado.
As classificações mais comuns de despesas corporativas são:
- Alimentação e bebidas;
- Passagens;
- Aluguel de carro;
- Gasolina;
- Pedágio;
- Hospedagens;
- Congressos e feiras;
- Materiais de escritório;
- Assinatura de cursos, ferramentas e plataformas;
3 – Defina quais funcionários têm acesso ao cartão corporativo
Em geral, o líder de cada equipe recebe um cartão corporativo e compartilha com seus funcionários conforme as demandas aparecem. Porém, quando o número de funcionários e cartões cresce muito, esse controle de “quem usou qual cartão” precisa ser mais estruturado.
No caso de grandes empresas, os estagiários, operários e analistas geralmente não têm acesso a cartões corporativos, estando estes restritos a funcionários do médio e alto escalão.
Contudo, permitir que seus funcionários tenham acesso ao cartão corporativo, independente do cargo, é importante para construir uma equipe responsável e confiante. Isso pode ser feito sem abrir mão do controle:
4 – Defina o processo de aprovação e relatório de gastos
Os cartões corporativos são usados geralmente em 3 etapas:
- Aprovação do gasto;
- Pagamento;
- Prestação de contas.
Sem as etapas de aprovação e prestação de contas não haveria um jeito fácil de fazer o controle financeiro da empresa. Por isso, é importante estabelecer processos práticos e rápidos para que os gastos sejam aprovados e relatados sem perdas ou fraudes.
Mas tenha cuidado, tudo em excesso é veneno. Quando implementamos aprovações e prestações de contas é muito comum perder a mão e criar processos exageradamente burocráticos e demorados.
Um bom antídoto contra essa burocracia são plataformas integradas, como a Payfy, capazes de conectar e automatizar seus processos financeiros relacionados ao cartão corporativo.
5 – Defina fiscalizações e penalidades para o uso sem regras do cartão corporativo
Regras por si só já fazem muita diferença na organização de um negócio, porém são a fiscalização e as penalidades que garantem que as regras sejam cumpridas.
Por isso, é essencial que empresas que utilizam cartões corporativos tenham processos de fiscalização para verificar que os recursos estão sendo gastos de acordo com as normas e interesses da empresa.
É muito importante estabelecer previamente punições claras para quem desrespeitar as regras para uso do cartão corporativo. Estas punições podem incluir até mesmo rescisão de contrato por justa causa, dependendo da gravidade da infração.
Regras claras que definem o que pode e não pode ser feito com o cartão vão muito além da saúde financeira da empresa. Dependendo da infração a empresa pode passar por problemas tributários e até mesmo legais que podem destruir o negócio.
Conheça a Payfy
Estabelecer regras para o uso do cartão corporativo é essencial, porém, escolher a melhor opção de cartão corporativo é ainda mais importante.
Se você ainda não conhece os cartões corporativos da Payfy, entre em contato com o nosso time de vendas e tire suas dúvidas sobre nosso produto!
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
