Por gastar em média 3000 horas por ano corrigindo relatórios de despesas corporativas, empresas optam gestão inteligente e cartões pré-pagos.
O reembolso de despesas corporativas é uma tarefa rotineira em empresas, contudo, se torna um tanto quanto desgastante quando mantêm-se a gestão através de planilhas e notinhas fiscais dos colaboradores.
Além de ser desgastante para o time financeiro – e até deixar margem para erros de contabilidade – a prática de reembolso através de notas fiscais e comprovantes exige que o funcionário arque com os gastos, o que também não é sempre justo.
Portanto, saiba que essa não precisa ser a sua empresa. Hoje já existem diversas formas de gestão inteligente que irão otimizar tarefas operacionais corriqueiras como o reembolso de despesas corporativas.
É sobre esse tema que iremos abordar nesse artigo, mas além da gestão inteligente, falaremos sobre:
- A Política de Reembolso de Despesas
- O que a Lei traz sobre o tema
- Reembolso de Despesas para funcionários em Home Office
- Gestões inteligentes e o reembolso de despesas de funcionários
- Eliminando o reembolso de despesas
Boa leitura!
A Política de Reembolso de Despesas
Toda empresa que realiza processos de reembolso de despesas precisa ter controle desses gastos e garantir que eles estejam sendo realizados de acordo com o que foi determinado pela empresa.
“Mas quem determina quais são os tipos de despesas? e como todos são informados sobre isso?”
Através da política de reembolso! É comum que em empresas seja criado um documento – pelos gestores da mesma – onde definem-se normas, regras e procedimentos relacionados à realização de reembolso de despesas.
Isso gera transparência entre colaboradores e funcionários, garantindo que os gastos realizados e os processos de reembolso estejam alinhados com o que foi definido no documento.
3 principais tipos de Política de Reembolso
- Simples;
- Flexível;
- Detalhada.
Cada uma delas tem um nível de profundidade e o uso dependerá do objetivo da empresa. Mas em geral, a política de reembolso centraliza diretrizes para evitar que alguns erros sejam cometidos ao longo do processo.
Algumas diretrizes importantes:
- quais são os tipos de comprovantes aceitos para reembolso;
- que gastos são reembolsáveis e quais precisam de mais tempo para serem ressarcidos;
- informar a autoridade e responsabilidade de cada colaborador;
- etc.;
Além disso, todos os gastos que um colaborador obtém relacionado às atividades de trabalho é responsabilidade, por lei, que a empresa para a qual o mesmo presta serviços arque com todas as despesas.
Entretanto, o modo como as despesas serão pagas é acordado entre colaborador e empresa, ou seja, pode ser por meio de reembolso ou de alguma forma onde a empresa não envolve o dinheiro do colaborador – utilizando cartão pré-pago corporativo, por exemplo.
Política para reembolso de despesas de funcionários em Home Office
Embora desde 2017 a Reforma Trabalhista traga informações acerca do Home Office (tele trabalho), esse modelo de trabalho se tornou mais comum após o isolamento social causado pelo COVID-19.
Ainda que existam artigos trabalhistas que norteiam o processo de despesas em caso de home office, esses gastos devem ser combinados entre contratado e contratante de forma escrita.
Contudo, a maneira de realizar o reembolso se dá da mesma forma que seria em casos de trabalho presencial. Ou seja, preencher o relatório, conferir as notinhas e por aí vai.
Em casos de home office, também é importante entender quem será o responsável por custos de equipamentos, de manutenções desses, e possíveis diferenças no valor das contas de luz e internet.
Gestões inteligentes e o reembolso de despesas de funcionários
De quanto em quanto tempo sua empresa costuma revisar a fundo processos como o de reembolso de despesas? Acredito que não tanto quanto deveria, afinal, algumas empresas garantem que sempre foi assim!
Uma pesquisa realizada pela Global Business Travel Association (GBTA), acerca de reembolso e relatório de despesas corporativas, apontou a grande perda de recursos ao longo desses processos.
Também segundo o estudo da GBTA, empresas ao redor do mundo gastam em média, por ano, cerca de meio milhão de dólares e 3.000 horas corrigindo erros em relatórios de despesas.
Portanto, vemos que a realização de processos rotineiros que “foram sempre assim” podem causar grande prejuízo para a empresa a longo prazo.
Na imagem acima vemos que as perdas envolvem desde o recurso humano e tempo – o funcionário que deixa sua função para fazer relatório e do que necessita corrigir esse mesmo relatório -, até a perda financeira de fato.
Olá Gestão Inteligente, Adeus Reembolso de Despesas!
Bom, agora que temos uma boa ideia do quanto relatórios e reembolso de despesas podem te custar, que tal eu vir com a boa notícia? Existem diversas tecnologias que podem ser utilizadas para automatizar a sua empresa.
Não seria ótimo se pudéssemos excluir o reembolso de funcionários das funções do time financeiro?! Através de softwares de gestão inteligente, como a Payfy, essa tarefa se torna inexistente na sua empresa.
Utilizando um cartão pré-pago, por exemplo, o setor financeiro pode pré-definir orçamentos diferentes para cada o cartão de cada colaborador. Além de a empresa manter maior controle financeiro, isso também garante que o colaborador não precise retirar o custo da despesa do seu salário – o que evita os reembolsos!
Além disso, com o aplicativo da Payfy, você não precisa mais lidar com as burocracias bancárias e consegue fazer toda a gestão instantaneamente e da palma da sua mão:
- Alteração de limites;
- criação de cartões físicos e virtuais;
- acompanhamento de gastos em tempo real – liberado para os gestores;
- anexação de comprovantes através do próprio aplicativo;
- exportação de relatório e integração com ERP’s via API;
- entre outras.
Embora a maneira tradicional de reembolso com notinhas fiscais tenha seu fim com os softwares de gestão inteligente e cartões pré-pago, a parte financeira é um trabalho essencial dentro de qualquer empresa.
Softwares de gestão trazem muito mais do que a otimização de pagamentos, além da facilidade de gestão em tempo real, também é possível baixar relatórios completos e de forma rápida.
Tire todas as dúvidas em relação ao nosso produto com o nosso time de vendas!
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
