Entenda as principais dificuldades na Gestão de Viagens Corporativas e as melhores ferramentas para um gerenciamento de gastos perfeito
A gestão de viagens corporativas é essencial para as operações e o crescimento de empresas de todos os tamanhos. Para gerenciar os gastos de viagens com mais eficiência, a empresa deve implementar políticas e ferramentas mais modernas de controle de gastos.
Essas políticas e ferramentas permitem que a empresa realize a aprovação, pagamento e relatório dos gastos das viagens de forma eficiente e segura, sem sacrificar a sua equipe financeira.
Neste artigo, explicamos a importância da gestão de viagens corporativas, alguns desafios comuns que a acompanham e, além disso, também vamos abordar:
- Política de gestão de viagens corporativas;
- Por que a Gestão de Viagens Corporativas pode ser um desafio;
- 6 dicas para uma melhor Gestão de Viagens Corporativas;
- Ferramentas e métodos para uma gestão de viagens corporativas impecável.
O que é Gestão de Viagens Corporativas?
A gestão de viagens corporativas envolve a documentação e o processamento das despesas comerciais da empresa para fins de dedução de impostos e controle financeiro. A definição legal do que conta como despesas dedutíveis depende do país em que a empresa está sediada.
De qualquer forma, as despesas comerciais são dedutíveis na maioria dos países, o que significa que as empresas pagam impostos reduzidos ou nenhum imposto sobre elas. No entanto, essas compras devem ser de natureza comercial para serem elegíveis para dedução fiscal.
Além disso, os processos específicos de relatório de despesas também são determinados pela organização tributária de cada país. No entanto, independente de onde você esteja, é crucial relatar todas as despesas qualificadas para otimizar e reduzir sua responsabilidade fiscal.
Despesas comuns de viagens corporativas incluem:
- Hospedagem: hoteis;
- Transporte: passagens de avião, trem, ônibus, aluguel de carros, gasolina;
- Alimentação;
- Entretenimento: restaurantes, shows, eventos;
- Aparelhos eletrônicos e outros equipamentos essenciais: computadores, telefones, tablets.
Os funcionários geralmente pagam as despesas do próprio bolso e, em seguida, enviam uma declaração de gastos ao empregador para um reembolso posterior. Os funcionários devem enviar todos os recibos de despesas às equipes financeiras até o final de cada período de fechamento fiscal. Isso costuma ser um desafio para muitas empresas.
No caso de uma auditoria, as empresas precisam fornecer provas (incluindo recibos de compra e extratos bancários) de que todas as despesas da empresa relatadas são essenciais e validam as operações comerciais.
O que é uma política de Gestão de Viagens Corporativas?
Para facilitar a gestão de viagens corporativas, as empresas desenvolvem políticas para controlar como os membros da equipe gastam os recursos em viagens de negócios e despesas relacionadas.
As políticas de controle devem se aplicar a todos os cenários em que os funcionários realizam atividades relacionadas ao trabalho fora do escritório. Isso inclui viagens internacionais e domésticas e até viagens de um dia.
Vale observar, que as políticas de controle não cobrem situações de trabalho remoto, que exigem uma política separada.
A implementação de uma política interna para viagens e despesas traz benefícios para empresas de todos os portes e setores.
Afinal, uma política de controle bem escrita define claramente o que se qualifica como “gastos essenciais” dos funcionários e ajuda as equipes financeiras a otimizar os relatórios e as aprovações dos gastos.
Isso mantém as empresas em conformidade com os impostos e prontas para o caso de uma auditoria. Portanto, é importante que sua política de controle interno contemple os seguintes tópicos:
- Onde e como reservar viagens;
- Os critérios para aprovar ou rejeitar um itinerário;
- O processo de reembolso de despesas;
- Voos e trens aceitos, incluindo classe, orçamentos e limites de gastos;
- Hotéis aceitos, incluindo a classe de estrelas permitida com base na localização, juntamente com despesas acessórias permitidas e não permitidas;
- Diretrizes de transporte terrestre para aluguel de carros, serviços de compartilhamento de viagens e uso pessoal de carros;
- Subsídios de refeição.
Por que a Gestão de Viagens Corporativas pode ser um desafio
O relatório e a conciliação de despesas geralmente são tarefas que demandam muito tempo das equipes financeiras. Sem processos e infraestrutura de gastos claros, torna-se impossível acompanhar a papelada à medida que a empresa cresce.
Ou seja, processos ineficientes de controle dificultam os gastos essenciais e também complicam o rastreamento de compras passadas. Separei abaixo alguns pontos problemáticos em empresas com processos de controle ineficazes ou desatualizados:
- Acesso limitado a fundos: Muitas empresas ainda usam um cartão corporativo que é usado por toda a equipe. Os cartões de empresa compartilhados são difíceis de rastrear e facilmente perdidos quando estão sendo fisicamente passados de funcionário para funcionário. Isso apresenta sérios problemas quando os membros da equipe precisam gastar rapidamente.
- Alto risco de segurança: métodos de pagamento genéricos não atribuem pagamentos a um único comprador, e é difícil detectar gastos fraudulentos quando as despesas não são rastreáveis. Isso deixa a empresa vulnerável a uma infinidade de riscos financeiros sempre que os métodos de pagamento da empresa estão sendo usados.
- Pouca visibilidade de gastos: as equipes financeiras com baixa visibilidade de gastos geralmente lutam com orçamentos saudáveis e equilíbrio do fluxo de caixa. Isso dificulta o dimensionamento do crescimento da empresa. As equipes financeiras eficazes devem sempre estar cientes de como os fundos da empresa estão sendo gastos e por quê.
- Reembolsos lentos: os relatórios e aprovações manuais de despesas geralmente são realizados em longas cadeias de e-mail de ida e volta. Os reembolsos podem levar semanas a meses para serem emitidos, se não forem perdidos em um mar de comunicações nesse meio tempo. Esses processos desatualizados desperdiçam tempo, tanto para funcionários quanto para equipes financeiras.
- Contabilidade confusa: o mau controle torna difícil saber o que conta como despesa elegível. Quando algumas compras de funcionários se qualificam e outras não, a classificação fica confusa e manual. Isso torna o fechamento financeiro um momento ainda mais estressante do que deveria.
5 dicas para uma melhor Gestão de Viagens Corporativas
Embora existam desafios comuns na gestão de viagens corporativas, cada negócio é diferente. Por isso, determinar a melhor forma de gerenciar os gastos de seus funcionários depende da estrutura e da cultura da sua empresa.
De qualquer maneira, implementar as práticas a seguir tornará qualquer processo de viagem e despesas mais eficaz e eficiente – não importa em que setor você esteja.
1. Tenha políticas de gestão de viagens corporativas
Nem sempre é fácil ou divertido escrever as políticas da empresa, porém, políticas claras de gastos facilitam a vida da sua equipe financeira e dos demais funcionários.
Para obter uma boa gestão de viagens corporativas é preciso que a empresa tenha orientações simples para seus funcionários seguirem nas viagens, portanto, estas orientações se dão na forma de políticas pré-estabelecidas pela empresa e seguidas por todos os contribuintes.
2. Escreva sua política de gestão de viagens corporativas em termos leigos
A maioria das pessoas concorda: documentos legais são chatos de ler. A maioria de seus funcionários não estará analisando cada palavra de sua política de gestão de viagens corporativas – a menos que esteja procurando uma resposta específica.
A solução? Mantenha sua política escrita simples e fácil de ler. Pule o jargão e evite longos parágrafos desconexos. Formate-a para facilitar a leitura com estes elementos:
- Índice;
- Bullet Points, fluxogramas e tabelas para destacar informações visualmente;
- Títulos claros e detalhes em negrito que resumem os pontos-chave;
Uma política direta não deixa espaço para interpretações errôneas e facilita o cumprimento pelos funcionários.
3. Aplique uma política de gastos justa
Quando se trata de criar diretrizes de gastos, é melhor aplicar as mesmas regras em toda a sua força de trabalho.
Prova disso: se você der aos gerentes significativamente mais subsídios e flexibilidade para gastos da empresa do que outros membros da equipe – não se surpreenda se houver algum descontentamento entre membros da base de sua força de trabalho.
Portanto, crie políticas internas e contrate ferramentas corporativas que irão englobar toda a empresa, dando confiança e autonomia para todos os seus funcionários, não somente para os cargos mais altos.
Dessa forma, além dos seus colaboradores sentirem que a empresa está depositando mais confiança em cada um deles é natural que se sintam mais pertencentes e encarem as despesas e gastos como se fosse na sua própria empresa.
4. Escolha uma política que não dependa de papel
Políticas de despesas modernas devem ser acessíveis à sua equipe a qualquer hora, de qualquer lugar. Isso não acontece quando ela é uma pilha de papel em um armário de arquivos.
Por isso, conforme mencionado no ponto anterior, integrar sua política de viagens diretamente em suas ferramentas de gerenciamento de viagens e de despesas, significa que os funcionários podem gastar com confiança sem precisar consultar as regras em cada compra.
Ou seja, as viagens de negócios se tornam livres de estresse para seus funcionários e mantém as equipes financeiras e os gerentes no controle dos gastos.
5. Atualize sua política de controle regularmente
À medida que sua empresa cresce e evolui, os comportamentos de viagens e despesas dos funcionários também mudam.
Portanto, suas despesas devem ser adaptadas para atender às necessidades mais recentes da empresa. Manter sua política de controle atualizada garante que os funcionários não se preocupem em reservar viagens com os fornecedores errados ou ultrapassar o orçamento.
DICA BÔNUS
6. Centralize o gerenciamento de controle com ferramentas abrangentes
Muitas empresas usam diferentes ferramentas de software para gerenciar seus processos de viagens e despesas. No entanto, é comum perder tempo pulando entre painéis e aplicativos redundantes para concluir uma única tarefa.
Escolha soluções que oferecem recursos abrangentes e integrações complementares. Por exemplo, uma plataforma de gerenciamento de viagens que permite que seus funcionários reservem sua própria acomodação e transporte a partir de uma seleção de fornecedores pré-aprovados.
Combine isso com uma ferramenta de gerenciamento de despesas que importa automaticamente os dados de sua solução de gerenciamento de viagens – e agiliza a captura de recibos, relatórios de despesas, aprovações e reembolsos em um só lugar.
Ferramentas e métodos para realizar uma gestão de viagens corporativas impecável
Está claro que a base para uma boa gestão de viagens corporativas é uma política de despesas sólida, apoiada por soluções de software abrangentes.
Inclusive, os melhores processos de controle eliminam reembolsos, evitando que os funcionários tenham que gastar do próprio bolso.
Aqui estão algumas ferramentas e processos mais específicos que suas equipes financeiras podem usar para promover gastos mais inteligentes da empresa.
Tenha mais visibilidade dos gastos com dados em tempo real
Algumas soluções de gerenciamento de gastos, como a Payfy, usam recursos de automação poderosos para criar sua política de despesas diretamente no processo de gastos.
As equipes financeiras podem monitorar todos os gastos em tempo real, aprovar solicitações de compra, ajustar limites de gastos individuais, emitir reembolsos e muito mais – tudo em uma única plataforma.
Através dos dados em tempo real, todas as despesas são registradas imediatamente e rastreadas até o indivíduo comprador – tornando fácil saber o que está sendo gasto, por quem e por qual motivo, o tempo todo.
Além disso, esses dados podem ser coletados através de relatórios diretamente pelo sistema e também integrados com outras ferramentas corporativas, como por exemplo, o ERP utilizado pela sua empresa.
Portanto, com esse insight, as equipes financeiras podem prever orçamentos com maior precisão e gerenciar o fluxo de caixa com mais eficiência. Os dados de gastos em tempo real também permitem que as empresas criem melhores políticas de viagens e despesas.
Cartões virtuais para Gestão de Viagens Corporativas
Os cartões virtuais são um método de pagamento conveniente e seguro para compras online. Eles podem ser gerados instantaneamente como um cartão de pagamento de uso único ou recorrente, com limites de gastos ajustáveis para máxima segurança.
Com um cartão virtual, os funcionários não precisam pagar as despesas de viagem com adiantamento ou do próprio bolso, eles conseguem reservar hotéis, comprar passagens e arcar com outros detalhes da viagem de forma autônoma e simples, economizando tempo de todos os envolvidos.
Cartões de despesas físicas para viagens corporativas
Para funcionários que viajam com frequência exercendo suas funções, a solução mais eficiente pode ser fornecer seu próprio cartão pré-pago. Nesse caso, são alocados orçamentos pré-definidos, que podem ser usados tanto para compras presenciais quanto online.
Se forem necessários mais fundos, os funcionários podem solicitar facilmente uma recarga on-line, que os gerentes podem aprovar ou rejeitar em um clique. Os gerentes conseguem até definir regras de gastos específicas, como permissões de saques em dinheiro e até horários e dias da semana que o cartão pode ser usado.
Tudo isso pode ser gerenciado a partir de um aplicativo móvel, onde os usuários podem verificar o saldo do cartão, solicitar mais fundos e acompanhar pagamentos em tempo real.
Captura de recibo pelo celular
Manter o controle de recibos em papel pode ser um pesadelo – e uma grande perda de tempo para a contabilidade durante o fechamento financeiro. Portanto, devemos automatizar esta etapa para nunca mais perder um recibo.
Ou seja, hega de perseguir funcionários no fechamento do mês, a conciliação de gastos pode finalmente ser fácil.
Através de um app de gestão – como a Payfy – é possível que os funcionários tirem uma foto do recibo imediatamente após a compra, já podendo anexá-la diretamente na compra realizada. Adeus gastos sem dono e fora do orçamento!
Gestão de Viagens Corporativas ao seu alcance
Políticas de gestão de viagens corporativas bem escritas simplificam e agilizam os relatórios e reembolsos de despesas, tanto para funcionários quanto para equipes financeiras.
Ao automatizar a gestão de viagens corporativas, sua equipe financeira ganha maior visibilidade e controle sobre os gastos da empresa. Melhor ainda, você capacita seus funcionários a tomar as melhores decisões de gastos para a empresa.
Se você ainda não possui um software de gestão e ficou interessado(a) na dica acima, então que tal entender mais a fundo sobre os cartões corporativos da Payfy?
Entre em contato com o nosso time de vendas e tire suas dúvidas em relação ao nosso produto. Tenho certeza que você encontrará a solução que procura!
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
