Cartões, Gestão de gastos

Despesas Reembolsáveis: como gerenciar as solicitações da sua empresa

Tudo sobre as despesas reembolsáveis, quais categorias são válidas e também a melhor maneira de gerenciá-las

Sabe aquele momento do mês onde todas as despesas reembolsáveis precisam ser gerenciadas de uma só vez? Nessa confusão ninguém está salvo – desde o time financeiro aos colaboradores que devem comprovar despesas para serem reembolsados.

Por isso vim te mostrar que a sua empresa não precisa passar mais por isso! Utilizando sistema de gestão integrado é possível gerenciar os gastos de forma objetiva e alavancar o rendimento de toda a empresa.

Nesse post você verá:

O que é uma despesa reembolsável;
5 principais categorias de despesas reembolsáveis;
Como gerenciar as despesas reembolsáveis dos seus colaboradores;
Gestão de despesas reembolsáveis facilitada com software inteligente Payfy.

Boa leitura!

O que é uma despesa reembolsável?

Quando colaboradores sustentam despesas em nome da empresa em que trabalham, eles ocasionalmente precisam arcar com esses gastos do próprio dinheiro.

Por isso, é moral e legalmente necessário que a companhia reembolse eles por esses gastos prontamente e de forma integral.

Contudo, isso não significa que os colaboradores podem requisitar reembolso por cada gasto realizado por eles. Para que seja justo e transparente, é necessário que existam regras claras sobre o que a empresa considera como uma despesa reembolsável.

Antes de tudo, a despesa precisa mostrar claramente que foi realizada com objetivo profissional. Deve ser uma compra relacionada aos serviços de um empregado ao seu empregador – em outras palavras, algo que o colaborador precisa para realizar o seu trabalho.

Essa é uma definição bastante ampla e pode contemplar desde um gasto com pernoite em hotel durante uma viagem corporativa, até um monitor extra para o colaborador poder realizar o seu trabalho.

Em segundo lugar, é absolutamente necessário a comprovação daquele gasto, isso pode se dar através de um recibo, fatura, nota fiscal ou outro meio de comprovação de gasto.

Os dados que irão constar nos meios de comprovação podem variar de um país para o outro, mas de forma básica deve conter:

valor total,
taxas,
hora e data,
local do gasto,
descrição do produto ou serviço comprado.

Por final, qualquer despesa reembolsável deve ser reportada ao departamento responsável dentro de uma janela de tempo aceitável.

5 principais categorias de despesas reembolsáveis

Agora que sabemos mais sobre as características que tornam uma despesa válida, é hora de ir fundo dentro das várias categorias que a sua empresa pode considerar reembolsável.

1 – Despesas com viagens corporativas

Sendo uma das maiores categorias de despesas reembolsáveis, a viagem corporativa engloba uma grande gama de coisas. Viajar a negócios significa fazer muitos gastos, e a grande maioria deles é reembolsável!

Sua empresa pode até considerar o trabalho remoto – home office – se o corte de custos é algo importante hoje para a companhia. Nesse contexto – principalmente pós-pandemia – muitas empresas notaram que as viagens corporativas são mais dispensáveis do que se pensava.

Inclusive, elas conseguem gerenciar bem o trabalho remoto – e provavelmente irão continuar assim. Essa modalidade de trabalho não só diminui os custos para todos os envolvidos, mas também é mais sustentável e priorizado pelos colaboradores.

Contudo, as empresas que priorizam a viagem corporativa irão encontrar gastos diferentes ao longo do caminho. Os gastos já começam quando o colaborador está indo pro aeroporto, qualquer “corridinha” de táxi, carro de aplicativo ou transporte público já gera custos.

O voo por si só também engloba vários outros gastos uma vez que deve ser incluído o custo com bebida e comida durante o(s) voo(s). Ao chegar ao destino a hospedagem se torna outro custo que deve ser realizado – e também reembolsado.

Enquanto essas despesas costumam já estar dentro do escopo da empresa e são mais comuns, existem também alguns gastos menos conhecidos e que deve-se ter em mente.

Por exemplo, visas e documentos para viajar podem ser necessários em caso de viagens internacionais. Dependendo do país pode ser preciso realizar outros procedimentos também como vacinas necessárias caso o colaborador não as tenha.

Por ser algo necessário para a viagem acontecer – e de interesse, antes de tudo, da empresa – esses custos também devem entrar na categoria de despesas reembolsáveis.

2 – Custo de escritório

Não podemos negar que o bom desempenho de uma equipe – e até o sucesso de uma empresa – está atrelado à tecnologia e receita que a companhia está disposta a investir.

Tudo influencia no nível de produtividade dos seus colaboradores, logo, um computador lento ou uma tela danificada podem afetar negativamente seu negócio.

Portanto, garanta que a política interna de despesas está bem planejada, e que todos os seus colaboradores tenham acesso às melhores ferramentas possíveis para realização de seus trabalhos.

3 – Custos de traslado

Durante uma viagem, todas as formas de transporte devem estar incluídas nos custos bancados pela empresa – afinal, a viagem tem objetivo profissional.

Contudo, seus colaboradores podem estar sujeitos a custos de traslado mesmo quando não estão viajando, por exemplo, quando pensamos no deslocamento diário dos colaboradores até o escritório/empresa – seja através do transporte público ou dirigindo seu carro próprio.

Contudo, o modo de auxílio ou reembolso com traslado vai depender de muitas coisas diferentes. Uma empresa bem sucedida e bem estruturada talvez queira contribuir com um auxílio combustível, no entanto, uma startup pode preferir colocar esse dinheiro em outro lugar.

Se sua empresa está buscando meios para ser mais sustentável, talvez seja mais interessante encontrar juntos uma alternativa diferente como, por exemplo, auxiliar o colaborador na compra de uma bicicleta.

Contudo, é importante estar atento(a) às regras necessárias para que o gasto se enquadre na categoria de despesas reembolsáveis. Além disso, a legislação de cada país também traz informações sobre com o que/quanto a empresa deve colaborar.

4 – Comunicação

Se sua empresa possui equipes de trabalho remoto e/ou que estão sempre viajando e se movimentando, é importante que todos estejam disponíveis quando necessário contactá-los. Por isso, pode ser interessante cobrir os planos de celular dos seus funcionários – até mesmo disponibilizar o aparelho.

Algumas empresas trabalham em um escritório local de forma exclusiva, então essa pode não ser uma despesa realmente importante – alguns gastos devem ser pensados para a situação específica de cada negócio.

Contudo, mesmo em um local fixo, algumas posições exigem o uso constante do celular, como vendas e atendimento ao cliente.

5 – Alimentação e Entretenimento

Se um colaborador está jantando durante uma viagem de negócios isso deve ser automaticamente categorizado como despesa de viagem – é claro.

Contudo, pode existir a possibilidade do seu funcionário querer agradar um cliente – ou potencial cliente – com um jantar – pois acredita ser um impacto positivo na relação profissional entre eles. Neste caso, cobrir essa despesa definitivamente é do interesse da sua empresa.

Despesas consideradas como “networking” também devem ser incluídas no escopo de despesas reembolsáveis, assim como algum entretenimento – um evento esportivo, por exemplo. Contudo, é obviamente necessária a presença do cliente para ser considerada despesa corporativa.

Como gerenciar as despesas reembolsáveis dos colaboradores

Na grande maioria das vezes, a parte mais difícil para a empresa não é o que pode ser considerado como reembolsável por parte dos colaboradores, mas em como acompanhar e gerenciar esses gastos – tanto para quem gasta, como para o gestor financeiro.

Para os colaboradores

O gerenciamento para os colaboradores pode ser difícil em outros pontos principais:

A forma de pagamento e acompanhamento é diferente do que eles costumam fazer com gastos pessoais;
Algumas despesas são pequenas e aleatórias – e podem passar batido pelo funcionário e não serem contabilizadas;
Falta de entendimento e/ou explicação do processo de reembolso/adiantamento e dos documentos necessários para a realização do processo.

Contudo, o maior dos problemas é a falta de uma política de reembolso/adiantamento que explique de forma clara todo esse processo – e quando existe costuma não ser ensinado e passado para todos da forma que deveria.

Para a empresa

Aqui também falamos de colaboradores, mas nesse caso estamos falando especificamente sobre o time financeiro e/ou gestor da empresa, afinal, são eles que devem lidar com cada solicitação de reembolso ou adiantamento de despesas.

Nesse caso, os problemas são mais alarmantes:

Relatórios de despesas costumam estar incompletos e/ou conter vários erros;
As solicitações não têm um período definido, ou seja, elas podem chegar a qualquer momento do mês ou quarter – além disso, os colaboradores esperam ser reembolsados imediatamente;
O processamento das solicitações muitas vezes requer operacionais manuais, o que costuma causar ainda mais erros nos relatórios.

Uma pesquisa sobre reembolso e relatório de despesas, realizada pela Global Business Travel Association (GBTA), apontou que empresas ao redor do mundo gastam em média por ano, cerca de meio milhão de dólares e 3.000 horas corrigindo erros em relatórios de despesas.

Acreditamos que sua empresa não gostaria de estar dentro da estatística desta pesquisa, portanto, para mitigar esses desafios é necessário que existam mudanças dentro dos processos realizados rotineiramente.

Quando falamos de despesas reembolsáveis, aderir a ferramentas tecnológicas é a melhor forma de otimizar esse processo para toda a empresa. Inclusive existem empresas especializadas na otimização da gestão de despesas.

Software de gestão inteligente

Através de softwares de gestão inteligente – como a Payfy – é possível que sua empresa simplifique todo o processo de despesas corporativas sem perder o controle dos gastos.

Dentro do software existem diferentes recursos necessários para otimização de despesas – desde a gestão de reembolso até a integração de despesas, através de cartão corporativo, no software -, o que garante centralização de informações e anula a inserção manual de dados.

Gestão de despesas reembolsáveis facilitada com software inteligente Payfy

Infelizmente, até mesmo com a melhor política interna, as despesas continuam sendo um grande problema: para o time financeiro a burocracia administrativa é um peso constante, enquanto para os outros colaboradores o tempo de reembolso costuma ser longo.

Por isso, a utilização de um software de gestão pode tornar todo esse processo mais agradável.

Reembolse com Payfy

Nós desenvolvemos ferramentas especiais e essenciais para garantir uma gestão completa de despesas corporativas. Com o nosso software é possível realizar solicitações, receber aprovação do(s) gestor(es) e enviar a solicitação completa para o time financeiro – tudo isso em minutos.

Dessa forma, todos os gastos ficam centralizados, garantindo melhor gestão e também melhor andamento do processo, uma vez que possibilita a realização de reembolsos também através da plataforma e a qualquer momento do mês.

Contudo, essa modalidade ainda exige todo o processo de adiantamento ou reembolso de despesas, ao contrário do cartão corporativo integrado que centraliza as informações para o time financeiro e retira a possibilidade do colaborador arcar com o custo previamente.

Quer entender mais sobre a segunda opção de gestão? Vem comigo que vamos falar mais sobre ele a seguir!

Cartão de crédito corporativo e gestão integrada

Não seria ótimo se pudéssemos excluir o reembolso de funcionários das funções do time financeiro?! Através de softwares de gestão inteligente, como a Payfy, essa tarefa se torna inexistente na sua empresa.

Utilizando um cartão corporativo pré-pago, por exemplo, o setor financeiro pode pré-definir orçamentos diferentes para o cartão de cada colaborador.

Além de a empresa manter maior controle financeiro, isso também garante que o colaborador não precise retirar o custo da despesa do seu salário – o que evita os reembolsos!

Além disso, com o aplicativo da Payfy, você não precisa mais lidar com as burocracias bancárias e consegue fazer toda a gestão instantaneamente e da palma da sua mão.

Principais funcionalidades:

Alteração de limites;
Bloqueio de categorias de gastos permitidas;
criação de cartões físicos e virtuais;
acompanhamento de gastos em tempo real – liberado para os gestores;
anexação de comprovantes através do próprio aplicativo;
exportação de relatório e integração com ERP’s via API;
entre outras.

Embora a maneira tradicional de reembolso com notinhas fiscais tenha seu fim com os softwares de gestão inteligente e cartões pré-pago, a parte financeira é um trabalho essencial dentro de qualquer empresa.

Softwares de gestão trazem muito mais do que a otimização de pagamentos, além da facilidade de gestão em tempo real, também é possível baixar relatórios completos e de forma rápida.

Independente da necessidade da sua empresa, a Payfy é a solução para a sua gestão de despesas. Que tal garantir uma demonstração do nosso produto conversando com um de nossos consultores?!