Visualizar os gastos com cartão corporativo é uma ótima forma de administrar despesas importantes para a empresa, necessárias para o exercício do trabalho dos profissionais.
O cartão é, portanto, uma boa estratégia para concentrar a visão sobre o que é gasto, e um desafio nesse sentido é justamente obter a devida transparência.
No setor público, vemos discussões sobre o uso do cartão corporativo do governo e sobre os limites. Podemos trazer um pouco esse debate para dentro da empresa também, a fim de enriquecer a noção e aprofundar a conscientização sobre como usar da melhor forma.
Afinal, assim como no governo, segurança e compliance também são essenciais para empresas.
Então, acompanhe este artigo. Nele, falaremos sobre o que é cartão corporativo, o que pode e não pode ser gasto e formas de acompanhar os gastos com cartão corporativo.
O que é um cartão corporativo?
Trata-se de um cartão que deve ser usado para cobrir despesas da empresa, de modo que a companhia já tenha a visão e consiga controlar diretamente os gastos.
Ou seja, é uma solução alternativa para a abordagem antiga de ter que esperar os funcionários emitirem recibos e cobranças para os custos que devem ser pagos pela organização.
Pensemos em uma relação entre duas pessoas. Se João precisa comprar algo, mas não pode, ele pede a Carlos. João pode pedir para que Carlos compre com seu próprio cartão e depois faça uma cobrança; ou João pode dar um cartão em seu nome para depois controlar o gasto sem precisar envolver Carlos.
Trazendo de volta para o contexto corporativo: a empresa não precisará envolver o funcionário, que pode simplesmente comprar algo de forma prática.
A questão é só tomar cuidado com as devidas regras e normas para garantir que o uso do cartão e que os gastos do cartão corporativo sejam de fato coerentes com o trabalho. O ideal é que eles estejam associados ao exercício da profissão, ao uso no horário de trabalho, inclusive.
Geralmente, o cartão corporativo é pré-pago, ou seja, requer a definição de um limite anterior para especificar os gastos. A depender da plataforma, você dispõe de mais mecanismos para controle e para evitar possíveis abusos.
Falaremos mais disso ao longo deste conteúdo.
O que pode ser gasto no cartão corporativo?
Pode-se definir algumas normas para especificar e controlar o uso do cartão corporativo internamente. Assim, a empresa garante que o uso seja consciente e saudável, de modo a evitar abusos, escândalos e problemas financeiros.
Como já falamos, o ideal é que os gastos com cartão corporativo se limitem a questões da empresa, a despesas que seriam da própria empresa. Nesse sentido, é importante se ater ao que não é dever do funcionário pagar.
Vamos exemplificar com uma viagem corporativa, aquelas que são feitas a trabalho. A hospedagem, a alimentação e os custos com o transporte podem ser feitos pela companhia, como suporte para que o profissional consiga trabalhar.
Nesse caso, as despesas devem ser gerenciadas com o cartão.
Temos algumas categorias que podemos mencionar:
- gasolina;
- aluguel de carro;
- congressos;
- assinatura de cursos;
- pagamento de ferramentas de trabalho;
- alimentação;
- materiais de home office;
- equipamentos para o escritório.
Em suma, estamos falando de compras para viagens, compras para equipar o escritório dentro da empresa, compras para home office, compras de recursos para educação dos funcionários, etc.
Todos esses são gastos que não devem ser feitos por colaboradores, pois dizem respeito à companhia como um todo.
O que NÃO pode ser gasto no cartão corporativo?
É importante considerar o outro lado: o que não pode, de jeito algum, ser um gasto de cartão corporativo.
A seguir, uma lista breve, que depois vamos explicar:
- gastos pessoais em geral;
- alimentação fora do horário de trabalho;
- gasolina do próprio carro para dirigir em situações comuns.
Gastos pessoais incluem quaisquer tipos de gastos que a pessoa faria para seu próprio interesse, em seu cartão de crédito, por exemplo.
Se a pessoa quer comprar um celular pessoal, que não será usado no trabalho e não consta como algo a ser comprado para o trabalho, então isso não pode ser feito com cartão corporativo.
No caso de uma viagem, uma saída para lazer fora do horário comercial, sem que seja interesse da empresa, não deve ser incluída também.
Para generalizar, podemos definir os gastos proibidos como os que não estão inclusos nos gastos definidos como corporativos.
É preciso, sobretudo, uma boa educação dos colaboradores para trabalhar essa questão e facilitar o controle, evitando abusos e problemas.
Quem pode gastar no cartão corporativo?
O ideal é que apenas alguns funcionários tenham esse privilégio, até para prevenir quaisquer inconsistências ou abusos.
Nesse sentido, pode ser inteligente apenas ter executivos ou pessoas de maior escalão na empresa, pois eles são mais responsáveis e lidam diretamente com um peso maior, pelo cargo.
Eles também são os que representam a empresa, então podem tranquilamente lidar com esse tipo de situação.
É bom instituir regras bem claras, como: definição de limites por pessoa, definir formas de auditoria e fiscalização, definir multas e penalidades para quem abusa e muito mais.
Como analisar gastos com cartão corporativo
Ter um cartão para a empresa é uma boa ideia, como já vimos, apesar dos desafios.
Aliás, para diminuir e superar os desafios relacionados aos gastos com cartão corporativo, uma ótima estratégia é analisar e controlar as despesas.
Nesse sentido, você pode contar com relatórios ou com plataformas fáceis de usar que ajudam a gerenciar de forma transparente todos os custos.
Hoje, temos até mesmo aplicativos, como o da payfy, que facilitam acompanhar e controlar todos os limites e despesas associadas.
É importante ter regras bem estipuladas, de modo a gerar uma consciência geral sobre o uso. Então, a empresa pode usar alguma plataforma para automatizar e integrar os gastos com o controle já existente das finanças.
Vantagens de unificar gastos com cartão corporativo
Um dos principais benefícios, sem dúvidas, é a transparência. Os gastos com cartão corporativo ficarão disponíveis para conciliação e integração com sistemas de gestão e serão centralizados para facilitar o controle.
Assim, a empresa pode evitar maiores problemas.
Ou seja, é possível ter uma visão melhor das compras e dos gastos da própria empresa. Esses, por sinal, são elementos importantes para a análise financeira, uma vez que deles dependem as análises sobre a lucratividade.
Também podemos citar a comodidade de ter um cartão que ajuda a pagar em qualquer lugar, sem grandes dificuldades. Tudo isso ainda é gerenciável por aplicativos, como limites e controles até de hora para o uso.
Como contratar um cartão corporativo?
A payfy certamente traz a plataforma certa para quem procura um cartão pré-pago corporativo que ajude na gestão financeira e que represente segurança e transparência.
Com a nossa plataforma, disponível em um app, você consegue centralizar o controle dos gastos, enquanto descentraliza os gastos em si. Você dispõe de um software escalável, fácil de usar, que te ajuda a monitorar 100% do que é usado.
Ainda pode personalizar o uso, com definição de limites por pessoa, definição de controle de gastos por hora e muito mais.
Conheça as principais regras para organizar o uso do cartão corporativo em sua empresa!
Conclusão
Como vimos, os gastos com cartão corporativo podem ser gerenciados com inteligência e visibilidade máxima. A partir da parceria com uma empresa de referência no ramo, você consegue otimizar o controle para evitar abusos e problemas.
É preciso também definir regras e normas adequadas para o uso.
