Entenda como as empresas integram o processo de gestão de gastos através dos ERP Expenses
A partir de um certo tamanho, as empresas precisam utilizar ERPs (Enterprise Resource Planning) para organizar o alto número de transações e controle de processos.
Mas em sua maioria, os softwares de ERPs não possuem uma função completa para gestão de despesas corporativas (ERP Expenses).
Pensando nisso, neste artigo eu vou te ajudar a entender mais sobre ERPs e as suas funções relativas ao controle de despesas. Também veremos:
- ERPs e suas funcionalidades;
- ERPs mais usados no Brasil;
- Integração de ERP com soluções de gestão de despesas (função expenses ERP);
Boa leitura!
ERP’s e suas funcionalidades
ERP é uma sigla para Enterprise Resource Planning, e pode ser traduzida como sistema de gestão integrado.
Sistemas ERP são utilizados para facilitar a gestão empresarial e dos processos internos – uma vez que esse sistema conecta todos os setores de uma empresa.
O uso de sistema ERP integra o setor financeiro aos demais departamentos da empresa, possibilitando fácil acesso e controle para o responsável pela gestão.
Algumas das principais funcionalidades são:
Financeiro
Os sistemas ERP permitem o controle de contas a pagar e a receber, assim você consegue ter projeções muito mais claras e seguras em relação ao seu fluxo de caixa.
Como o ERP é um sistema de integração de toda a empresa, as entradas e saídas ficam automaticamente registradas.
Além disso, ERPs são grande destaque no setor financeiro pois contam com funcionalidades que garantem o acompanhamento desde a produção à emissão de notas fiscais.
Utilizar um sistema de integração na sua empresa sem dúvida colabora na organização dos custos – como compra de matérias primas -, o que previne desperdícios ou mesmo exageros de estoque.
Estoque
Toda empresa que conta com um produto final material/físico depende de um bom controle de estoque, por isso, há uma funcionalidade dentro dos ERPs voltada especialmente para essa gestão.
Além das saídas e entradas de estoque, os ERPs mais completos fornecem relatórios e projeções que ajudam a empresa a gerenciar da melhor forma seus recursos (matérias primas e produtos acabados).
Vendas
Com essa funcionalidade é possível organizar e gerenciar todas as vendas da empresa, e alguns sistemas também possibilitam o acompanhamento da jornada de compra dos seus clientes.
Cadastro de Clientes e fornecedores
Com essa funcionalidade garante-se a centralização das informações de seus clientes e fornecedores, possibilitando a interligação dessas informações automaticamente para a emissão de notas fiscais e boletos bancários.
Fiscal
Parte essencial de uma empresa é a apresentação de notas fiscais de seus produtos. Os ERPs facilitam o processo de emissão de notas, além de alguns sistemas também permitem a emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e).
Além das funcionalidades apresentadas, existem diversas outras voltadas para setores de Recursos Humanos, Gestão de Projetos e Produção, por exemplo.
ERP Expenses
Contudo, nem todas as funções necessárias para a empresa estão completas em um ERP, sendo necessário fazer customizações e adicionar funcionalidades como, por exemplo, a de gestão de despesas – o chamado módulo de ERP Expenses.
O ERP Expenses representa uma parte significativa das demandas do time financeiro; aqui reflete-se a parte de gestão de gastos corporativos e reembolso de funcionários.
No entanto, a maioria dos ERPs não traz essa funcionalidade de Expenses. Ou seja, é preciso fazer integração com um software de gestão, como a Payfy, que otimiza essa etapa de expenses no ERP da sua empresa.
Através do nosso sistema de gestão de gastos corporativos é possível fazer toda a gestão de despesas de funcionários, além de permitir a exportação de relatórios em tempo real e integração dos mesmos com ERPs via APIs.
Os ERPs mais usados no Brasil
A escolha de um ERP vai depender de algumas variáveis, sendo a principal delas o nicho e tamanho da sua empresa. Por isso, separei os ERPs mais utilizados no Brasil em grandes, pequenas e médias empresas:
- Totvs
O Totvs é um ERP nacional e utilizado pelos mais diferentes nichos e tamanhos de empresa. Inclusive, sua proposta é crescer simultaneamente à empresa, o que garante conforto para empreendimentos em expansão.
- SAP
O ERP alemão SAP é um dos sistemas mais utilizados em grandes empresas nacionais.
Sendo um dos sistemas precursores desse mercado, se mostra forte ainda hoje e tem como lema a inovação. Além disso, seu banco de informações é bastante seguro e as atualizações acontecem em tempo real.
- Oracle
O ERP Oracle é o 3º ERP mais usado no Brasil, ficando só atrás do Totvs e SAP. Ele é muito recomendado para líderes e gestores pois conta com funcionalidades de gerenciamento de contabilidade e análise de relatórios.
- Senior
Esse foi um dos primeiros sistemas brasileiros e “nasceu” em Santa Catarina, nos anos 80.
O ERP Senior se consolidou no mercado de grandes empresas pela sua simplicidade, além de ter sido bem aceito pelos brasileiros e por contar com flexibilidade nas suas funções.
- Nomus ERP Industrial
O Nomus é um ERP que tem como foco atender as pequenas e médias empresas. Desenvolvido por Engenheiros de Produção, esse sistema é perfeito para gerenciar processos de produções industriais mais complexos.
Além disso, ele possui planos mais baratos e também diminui os custos de implementação, uma vez que o ERP conta com vídeos gravados para dar suporte à implantação.
- Otix
Esse ERP tem como objetivo atender pequenas e grandes empresas que necessitam de ajuda para gestão online.
O Otix cobre diferentes nichos, mas possui como foco o mercado de lojas virtuais e empresas de serviços. Uma possibilidade interessante desse sistema é o acompanhamento de inadimplência e a possibilidade de ativar alertas de cobrança.
- Linx
O Linx é um sistema que tem foco no mercado varejista. Além disso, no site da empresa vemos que ela possui como objetivo adaptar-se às necessidades do negócio e dar suporte à expansão para os próximos anos.
Melhores ERP’s para Pequenas Empresas
- Bling ERP
Esse ERP é voltado ao e-commerce e empresas de pequeno porte.
O Bling propõe facilidade para emissão de notas fiscais e controle de estoque, além de realizar integrações com as principais plataformas de e-commerce e marketplaces virtuais.
- Cake ERP
Segundo seu próprio site, o sistema Cake possui uma proposta de gestão acessível, intuitiva e simples.
Voltada principalmente para rede de lojas e franquias, esse ERP tem como diferencial funcionalidades voltadas para garantir o melhor atendimento possível aos clientes.
- Conta Azul ERP
O Conta Azul é bem utilizado no Brasil e também direciona seu mercado para as pequenas empresas.
Suas principais funcionalidades envolvem controle de produtos vendidos, cadastro de produtos, estoque online e agilidade de gestão de estoque.
Além de permitir integração com plataformas de pagamento, automação de marketing e CRM.
- eGestor ERP
Um ERP bem completo, o eGestor permite diversas funcionalidades online, como:
- Fluxo de caixa;
- Emissão de NF’s
- Controle de estoque;
- Emissão de boletos;
- Outras funcionalidades personalizáveis.
- Tiny ERP
O Tiny é direcionado principalmente para e-commerce e pequenas empresas. Esse sistema permite uma ótima gestão interna além de oferecer métricas importantes para relatórios e análises da empresa.
Integração do ERP com soluções de gestão de despesas (função ERP Expenses)
Vimos inúmeros ERPs e suas funcionalidades, mas infelizmente a grande maioria não apresenta em seus pacotes soluções para gestão de reembolsos e despesas internas.
Contudo, eles permitem integrações com softwares de gestão que apresentam essa funcionalidade – como a Payfy. Através do nosso software é possível realizar toda a sua gestão de despesas corporativas, exportar relatórios e integra-los com seu ERP via APIs.
Além de soluções para despesas corporativas – como reembolso de despesas -, o Software de Gestão Payfy também permite:
- gestão em tempo real;
- criação de cartões físicos e virtuais para a equipe;
- anexação de comprovantes através do aplicativo Payfy;
Está buscando uma solução com funcionalidade de ERP Expenses?
Entre em contato com o nosso time de vendas e tire suas dúvidas em relação ao nosso produto. Tenho certeza que você encontrará a solução que procura!
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
