Como conciliar despesas com cartão corporativo de um jeito muito mais seguro e eficiente
Toda empresa de sucesso precisa de livros limpos, afinal, uma boa contabilidade não visa apenas a prosperidade de um negócio, é também um requisito legal. No entanto, conciliação de despesas com cartão corporativo pode ser uma tarefa árdua e consumir tempo precioso da empresa.
O que parece algo simples, acaba gerando muito sofrimento para as equipes financeiras todos os meses. Conciliar cartões corporativos é uma pedra no sapato dos times financeiros.
Neste post, veremos:
- como funciona a conciliação de cartão corporativo;
- por que ela é tão importante para uma boa contabilidade;
- problemas da conciliação manual;
Além disso, também vamos mostrar uma solução simples e elegante para driblar eles para sempre.
O que é conciliação de cartão corporativo?
A conciliação de cartão corporativo é o processo que o setor financeiro e contadores realizam para garantir que as transações em um extrato de cartão correspondam às despesas/ comprovantes do livro contábil da empresa.
Para uma contabilidade eficaz e precisa, as empresas devem saber se todas as transações realmente ocorreram e se elas são de fato o que dizem ser.
Em poucas palavras, os contadores comparam os extratos do cartão corporativo da empresa com o livro contábil. Se cada um dos pagamentos do livro contábil corresponde a um do extrato, o livro está correto e poderá ser fechado.
Contudo, se partes do livro contábil não correspondem ao que está no extrato do cartão corporativo, o controlador financeiro precisa descobrir quem fez os supostos pagamentos e o que causou essa discrepância.
O fechamento financeiro ocorre mensalmente, com fechamentos maiores no final de cada trimestre e ano. Qualquer discrepância mensal não corrigida está destinada a se acumular e eventualmente aparecer no fechamento trimestral ou anual.
Receita vs despesas
A conciliação do cartão corporativo afeta dois aspectos do negócio: receitas e despesas. Se sua empresa aceita pagamentos com cartão de crédito de clientes, você precisa comparar os valores recebidos em sua conta com extratos de seu processador de pagamentos.
Porém, neste post, estamos abordando apenas o lado das despesas corporativas – de funcionários e da empresa -, ou seja, transações feitas por sua equipe para comprar bens ou serviços necessários para o funcionamento da empresa.
Os princípios das receitas e despesas são bastante semelhantes, mas queremos nos concentrar nos desafios relacionados aos cartões corporativos (despesas).
Por que a conciliação é importante?
O livro contábil geral de uma empresa lista todas as transações que ocorreram durante um determinado período. Os contadores usam a contabilidade geral junto com os balanços e declarações de renda para mostrar o quão financeiramente saudável é a empresa.
Mas, em teoria, um contador desonesto poderia listar qualquer pagamento de qualquer quantia no livro contábil, com o interesse de camuflar má gestão ou até mesmo desvio de recursos.
A conciliação usa outras evidências documentais para provar que o livro contábil é preciso. Os contadores usam extratos bancários, recibos e extratos de cartão para verificar que cada transação seja de fato autêntica.
Isso é ainda mais importante durante uma auditoria, na qual um auditor precisa comprovar que todas as entradas e saídas são autênticas. Sem essa prova, você pode ser reprovado em uma auditoria e perder investimentos ou até enfrentar problemas legais.
Por que conciliar despesas com cartão corporativo pode ser difícil
Em um mundo utópico, o livro contábil e os extratos de cartões corporativos se relacionam perfeitamente. O controlador rapidamente verifica se tudo está alinhado e fecha os livros. Ou melhor ainda, um software de automação contábil faria isso por ele.
Entretanto, a vida nem sempre é tão fácil. Aqui estão algumas das principais causas de problemas na hora de conciliar as despesas com cartão corporativo:
- Cartões corporativos compartilhados por múltiplos funcionários;
- Falta de envio dos comprovantes fiscais;
- Fraudes online.
O problema mais básico com os cartões corporativos é a maneira como eles normalmente são usados. Na maioria das empresas, eles são transmitidos de forma bastante casual e compartilhada, tornando o controle financeiro complicado e manual.
Recibos de papel
Depender de papel físico geralmente é um mau sinal. Mas para cartões corporativos, é um documento essencial que pode ser facilmente perdido pelos funcionários entre o pagamento e o processo de prestação de contas.
A maioria das pessoas os mantém em suas carteiras por um ou dois meses até enviá-los para o financeiro, amassados e sujos. Para piorar tudo, a tinta utilizada nos recibos atuais não é muito resistente, e acaba apagando sozinha depois de algum tempo.
Diversos dados
Métodos de pagamento separados significam fontes de dados separadas, consequentemente, isso também significa que no surgimento de problemas vão existir mais lugares para o financeiro checar.
Veja um exemplo de assinaturas de software: você recebe uma fatura do fornecedor, que vai para o seu sistema de contas a pagar. Então, o pagamento é feito via cartão corporativo, com recibo correspondente.
Logo, você tem o extrato do cartão de crédito que mostra que o pagamento foi feito.
Todos os três documentos (fatura, recibo e extrato) devem corresponder, contudo, quando um está faltando, o financeiro precisa entrar em modo de detetive para se proteger dos auditores.
Agora imagine isso em uma empresa com dezenas de funcionários…
Falta de clareza nas datas de declaração
Essa é uma das peculiaridades do sistema bancário clássico que já deveríamos ter resolvido.
Normalmente, você fecha os livros no final de um determinado período – geralmente o mês -, mas os extratos de cartão costumam ser emitidos algum tempo depois do final de cada mês. O que empurra todo o processo de reconciliação de volta e o força a esperar para fechar os livros.
O problema aqui é que você fica dependendo de documentos importantes de terceiros – a operadora do cartão de crédito – e por alguma razão, os bancos e provedores de cartão simplesmente nunca melhoraram esse processo para os clientes.
Então, essas são as desvantagens do sistema sob o qual você provavelmente está vivendo hoje. Veja como subir de nível!
Conciliação fácil de cartão de crédito
O que vamos mostrar agora é uma espécie de “hack”. Porque a melhor maneira de superar a difícil conciliação de cartão corporativo é evitar cartões corporativos por completo.
Mas calma, isso não significa trabalhar com reembolsos de despesas ou fazer tudo por transferência! Em vez disso, você deseja algo que funcione exatamente como um cartão de crédito, mas que na verdade seja criado para equipes de finanças e empresas modernas.
Por isso, recomendamos cartões pré-pagos para funcionários. Aqui estão quatro razões rápidas para sua empresa aderir esse método:
1. Um cartão por usuário
O cartão de crédito da empresa compartilhada não é apenas ineficiente, é um risco de fraude. Muitos usuários tornam quase impossível saber exatamente quem está gastando o quê.
Portanto, a resposta óbvia é que cada usuário tenha seu próprio cartão. Só que isso também é muito arriscado – se todos tiverem acesso ao crédito, você pode facilmente se encontrar com uma fatura gigante no final do mês.
Por outro lado, cartões de débito (pré-pago) de funcionários são atribuídos a usuários individuais e com limites individuais. Os gerentes (ou apenas o CFO, se preferir) irão ter total controle desses cartões e podem aprovar compras específicas e alterar limites para indivíduos ou equipes como um todo.
Cada pagamento é registrado em tempo real e você sempre sabe quem está gastando.
2. Capture recibos por telefone celular
Já vimos como os recibos do cartão corporativo podem causar estragos na hora do fechamento. Isso ocorre porque eles são enviados muito tempo depois da transação e são de papel.
Os cartões de funcionários modernos vêm com um aplicativo móvel que permite aos membros da equipe tirar uma foto do recibo logo após a compra. Você tem o documento muito antes de ele se perder ou danificar.
E se esquecerem, podem ser notificados por e-mail ou pelo próprio aplicativo. Isso faz com que 97% das despesas sejam coletadas de forma completa.
3. Extratos do cartão em tempo real
Vimos acima como pode ser frustrante trabalhar com extratos atrasados de cartão corporativo. Em vez disso, você pode ter todos os gastos do cartão em um painel, atualizado e disponível a qualquer hora que desejar.
Você vê quem fez e aprovou cada pagamento, o fornecedor, o recibo e até a justificativa dada pelo gastador. A ideia de “perseguir” pagamentos misteriosos foi quase completamente esquecida.
4. Reconciliação automatizada
O papel deve sumir de seus processos financeiros. E os cartões de débito modernos tornam isso possível. Os detalhes do pagamento são enviados digitalmente, assim como recibos e outros documentos importantes.
Mas a vantagem ainda maior é que você pode automatizar o processo de conciliação quase que totalmente. O software de gerenciamento de gastos relaciona e categoriza os gastos e uma simples exportação os envia para sua ferramenta de contabilidade preferida.
Não há necessidade de consultar planilhas linha por linha ou segurar um extrato de cartão de papel próximo à tela do computador. O software compara os dados do cartão ao livro contábil, destaca duplicatas e inconsistências e economiza dias de trabalho no processo.
Adeus conciliação old school!
Vimos como a conciliação de despesas com cartão corporativo pode ser um fardo para as equipes financeiras. No entanto, as verdadeiras causas são ferramentas antiquadas e inadequadas, não os processos em si.
Os bancos não oferecem os cartões flexíveis e fáceis de usar que você costuma usar em casa. Eles ainda adoram enviar documentos de papel e atualizações de status imprevisíveis.
O que significa que todo o seu software de automação moderno estará sempre um passo atrás.
A Payfy é uma empresa que busca otimizar e inovar a forma como a gestão de despesas corporativas é realizada. Nossos cartões não só trazem uma opção nova de cartão pré-pago (débito) como também disponibiliza um software de gestão inteligente para o seu time financeiro.
Além de facilitar a conciliação de despesas com cartão corporativo e evitar fraudes, o sistema de gestão integrado traz facilidade para o acompanhamento diário desses gastos. Dentro do APP, algumas das principais funções inclui:
- Alteração de limites;
- criação de cartões físicos e virtuais;
- acompanhamento de gastos em tempo real – liberado para os gestores;
- anexação de comprovantes através do próprio aplicativo;
- exportação de relatório e integração com ERP’s via API;
Quer otimizar a gestão de despesas com cartão corporativo da sua empresa? Entre em contato com o nosso time de vendas e peça já uma demonstração dos produtos Payfy.
Obrigado pela sua companhia e até a próxima leitura!
Founder & CEO da Payfy
