Entenda como seu time financeiro pode manter o controle de despesas empresariais impulsionando o crescimento e desenvolvimento do seu negócio
Acompanhar um crescimento muito rápido da sua empresa – ou do seu setor – pode ser descrito como impressionante e assustador ao mesmo tempo, não é mesmo? Ainda mais quando pensamos na necessidade de controle das despesas envolvidas nessa expansão.
Por isso, é muito importante pensar em estratégias que melhoram e organizam a gestão financeira. Além disso, encontrar ferramentas que vão ajudar a concluir essas estratégias, e otimizar os processos envolvidos, é tão importante quanto.
Pensando nisso, a Payfy desenvolveu o Cartão Pré-Pago Corporativo que pode ser utilizado por qualquer colaborador da sua empresa e que conta com um software de gestão inteligente, ou seja, basta acessar o aplicativo e ter todos os recursos na palma da sua mão!
Se já surgiram algumas dúvidas, fique tranquilo(a), nesse post vou te falar tudo sobre os cartões inteligentes e porque seu time financeiro nunca mais vai querer ouvir falar em planilhas na hora do controle de despesas empresariais.
Vamos lá?
Como fazer o controle de despesas empresariais?
Com o rápido crescimento de uma empresa, às vezes as coisas podem sair do controle e os erros cometidos lá no início podem ter grandes consequências a longo prazo.
Pesquisas em torno do empreendedorismo vêm se tornando mais comuns e algumas delas – principalmente durante a pandemia – constataram que o nível de estresse envolvido na administração de empresas cresce muito rápido.
Esse crescimento exponencial pode, inclusive, afetar a capacidade dos fundadores de tomarem boas decisões.
Portanto, quando falamos de algo como um crescimento acelerado de um empreendimento é importante olhar com cuidado para as despesas da empresa – ou seja, manter um controle de despesas consciente e rígido.
Aqui entra a boa notícia: a forma como os gastos corporativos são controlados também vem mudando com velocidade impressionante.
Planilhas para Controle de Despesas Empresariais
Algumas empresas ainda contam com ferramentas como Excel ou Google Planilhas para realizar esse tipo de gestão, mas ainda assim não é a maneira mais segura e eficaz.
O uso de planilhas deixa a empresa muito suscetível a erros humanos e ao desgaste operacional. Isso acontece porque mesmo com uma ferramenta, a coleta e inserção de dados ainda é manual.
Ou seja, ainda será necessário ter processos para adiantamento e/ou reembolso, coleta física de recibos, gastos ‘sem dono’ e etc…
Ainda não se convenceu de que as planilhas devem servir só como ferramenta de apoio? Fica comigo que vou explicar mais a fundo sobre o cartão pré-pago e a gestão através do nosso aplicativo!
Cartão Pré-pago com Software de Gestão Integrado
Se você atua há um tempo na gestão, então sabe que os problemas ocasionados por diversas fontes de dados, múltiplos sistemas e processos antiquados são muitos!
Para isso, você precisa de uma ferramenta que consiga centralizar informações e ajudar na conciliação de pagamentos com cartões físicos e virtuais, pagamentos de fatura e ainda excluir totalmente os reembolsos de despesas da sua empresa.
Com a Payfy, por exemplo, nosso software funciona através de um aplicativo no celular – tanto para quem gasta, quanto para quem gerencia.
Além da centralização de informações, o software pode ser integrado via API com o ERP da sua empresa e gera relatórios completos para você e sua equipe a qualquer momento!
Mas afinal, por que o cartão é pré-pago e não de crédito? Vem comigo para entender as principais vantagens dessa modalidade de pagamento!
5 vantagens do Cartão Pré-Pago no controle de despesas empresariais
Chega de pilhas de relatórios de despesas e funcionários inseguros para realizar processos cada vez mais automatizados.
Hoje os gastos das empresas saíram da era da supervisão hierárquica e passaram para a era da autonomia, facilidade e auto responsabilidade de todos os colaboradores.
Portanto, é aqui que a Payfy entra na história da sua empresa: sendo a porta para uma gestão financeira baseada nesses pilares: autonomia, facilidade e auto responsabilidade.
Isso irá garantir facilidade na hora do controle de despesas, tanto para quem utilizará quanto para quem irá gerenciá-los.
Para que você possa entender realmente o que é o nosso cartão pré-pago corporativo e como ele funciona, separamos 5 razões para você sair dos mil recibos de papel e planilhas e passar para o cartão e a facilidade de controle de despesas empresariais.
1. Supervisão em tempo real
Assim que o seu colaborador receber um cartão da Payfy, mande-o tomar um café.
No momento em que o cartão passar na maquininha, você receberá uma notificação detalhando exatamente o que foi gasto, onde, quanto foi e também informações adicionais que o funcionário tenha colocado – o recibo em anexo ou uma observação escrita, por exemplo.
Portanto, diga tchau para as surpresinhas no final do mês!
Com o nosso software inteligente a gestão, a supervisão e a aprovação de gastos acontecem em tempo real. Nosso aplicativo também permite que as despesas sejam atribuídas a categorias de gastos como:
- viagens;
- assinaturas de software;
- abastecimento;
- alimentação;
- cursos;
- equipamentos;
- etc.
A criação de categorias é feita pela própria empresa… isso significa que você pode ter mais clareza dos gastos, e separar quais deles são de fato gastos corporativos que serão usados como meio para expandir seus negócios.
Ou seja, toda essa otimização não só ajuda na gestão instantânea mas também na consciência diária sobre onde os recursos da empresa estão sendo inseridos, então com esses dados tornam as tomadas de decisões e a criação de orçamentos mais embasados.
2. Chega de perder seu tempo em operacionais desnecessários
Todos já ouvimos a famosa frase “tempo é dinheiro!”, certo? No caso das empresas isso é mais do que real, principalmente para aquelas que estão experimentando um crescimento de foguete.
Mas não falamos só em questão de retorno financeiro que perdemos, mas que o tempo é realmente precioso quando estamos passando por fases de grande evolução.
Para termos uma base, esses são alguns dados sobre a perda de tempo e de dinheiro em operacionais como os relatórios de despesas:
Então, por que desperdiçar esse tempo precioso com trabalho manual e repetitivo controlando relatórios de despesas sendo que a Payfy acelera tudo isso para você?!
Nosso aplicativo de gestão de gastos permite que os funcionários acessem de forma segura o orçamento disponível para eles, realizem compras, capturem recibos e categorizem os gastos assim que são realizados.
Para o time financeiro a vantagem é maior ainda, afinal, eles podem acompanhar esses gastos em tempo real ao longo de todo o mês, ao invés de descobrir o que foi gasto na correria do fechamento.
Além disso é um procedimento tranquilo e rápido de ser feito online. Já tentou abrir uma conta e solicitar um cartão em um banco tradicional? Nem precisamos falar que isso também é uma perda do precioso tempo, não é?
Cada segundo conta em uma empresa que está experimentando um crescimento acelerado e não existe espaço para esse tipo de amadorismo.
Dentro do aplicativo o gestor realiza a qualquer momento:
- ajuste de orçamento;
- aprovação de compras de última hora;
- criação de cartão virtual;
- etc…
Ao contrário do banco tradicional, como comentamos, os cartões são entregues e coletados pela empresa sem burocracia – podendo, inclusive, passar de um funcionário que saiu para um funcionário novo sem nenhum problema.
3. Orçamentos pré-definidos
Outro recurso importante disponível é a nossa opção de gerenciar o limite do orçamento.
Você define um limite de valor mensal, e por transação, que cada funcionário pode utilizar – se necessário é possível alterar esse limites de forma super prática através do App.
Um ótimo exemplo dessa praticidade é quando um novo colaborador entra para o time.
Precisa comprar um computador para ele(a)? É só aumentar o limite do T.I. para a compra dos equipamentos necessários, em seguida você pode retornar ao valor mensal base.
Além disso, em caso de perdas ou roubos, você pode bloquear o cartão com um toque – assim seu dinheiro nunca fica em risco.
4. Retenha sua melhor equipe
Hoje a taxa de rotatividade de pessoas em empresas é alta, principalmente quando falamos de tecnologia e startups. Os trabalhadores jovens são inteligentes e não têm medo de mudar de emprego.
E quando falamos dos motivos, podemos ver que funcionários de confiança têm uma probabilidade muito mais alta de permanecer em um emprego a longo prazo do que aqueles que não sentem que a empresa confia neles.
Então, como você garante que suas estrelas jovens se sintam confiáveis? A cultura organizacional pode ser a resposta.
Ela vem sendo cada vez mais utilizada nas empresas em todo o mundo, e faz toda a diferença para que uma empresa cresça mas se mantenha alinhada à missão inicial, valores e visão – independentemente da quantidade de colaboradores.
Como falamos acima, alguns pilares que se perpetuam junto à utilização de cartões corporativos ajudam a estabelecer um nível de confiança que concretiza a cultura da empresa.
Quer ver alguns benefícios disso?
- O(A) colaborador(a) sentirá que a empresa confia nele(a), afinal, já existe um valor no cartão que está sendo entregue e ele(a) tem a liberdade de geri-lo;
- O senso de responsabilidade aumenta, pois a confiança e liberdade depositadas também aumentaram – e ele(a) fará tudo para garantir que esses privilégios continuem sendo oferecidos;
- O time financeiro não terá que lidar com o estresse de recibos apagados, compras “sem dono” e até com estresse entre eles e a contabilidade;
- O(A) colaborador(a) se sentirá aliviado(a) em não ter que tirar o valor do próprio bolso, afinal, todos temos orçamentos pessoais para gerir também. Por isso, pode ser frustrante a longo prazo que o colaborador se sinta responsável por algo que a empresa deveria estar proporcionando.
Felizmente a lista de benefícios pode ir longe! Ao oferecer esse tipo de transparência, e criar uma cultura organizacional forte, todos se sentem valorizados e que estão trabalhando juntos para fazer algo incrível.
É claro que o Payfy não é a única resposta para a questão de os funcionários se sentirem confiáveis, contudo, os nossos cartões podem ser uma grande parte de um plano geral.
Se quiser entender um pouco mais sobre esse ponto, fizemos um post completo explicando por que na Payfy cada colaborador possui seu próprio cartão!
5. Maior segurança para o dinheiro da empresa
A fraude de despesas não é uma coisa boa de se pensar, mas é algo que preocupa algumas empresas – mais um benefício em utilizar o cartão da Payfy.
Nós tornamos seguro o capital de investimento inicial da sua startup, ou os recursos da sua empresa já consolidada.
Por exemplo, a garantia de que o time financeiro e/ou a contabilidade tenha supervisão em tempo real dos gastos faz parte dessa segurança.
Nosso software também possibilita:
- estabelecer limites de gastos individuais nos cartões Payfy;
- controle em tempo real por parte dos administradores;
- possibilidade de congelar cartões;
- bloqueio instantâneo em casos de roubo ou perda.
Com a Payfy seu capital está protegido e de maneira prática.
Outro ponto importante é a possibilidade de criação de um cartão virtual a qualquer momento. Essa é uma das principais seguranças, afinal, utilizar um cartão virtual também garante que os dados do cartão não sejam clonados.
Esse método de pagamento só pode ser feito online, mas hoje conseguimos realizar praticamente todos os gastos online – desde a compra de equipamento até a reserva de carros e hotéis.
Como garantir o seu cartão corporativo Payfy
A Payfy faz sentido hoje para a sua empresa? Fique à vontade para entrar em contato com a nossa equipe e tirar todas as suas dúvidas sobre os nossos cartões e software de gestão!
Além disso, temos todas as informações sobre os benefícios do nosso produto, o lançamento dele e mais conteúdos sobre gestão de gastos corporativos no nosso blog!
Espero que tenha gostado do conteúdo.
Até a próxima leitura!!!
Founder & CEO da Payfy
