Entenda o que é controle de quilometragem e como fazê-lo da melhor forma possível
O controle de quilometragem é realizado em paralelo, e de forma complementar, ao controle de despesas, mas nem sempre o time financeiro consegue garantir uma boa gestão desses dois processos.
Por isso, novas ferramentas foram desenvolvidas com o objetivo de facilitar os vários controles que precisam acontecer diariamente a fim de garantir a saúde financeira e operacional do seu negócio.
Pensando nisso, vamos te mostrar as ferramentas mais modernas para conciliar duas grandes gestões em um só sistema e quais são os benefícios disso para sua empresa!
Vamos lá?
O que é controle de quilometragem?
Em primeiro lugar, a “quilometragem” representa o número de quilómetros que um veículo percorreu – seja este veículo um carro, caminhão, ônibus, ambulância, etc.
Já o controle de quilometragem, nada mais é do que fazer o acompanhamento das quilometragens dos veículos de uma empresa, para garantir que sua frota funcione da forma mais objetiva e econômica possível.
Esse acompanhamento permite o mapeamento de uma série de dados essenciais para a logística da sua empresa, entre eles:
- consumo médio de cada veículo;
- consumo médio de cada motorista;
- mapeamento das melhores rotas;
- mapeamento dos melhores postos de abastecimento.
Algumas empresas consideram também a manutenção dos veículos da frota como parte do controle de quilometragem, já outras, que não possuem frota própria, realizam controle de quilometragem de veículos que alugam esporadicamente.
Acima de tudo, o controle de quilometragem promove a certeza na hora de tomar decisões, pois são tomadas a partir de dados. Dessa forma sua empresa entende quais são as melhores rotas, postos, quais veículos precisam de manutenção e quais motoristas precisam de mais treinamento.
Despesas corporativas
Além das informações coletadas pelo controle de quilometragem, é natural que ao longo da viagem sejam realizados alguns gastos por parte do motorista e demais integrantes, como:
- gasolina;
- alimentação;
- pedágios;
- hospedagem;
- borracheiro…
Por isso, é cada vez mais comum que as empresas busquem soluções para uma gestão corporativa completa, integrando desde gastos estruturais como compra de peças para o veículo, até a gestão de pedágios e controle de quilometragem.
Em meio a essa gestão de vários dados e informações, depender de papéis e recibos não é a melhor escolha, os papéis podem se perder ou mesmo apagar com o tempo. Por isso, a digitalização de documentos é uma funcionalidade que não pode ser desprezada.
Como complemento à digitalização dos recibos, é indispensável utilizar as ferramentas mais modernas para otimizar seus processos. Uma dessas ferramentas é o software da KM Online!
KM Online
A KM Online é nossa parceira em controle de quilometragem, e através dos seus serviços a plataforma disponibiliza os seguintes benefícios:
Gestão de reembolsos
Relatórios de despesas em um clique! Diga adeus a planilhas e formulários tediosos.
Controle de km rodado
Registro de quilometragem via GPS, em parceria com Google Maps!
Gestão de adiantamentos de despesas
Gerencie solicitações de adiantamento de despesas e assegure o compliance da sua operação.
Cartões Corporativos
Substitua o portal antigo do seu banco por um software avançado de conciliação de cartões corporativos.
3 Dicas para melhorar seu controle de quilometragem
Conforme comentamos, o controle de quilometragem é essencial para qualquer empresa que utiliza uma frota de veículos, porém, nem todo controle é feito de forma correta ou mesmo eficiente.
Com isso em mente, separei três dicas para garantir que seu controle de quilometragem seja o mais eficiente possível:
1 – Faça o controle buscando reduzir custos
A economia vem de todos os lados!
O controle de quilometragem não serve apenas para avaliar a eficiência do carro e do motorista a cada quilômetro rodado. Serve também para avaliar todas as possíveis variáveis envolvidas na logística da empresa.
Ou seja, o controle de quilometragem fornece muitos dados, como por exemplo: a qualidade do combustível de cada posto, a qualidade das estradas, a frequência das viagens e uma grande clareza nos consumos de cada trajeto.
Todos estes dados, além de ajudar a economizar em abastecimento e rotas, previne também gastos desnecessários com a frota, como:
- desgaste precoce das peças,
- contaminação interna de um motor com o entupimento do sistema lubrificação;
- desgastes internos nos sistemas de transmissão automática;
- acidentes por falta de troca dos pneus – entre outros que dependem de reparos periódicos.
Mesmo que a sua empresa não tenha uma frota, o controle de quilometragem dos carros alugados permite que você escolha o serviço com melhores veículos e percorra as rotas mais econômicas e eficientes.
Lembre-se, tomar decisões baseadas em fatos e dados é sempre mais seguro do que confiar na sorte.
2 – Garanta a segurança de todos
Com monitoramento rápido e mais preciso o controle de quilometragem não só garante menos desperdícios como também previne acidentes por falta de manutenção ou troca de pneus, por exemplo.
É importante que além do cuidado com a produtividade e com a economia, todos os veículos estejam bem equipados e com as necessárias manutenções em dia para o bem de seus motoristas e passageiros.
No final das contas, a segurança dos colaboradores no serviço é responsabilidade da empresa, e se houver algum tipo de acidente como resultado de negligência administrativa a empresa será processada, e dependendo da gravidade pode até fechar as portas.
3 – Faça uso das ferramentas mais modernas
Para que as melhores decisões sejam tomadas é necessário que haja uma constante gestão e coleta de dados. Porém, quando os dados estão espalhados e desorganizados eles passam a ser menos confiáveis e gerar muito trabalho associado.
Portanto, contar com uma tecnologia capaz de centralizar os gastos e informações é sem dúvida um diferencial. Um exemplo disso é a KM Online, que conforme mencionado anteriormente, facilita todo o processo de controle de quilometragem.
Infelizmente, a quilometragem é apenas uma das muitas variáveis que uma empresa precisa controlar, e por isso, é importante centralizar todos esses controles em uma única ferramenta, garantindo organização e eficiência em todos eles!
Quando o objetivo é centralizar os processos de controle, a melhor solução no mercado é, sem dúvida, o cartão corporativo com software de gestão integrado.
Cartão corporativo com software de gestão integrado
Um cartão com software de gestão integrado é uma ferramenta criada especificamente para facilitar o controle de gastos empresariais. Esse software (atrelado ao cartão) integra os processos financeiros em um único aplicativo.
Dessa forma, cada funcionário pode baixar o aplicativo no seu celular ou desktop e realizar todo o processo do gasto através dele. As funcionalidades do aplicativo incluem:
- fazer solicitações de gastos;
- aprovar gastos (líder da equipe);
- acessar cartões virtuais para realizar os pagamentos;
- definir limites e condições para cada cartão virtual (líder da equipe);
- escrever relatórios de gastos;
- anexar fotos de recibos fiscais;
- acessar Dashboards que agregam dados em tempo real;
- exportar dados em diferentes formatos.
Ao concentrar todas as etapas dos gastos em um único sistema, o processo se torna muito mais simples, visto que todos os envolvidos (humanos e ferramentas) estão falando a mesma língua.
Além disso, outro benefício é a grande facilidade de conexão com outras ferramentas de contabilidade, como integração entre o software de gestão e o ERP da sua empresa, ou mesmo integração entre o cartão corporativo e a KM Online!
Conheça a Payfy!
Poderíamos passar horas descrevendo todas as vantagens de um cartão com software de gestão integrado. Porém, acreditamos que o melhor jeito de se aprofundar nessa nova tecnologia é interagir com ela na prática.
Se sua empresa busca essa solução, entre em contato com nosso time comercial para conhecer as soluções da Payfy!
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
