Como os expense app’s estão ganhando espaço entre as empresas no Brasil otimizando processos de controle de gastos empresariais
Na Europa e Estados Unidos muitas empresas passaram a utilizar expense app para digitalizar a controle de gastos empresariais e esse movimento chega cada vez mais ao Brasil. Utilizar diversas formas de pagamento e vários diferentes sistemas para controlar despesas variáveis não é mais necessário.
Os melhores aplicativos para despesas comerciais permitem que a gestão e os funcionários acompanhem despesas digitalmente, processem reembolsos e mantenham registros de recibos, tudo através de um único sistema e plataforma.
O uso desses softwares para controlar as despesas pode economizar tempo e dinheiro dos times responsáveis. Permitindo que os funcionários tenham tempo para lidarem com outras questões com mais eficiência.
Os aplicativos de despesas para empresas devem, então:
- oferecer planos de preços flexíveis;
- ser fáceis de aprender a usar;
- registrar despesas de cartão de crédito automaticamente;
- ter recursos para registro de documentação virtualmente;
- entre outros…
O acompanhamento dos gastos é essencial para garantir que as finanças da empresa se mantenham em ordem. Ao identificar os gastos, você tem uma visão precisa de quão bem sua empresa está lidando com o dinheiro e o que precisa ser revisto.
O primeiro passo para aderir a um expense app é determinar as prioridades de seu negócio podendo, assim, compreender o que a ferramenta precisa oferecer. Existem diversas possibilidades diferentes no mercado e é disso que falaremos neste artigo!
Vamos lá?
As diferentes formas de pagamento de despesas corporativas
Existem diversas formas de pagamento e controle de gastos dentro de uma empresa:
- cartão de crédito empresarial;
- reembolso com notas fiscais;
- adiantamentos;
- cartão combustível;
- aplicativos de viagens corporativas…
As possibilidades são grandes, contudo a melhor opção irá depender do que a empresa mais necessita.
Todas essas opções resolvem o que a empresa precisa até certo ponto. Afinal, imagine que no fim do mês o time financeiro terá que realizar o fechamento e a gestão de todos os meios de gastos ao longo do mês.
Uma pesquisa realizada pela Global Business Travel Association (GBTA), acerca de reembolso e relatório de despesas corporativas, apontou que empresas ao redor do mundo gastam em média, por ano, cerca de meio milhão de dólares e 3.000 horas corrigindo erros em relatórios de despesas.
Ou seja, existe um trabalho extenso e pouco produtivo desses funcionários para a realização do controle e compliance em diversos formatos de prestação de contas do colaborador. Por isso, adaptar-se à novas tecnologias e otimizar processos, faz parte do crescimento da empresa.
Assim como os colaboradores e a liderança evoluem dentro da empresa – investindo em cursos, novos métodos de processo e planejamento, etc.. -, o mesmo pensamento deve ser aplicado a ferramentas que irão otimizar a empresa – softwares de controle de gestão, por exemplo.
Como funcionam os expense apps para empresas?
Os aplicativos para controle de despesas empresariais geralmente podem ser acessados via celular ou desktop, tendo facilidade de integrar-se a outros softwares já utilizados pela empresa.
Idealmente, esses aplicativos permitem que o controle de despesas seja feito pelo funcionário, com diversas funcionalidades e também pela liderança, que em tempo real pode controlar o que vem sendo gasto e como.
Independente de como seja o formato desse gasto permitido pela empresa ao funcionário, o aplicativo que apresenta essa função de controle gerencia recibos automaticamente, e gera relatórios – facilitando e otimizando o dia a dia dos colaboradores.
Você também pode utilizar o app expense para reembolsar os funcionários pelos custos gerados enquanto trabalhavam. Esses reembolsos serão baseados em recibos virtuais enviados pelos funcionários e gerenciados por você por meio do aplicativo.
Se preferir não gastar tempo reembolsando funcionários, você deve procurar um cartão de crédito ou pré-pago também pelo mesmo sistema.
Empresas com soluções únicas para gestão de despesas corporativas
Ao redor do mundo, são diversas as soluções e empresas que disponibilizam esse tipo de serviço completo, confira:
Pleo
A Pleo começou a vida em Copenhague em 2015, co-fundado pelos veteranos da fintech, Jeppe Rindom e Niccolo Perra. Ambos foram os primeiros membros do sucesso da startup Tradeshift e ambos conheciam a dor do gerenciamento de despesas. Então eles construíram a Pleo.
Atualmente, cerca de 20 mil empresas ao redor do mundo utilizam do aplicativo para otimizar os controles financeiros, gastos, reembolsos e benefícios para os funcionários.
Spendesk
A Spendesk é norte-americana e propõe ser um software que ajuda as empresas e colaboradores a tomarem decisões de gastos mais inteligentes.
O aplicativo substitui o complicado e burocrático processo de gestão do dinheiro da empresa por uma solução completa de gestão de gastos. O Spendesk aumenta a produtividade e a colaboração da equipe, fornece visibilidade e controle às empresas e libera tempo valioso para que a equipe financeira (e todos na empresa) possa se concentrar em tópicos estratégicos para expandir seus negócios.
Payfy
A Payfy, nossa brasileira da lista, está localizada em Florianópolis, capital do estado de Santa Catarina, também conhecida como “Ilha do Silício” por conta do ecossistema repleto de empresas disrruptivas de tecnologia, assim como na Califórnia(EUA) onde nasceram alguns dos maiores players do mercado mundial.
A Payfy oferece cartões inteligentes que simplificam os gastos da empresa e automatizam os relatórios de despesas. Otimizando tempo e o dia-a-dia dos colaboradores.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
