Veja quais informações devem constar em um comprovante de compra para ele ser válido e como sua empresa pode otimizar essa coleta
Pagar despesas, preencher formulários, arquivar todos os recibos… não é nada surpreendente que as reclamações sobre despesas sejam as mais relatadas dentro de uma empresa.
Contudo, a empresa também tem um papel importante nisso, pois deve ter clareza sobre os comprovantes de pagamento que precisam ser retidos, incluindo como e onde armazená-los, além de saber como disponibilizá-los ao declarar os impostos.
Portanto, hoje vou falar sobre as principais informações que sua empresa precisa ter para coletar os comprovantes de compra corretos.
Veja como você pode agilizar o processamento de solicitações de despesas e reembolsar sua equipe, ao mesmo tempo em que cumpre seus requisitos fiscais.
Vamos lá?!
O que é uma prova de compra válida?
Um comprovante de compra, nada mais é do que um documento que comprova que um valor foi pago em troca de um bem ou serviço.
Mas como uma empresa deve processar um reembolso? E quais comprovantes de pagamento as empresas precisam reter para fins fiscais?
Basicamente, para que um documento seja considerado um comprovante de compra, ele precisa apresentar:
- o valor da despesa;
- data da compra;
- local da compra;
- natureza da despesa.
Logo, um recibo padrão será válido como prova de compra, desde que mostre claramente esses detalhes e relacione o valor a ser pago.
Bom, você já sabe que precisa recolher um comprovante de compra válido… Mas você sabe o por quê?
Por que os recibos são importantes para as despesas comerciais
O que às vezes nem todo mundo sabe é que as empresas podem reivindicar deduções fiscais sobre as despesas, mas somente se tiverem um comprovante de compra válido e puderem provar que foi uma despesa comercial.
A maioria das empresas deduz sua cobrança de impostos, e essa é uma prática totalmente legítima.
É claro que uma empresa poderia reembolsar os colaboradores por qualquer pagamento que eles fizeram, contudo, se a empresa quiser reivindicar uma dedução fiscal para esses pagamentos ela pode fazer, mas para isso ela precisa dos comprovantes de compra.
Logo, a maioria das empresas exige um recibo para reembolsar os colaboradores como uma questão de política geral.
Provas de pagamento para diferentes tipos de despesas
Existem diferentes requisitos de comprovação de pagamento para cada tipo de despesa dos colaboradores. Algumas das despesas mais comuns são:
- Despesas com hospedagem;
- Despesas com alimentação;
- Despesas com transporte;
- Despesas diversas;
Para ter uma noção da documentação exigida, dê uma olhada rápida nos formulários relativos à tributação para despesas e benefícios do empregador no final do ano.
Isso não apenas dará a você uma boa ideia do nível de detalhamento necessário, mas também fará com que você e sua equipe coletem e mantenham os comprovantes de pagamento corretos.
Despesas com hospedagem
A empresa deve fornecer o equivalente em dinheiro, ou a quantia relevante de acomodação fornecida para um colaborador. A prova de acomodação requer uma fatura detalhada, que deve mencionar:
- O número de noites de acomodação;
- Todos os custos cobrados na acomodação;
- Um saldo zero para quaisquer despesas pendentes.
Despesas com alimentação
Os colaboradores muitas vezes ficam confusos quando se trata de auxílio-refeição pago, sendo comum encontrar o seguinte apelo em fóruns de gerenciamento de despesas:
“Meu empregador me pediu um comprovante de minhas despesas com refeições. Precisa ser um recibo de restaurante? Pode ser um recibo de uma padaria? Um supermercado?”
A resposta é sim, pode!
Um recibo – seja ele de um restaurante, padaria ou supermercado – é o suficiente para atender aos requisitos de comprovante de pagamento quando se trata de despesa com alimentação.
Despesas com transporte
Outra questão pertinente quando falamos de solicitações de despesas e comprovantes de pagamento: custo de km rodado.
Para despesas de transporte de colaboradores, é necessário manter uma documentação a respeito do motivo exato da viagem, juntamente com uma cópia de todos os bilhetes relevantes. Isso inclui:
- passagens fornecidas ou reembolsadas aos colaboradores;
- empréstimos para a compra de passagens;
- contribuições para transporte público, ônibus subsidiado ou gratuito.
A empresa também pode reembolsar a viagem para que o colaborador se desloque de sua casa até o local de partida, desde que seja coletada documentação para justificar esses custos.
No entanto, isso não cobre o reembolso do deslocamento diário de casa para o local de trabalho normal do funcionário. Nesse caso a empresa e o funcionário podem chegar a um acordo de disponibilizar um vale-transporte ou cartão combustível, por exemplo.
Despesas diversas
Aqui podemos realmente trazer as mais diversas compras, desde equipamentos de T.I. à cursos para o time de Marketing… O que irá definir isso será o nicho que sua empresa está inserida.
Contudo, qualquer que seja a natureza das despesas feitas pelo colaborador à serviço da empresa, a mesma deve sempre lembrar que todas as despesas relatadas devem ser justificadas por documentação detalhada.
A regra geral para despesas diversas é manter uma documentação suficiente para contar o histórico completo da despesa, e manter os recibos sempre que possível.
Consequências graves para o não cumprimento
As empresas que tentam reivindicar reembolsos sem a documentação de apoio adequada podem acabar enfrentando sérias consequências, incluindo processo judicial.
Sempre que possível, é melhor para as empresas coletar e reter recibos, em vez de apenas faturas. Os recibos contêm um grande número de informações, incluindo a data da transação, a natureza dos bens adquiridos e o método de pagamento.
Uma fatura inclui apenas o nome do fornecedor e a natureza dos produtos fornecidos, ou seja, mesmo que uma fatura seja uma documentação útil, não constitui prova de pagamento.
Automatize seus comprovantes de pagamento com a Payfy.
Dadas essas complexidades, é muito fácil que colaboradores e empregadores cometam erros, afinal, as regras que guiam os processos de declaração e reembolso de despesas, nem sempre são fáceis de seguir.
Com soluções integradas de gerenciamento de despesas como a Payfy, você não precisa mais lidar com papeladas desnecessárias ou comprovantes de pagamento inadequados.
Você e sua equipe podem automatizar seus processos de relatório de despesas, bem como armazená-los em uma plataforma online.
Se você quer ir mais fundo, que tal dar uma olhada no nosso blog? Temos vários artigos sobre esse e outros temas!
Para começar sugiro o post sobre cartão pré-pago, onde explicamos tudo sobre o nosso principal produto.
Até a próxima leitura!
André Apollaro
Founder & CEO da Payfy
