Gerir o cartão vale combustível e os demais gastos na estrada não é tarefa fácil, por isso vou te apresentar os cartões inteligentes que vão melhorar suas viagens
Mesmo utilizando um cartão vale combustível, controlar os gastos com traslados é um desafio que muitas empresas enfrentam. Afinal, uma grande parcela de qualquer negócio envolve viagens.
Na verdade, essas despesas sempre aparecem quando fazemos visitas a clientes, participamos de feiras, gerenciamos projetos e uma série de outras atividades.
Mas será que a sua empresa está fazendo o controle desses gastos da melhor maneira possível? É o que veremos nesse artigo!
Vou te apresentar a ferramenta que chegou para substituir o cartão vale combustível e por que você deve abraçar esta nova alternativa.
Vamos lá?
O que é um cartão vale combustível?
O cartão vale combustível é um tipo de cartão que funciona exclusivamente em postos de combustível conveniados.
Assim como o cartão vale refeição é usado para pagamento em alguns bares e restaurantes, o cartão vale combustível serve para custear o abastecimento de veículos, aluguel de carro e até mesmo como pagamento para transporte via aplicativos – uber e afins..
Geralmente, o cartão vale combustível é pré-pago, ou seja, a empresa “carrega” o cartão com uma quantidade pré-estabelecida de dinheiro, e o funcionário utiliza os recursos na estrada, sem grandes sustos.
Entretanto, com a volatilidade nos preços do petróleo (e por consequência dos seus derivados), essa gestão pode se tornar mais desafiadora, considerando que a administração desses gastos precisa ser ainda mais cuidadosa quando há maior variação nos preços.
A Agência Nacional do Petróleo, Gás Natural e Biocombustíveis (ANP), divulga semanalmente o relatório do valor dos combustíveis no país, e dependendo da região do Brasil (até mesmo entre cidades), o valor pode variar até R$3,00/L.
As taxas do cartão vale combustível
O cartão vale combustível possui algumas taxas que são aplicadas nos postos, além do valor de adesão por parte da empresa que deseja o serviço.
Essa tarifa pode variar entre 3% e 10% no preço do combustível dependendo de quanto o posto fatura por meio dessa forma de pagamento. Isso ocorre por conta dos mais variados tipos de taxações que os estabelecimentos são obrigados a pagar
A atual crise econômica e geopolítica faz com que o preço dos combustíveis varie muito, e por consequência cada vez menos postos aceitam o pagamento através do cartão vale combustível.
É muito importante estudar TODAS as taxas associadas à operação desses cartões, caso contrário você pode ser injusto ao calcular a viabilidade de cada opção. Segue abaixo algumas das taxas mais comuns:
- Contratação inicial do serviço;
- Penalidades por conta de atraso nos pagamentos;
- Anuidade;
- Taxas de solicitação de cartão;
- Etc.
Portanto, certifique-se de ler bem os termos de cada cartão antes de contratar o serviço.
Considere TODOS os funcionários
Mais um fator a se pensar na escolha de um cartão de benefícios para os colaboradores é o quanto isso facilitará a vida de todos em suas atividades operacionais – até mesmo quem não precisa utilizar o cartão frequentemente.
Afinal, não adianta nada facilitar a vida de quem está na estrada, mas complicar a vida do time financeiro no escritório. Logo, os métodos de controle devem ser avaliados de forma holística, levando em consideração todos os funcionários e suas respectivas atividades.
É exatamente nesse ponto que muitas empresas falham: cada negócio tem suas próprias peculiaridades, e o melhor cartão para a empresa A pode ser péssimo para a empresa B.
Dessa forma, é indispensável que a escolha do cartão seja feita por pessoas envolvidas profundamente nas operações da empresa, especialmente nas atividades financeiras e comerciais.
O perigo da burocracia
Algumas empresas sofrem porque para cada tipo de gasto existe uma forma diferente de controle. Às vezes, até mesmo o sistema de controle de quilometragem é separado do sistema de controle de abastecimento.
A intenção é boa, porém, conforme as equipes e os gastos crescem, cresce também a quantidade de aprovações e relatórios que os líderes devem apresentar no final do mês.
Ou seja, o time financeiro/administrativo precisa se coordenar muito bem para que não haja perdas e nem se crie um excesso de burocracia. Vale ressaltar aqui, que a diferença entre(1) perda de informações financeiras e (2) fraude fiscal é apenas uma questão de interpretação aos olhos da lei.
Na maioria das vezes, as empresas optam por exagerar na burocracia para evitar ao máximo a perda de dados. Eu faria a mesma coisa, afinal, a Receita Federal nunca processou ninguém por excesso de burocracia…
No entanto, a maioria das empresas não percebe o custo dessa burocracia na rotina das suas equipes. Quando cada gasto gera horas de trabalho associado, a empresa está perdendo mão de obra em uma atividade que não agrega nenhum valor, ao mesmo tempo que incentiva a “criatividade fiscal” dos seus funcionários – o que ninguém quer.
Ferramentas que não falam a mesma língua
Os avanços tecnológicos das últimas décadas introduziram muitas ferramentas no dia a dia de um negócio. Entre essas ferramentas estão:
- planilhas de Excel;
- cartões corporativos;
- sistemas de planejamento de recursos (ERP);
- smartphones;
- etc
Todos os exemplos citados acima permitem que a empresa seja mais eficiente nos seus processos. Entretanto, se essas ferramentas não estiverem integradas e falando a mesma língua esse aumento de eficiência será muito limitado.
Imagine o seguinte cenário de uma empresa:
- o controle de gastos é feito pelo time financeiro no Excel;
- as aprovações e os relatórios de gastos são feitos através do ERP da empresa;
- o pagamento dos gastos é efetuado através dos vários tipos de cartão corporativo.
Se estes sistemas não conversarem entre si, alguém terá que passar as informações de um sistema para o outro manualmente. Infelizmente, essa integração manual, além de ser extremamente demorada, introduz a possibilidade de erros e fraudes em um processo que poderia ser automatizado.
O melhor então, nesse caso, é buscar uma solução que permita a integração de todos esses pontos de forma rápida, ordenada e intuitiva.
A seguir vou trazer um pouco mais sobre as inovações do mercado quando pensamos em cartão de despesas e gestão de gastos empresariais. Vem comigo!
O cartão corporativo mais moderno
Agora que você já conhece a fundo as dificuldades no controle financeiro, você está pronto para aprender a fazê-lo da maneira mais eficiente e moderna possível.
Conforme já mencionado, quando tratamos de cartões corporativos, nossos maiores inimigos são:
- a burocracia nas aprovações e nos relatórios;
- os processos contábeis manuais que demandam muito trabalho enquanto deixam a empresa vulnerável a fraudes e erros.
A solução para ambos os problemas é um cartão com software de gestão integrado!
O que é um cartão com software de gestão integrado?
Um cartão com software de gestão integrado é uma ferramenta criada especificamente para facilitar o controle de gastos empresariais. Esse software (atrelado ao cartão) integra os processos financeiros em um único aplicativo.
Dessa forma, cada funcionário pode baixar o aplicativo no seu celular ou desktop e realizar todo o processo do gasto através dele. As funcionalidades do aplicativo incluem:
- fazer solicitações de gastos;
- aprovar gastos (líder da equipe);
- acessar cartões virtuais para realizar os pagamentos;
- definir limites e condições para cada cartão virtual (líder da equipe);
- escrever relatórios de gastos;
- anexar fotos de recibos fiscais;
- acessar Dashboards que agregam dados em tempo real;
- exportar dados em diferentes formatos.
Ao concentrar todas as etapas dos gastos em um único sistema, o processo se torna muito mais simples, visto que todos os envolvidos (humanos e ferramentas) estão falando a mesma língua.
Além disso, para o time financeiro, um outro benefício é a grande facilidade de conexão com outras ferramentas de contabilidade, como integração via API entre o software de gestão e o ERP da sua empresa.
Conheça a Payfy! Muito prazer…
Poderíamos passar horas descrevendo todas as vantagens de um cartão com software de gestão integrado. Porém, acreditamos que o melhor jeito de se aprofundar nessa nova tecnologia é interagir com ela na prática.
Se sua empresa busca essa solução, entre em contato com nosso time comercial para conhecer as soluções da Payfy!
Caso esteja buscando mais conteúdos sobre esse e outros temas visite nosso blog!
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
