Como a autonomia e a confiança ao fornecer um cartão para funcionários muda a cultura e gestão financeira da sua empresa
Nenhum funcionário gosta de se sentir vigiado, contudo, em uma empresa muito grande é necessária uma gestão implacável e isso – às vezes – significa estar “vigiando” seus colaboradores. Isso se amplifica quando pensamos no financeiro e na responsabilidade em fornecer cartão corporativo para funcionários, por exemplo.
Mas e se a autonomia for a resposta para os seus funcionários e a sua empresa?
Sei que parece contraditório, mas nesse post vou te mostrar porque através do uso do cartão para funcionário, a autonomia, a confiança e a liberdade vão transformar a relação entre colaboradores e empresa.
Esse post aborda:
- O que é o cartão para funcionários?
- Tipos de cartão para funcionários.
- Por que a sua empresa deve incentivar o uso do cartão para funcionários?
- Alguns princípios por trás da Política de Gastos Corporativos na Payfy.
- Cada empresa é diferente: faça as suas diretrizes.
- Upgrade na Gestão de Despesas Corporativas.
Boa leitura!
O que é o cartão para funcionários?
O cartão para funcionários se refere a um cartão corporativo que tem como objetivo substituir os processos de reembolso ou adiantamento de gastos.
Ou seja, permitir que os colaboradores de uma empresa realizem gastos – já previstos por seus líderes e com orçamentos definidos – sem precisar solicitar autorização para cada compra que eles precisarem realizar.
Essas despesas podem ser das mais diversas, indo desde gastos com viagens até despesas para o escritório ou ajuda de custo para o combustível, por exemplo.
Outra comodidade ao solicitar um cartão para funcionários é que hoje já existem empresas especializadas – como a Payfy – que permitem a utilização de mais de um tipo de cartão (como veremos a seguir) além de contar com o próprio software de gestão – chega de burocracia bancária!
Tipos de cartão para funcionários
Cartão de Crédito ou Débito Corporativo
Aqui não tem mistério! Assim como os cartões de uso pessoal, é possível que a empresa obtenha cartões de crédito ou débito (cartão pré-pago) para os funcionários.
Contudo, quando solicitado através de instituições bancárias, é comum que diferentes cartões sejam atrelados a uma única conta, o que gera muitos problemas na hora da gestão de despesas.
O ideal é que a empresa tenha a opção de cartão de crédito individual com software de gestão para seus funcionários. Assim, é possível gerir cada cartão individualmente, permitindo que seu time financeiro tenha controle em tempo real do que foi gasto e por quem.
Cartão Virtual Corporativo
Se sua empresa conta com muitos funcionários e/ou realiza grande parte das despesas online, essa é outra opção que vem se destacando muito.
Esses cartões existem apenas online, mas funcionam da mesma forma e possuem as mesmas informações de um cartão físico: número do cartão, data de validade e código CVV.
Além da facilidade de uso, o cartão virtual pode ser criado e excluído a qualquer momento.
Substitua o cartão benefício (alimentação, cartão combustível…) pelo cartão corporativo
Além das despesas relacionadas aos respectivos cargos, o cartão para funcionários vem ganhando espaço nas empresas pela sua facilidade de gestão, afinal, toda equipe financeira deseja se livrar das notinhas, relatórios de reembolso e focar em outras funções.
Portanto, sua empresa pode substituir o vale-alimentação, vale-transporte ou vale-combustível – e outros benefícios – pelas opções de cartão citadas acima.
Por que a sua empresa deve incentivar o uso do cartão para funcionários?
“Como podemos tornar o gerenciamento de despesas no local de trabalho menos terrível para nós e nossos colaboradores?“
Essa simples pergunta é a mesma que nos fez começar a Payfy.
Bom, agora que já estamos ajudando centenas de empresas a gerenciar os gastos da maneira mais fácil possível, podemos explicar com propriedade como fizemos – e ainda fazemos – isso, além de abordar como essa mudança pode melhorar as coisas na sua empresa.
Ainda mais porque também somos uma empresa em crescimento e seguimos à risca o que falamos sobre gerenciar despesas corporativas de forma eficiente.
Independente do setor, cada colaborador precisa ter acesso aos recursos certos para fazer bem o seu trabalho.
Esses recursos podem ser também tempo e conhecimento, mas geralmente o dinheiro está envolvido e por isso que seu time financeiro precisa das ferramentas certas para gerenciá-los.
É por isso que cada colaborador da Payfy recebe um cartão da empresa para gerenciar suas despesas!
Combinados com nosso software e nossa política de gastos simples, esses cartões dão a todos os Payfyers total autonomia para cuidar das despesas comerciais sempre que surgirem.
Além da facilidade para os nossos funcionários, o software permite que os líderes possam gerenciar todos os gastos em tempo real através do nosso aplicativo!
Alguns princípios por trás da Política de Gastos Corporativos na Payfy
Não pensamos em nossa política de despesas realmente como uma política, ao invés disso, pensamos que são um conjunto de diretrizes breves e simples.
Aqui nós construímos nossas regras para uso do cartão corporativo para funcionários baseados em princípios de liberdade com responsabilidade – esses vêm diretamente dos valores centrais de nossa empresa.
Assim, eles refletem nossa confiança de que todos na equipe tomarão as melhores decisões para a empresa e a ideia de que os colaboradores devem ter autonomia para tomar decisões por conta própria.
Quando temos dentro da empresa missão, valores e visão alinhados temos colaboradores e empresas cada vez mais prósperos.
Portanto, trouxe alguns dos princípios que norteiam a política de gastos da Payfy:
1. Ensine seus colaboradores a serem inteligentes e trabalharem dentro dos orçamentos
Como startup, temos uma mentalidade empreendedora em relação aos gastos da empresa e esperamos que nosso pessoal garanta que cada real seja investido de forma inteligente.
Isso não significa economizar nas coisas importantes, mas esperamos que as pessoas sejam eficientes em seus gastos.
Por exemplo, na compra de uma passagem, esperamos que nosso pessoal opte por fazer uma viagem de avião às 08:00 da manhã, e que está por metade do preço, ao invés de um voo que sai às 09:00.
Portanto, quando for razoável, queremos que as pessoas considerem alternativas mais econômicas. Esta é uma questão de julgamento pessoal.
Não podemos oferecer orientação sobre as decisões precisas que os colaboradores devem tomar em cada cenário, mas esperamos que eles tenham bom senso e sigam os limites para cada categoria dentro dos orçamentos.
2. Ensine seus colaboradores a gerenciarem com cabeça de dono
Na Payfy, reconhecemos todos os nossos colaboradores como proprietários do negócio.
É por isso que damos a todos autonomia para fazer as escolhas certas, ao mesmo tempo que garantimos que sejam responsáveis por essas escolhas.
Esta é a principal razão pela qual cada membro da equipe recebe um cartão, porque os proprietários precisam fazer as compras da empresa.
Pois se qualquer decisão sobre despesas for inaceitável, a administração informará as pessoas através de feedbacks e tomará as ações necessárias – desde situações básicas a situações mais graves, como fraude.
Toda política ou diretriz de gasto, deve garantir que as decisões dos funcionários sejam tomadas tendo em vista a missão, a visão, os valores e os interesses da empresa – ensinados previamente.
Ou seja, os colaboradores precisam ser capazes de explicar por que uma despesa atende aos melhores interesses da empresa.
Afinal, se nossos colaboradores são donos do escopo de seu trabalho e estão comprometidos com o sucesso da empresa, eles naturalmente tomarão decisões inteligentes.
3. Confiança é a nossa configuração padrão
Confiamos em nosso pessoal e os capacitamos para tomar suas próprias decisões sobre despesas comerciais, contudo, ainda exercemos um certo controle e supervisão.
É por isso que registramos em nosso software as despesas comerciais realizadas, dessa forma, toda a nossa equipe possui acesso para ver quanto foi gasto e quem gastou.
Também conduzimos auditorias de tempos em tempos para garantir que tudo esteja em ordem.
É disso que se trata a boa gestão de despesas corporativas: confiança equilibrada com supervisão e transparência.
Cada empresa é diferente: faça as suas diretrizes
Quando falamosde despesas corporativas, existem alguns conceitos que devem existir em todas as empresas, como:
- responsabilidade;
- autonomia;
- controle.
Esses pontos sempre serão relevantes. No entanto, cada empresa é diferente, por isso que cada uma precisa definir suas próprias regras de acordo com as próprias necessidades.
Por exemplo, sem o nosso software de gestão Payfy – que, claro, utilizamos por aqui -, nossa abordagem direta de liberdade com responsabilidade poderia não funcionar da forma que gostaríamos.
Portanto, se uma empresa não tiver esses controles, pode ser mais apropriado manter as despesas centralizadas no departamento financeiro – da forma old school.
Podemos dar autonomia às pessoas porque todos os pagamentos são rastreados e podemos definir limites a qualquer momento. Caso não tivéssemos essa capacidade, não seríamos capazes de administrar a empresa da maneira que desejamos.
Decidir quanta confiança estender a seus colaboradores pode ser uma pergunta complexa e difícil de responder. Se você tem um grupo de pessoas dedicado e maduro, então nosso modelo hands-off deve funcionar para você.
Infelizmente, nem todas as empresas podem dizer isso… Mas todas elas podem aprender a inovar seus processos, mentalidade e trilhar um caminho para essa realidade.
O modo como fazemos a gestão de despesas corporativas precisa urgentemente de um upgrade
Começamos a Payfy para resolver um problema persistente: gerenciar despesas corporativas é uma perda de tempo para pessoas com coisas muito melhores para fazer.
Então vimos que nossas soluções de gerenciamento de gastos resolvem esses problemas.
Com cartões pré-pagos e cartões virtuais, as empresas têm uma vantagem real quando se trata de classificar suas despesas e podem dedicar mais tempo às atividades importantes.
Neste post, mostrei melhor como lidamos com as despesas aqui na Payfy, incluindo a explicação de nossa abordagem de alta confiança, em que cada colaborador tem acesso a um cartão da empresa.
Espero que o conteúdo tenha lhe ajudado de alguma forma. Até a próxima leitura!
Founder & CEO da Payfy
