Descubra porque o cartão de despesas corporativas é a melhor opção para os gastos da sua empresa – Adeus cartão de crédito
A tecnologia moderna melhorou inúmeros processos corporativos, tornando as empresas mais conectadas, eficazes e eficientes do que nunca. No entanto, alguns itens básicos passaram quase despercebidos, ainda que cheios de falhas – um bom exemplo são os cartões de crédito corporativos.
Eles se tornaram tão comuns e estabelecidos em todo o mundo que a maioria dos líderes empresariais simplesmente assume que está funcionando, que não existe espaço para melhorias… o que não é verdade!
Além de já existir essa melhoria no mercado, é uma alternativa superior e acessível: o cartão de despesas corporativas.
Neste artigo, exploraremos o que os diferencia no mercado e por que eles são quase certamente uma aposta melhor para o seu negócio, e ainda:
- O que são cartões de despesas corporativas?
- Quais são os benefícios dos cartões de despesas?
O que são cartões de despesas corporativas?
Não entre em pânico se você nunca ouviu falar deles antes, afinal, passamos décadas confiando em cartões de crédito tradicionais, a ponto de qualquer outra coisa parecer inconcebível.
É comum que as empresas contratem o serviço do cartão corporativo direto com um banco, mas o que poucos sabem é que os cartões de despesas com software integrado talvez sejam a melhor ferramenta de gerenciamento de gastos que você pode ter.
Os cartões de despesas corporativas são cartões pré-pagos, de débito ou ocasionalmente de crédito para despesas comerciais que proporcionam às empresas novos níveis de controle sobre os gastos.
Em vez de uma conta com cartões limitados – e burocracia sem limites -, cada funcionário tem o seu próprio cartão (físico e/ou virtual) onde cada pagamento é vinculado a esse colaborador.
Além disso, a ideia geral é dar aos membros da equipe acesso aos fundos de que precisam, ao mesmo tempo em que mantém as equipes de finanças e o gerenciamento sob controle total.
Por isso, todo cartão possui um limite pré-definido pelos gestores (através de um app prático) evitando surpresas no final do mês, e em caso de imprevistos pelo mesmo app o funcionário pode solicitar uma aprovação de compra para o seu gestor.
Algumas características principais do cartão de despesas corporativas Payfy:
- Um método fácil de armazenar recibos – geralmente tirando uma foto por meio de um aplicativo móvel.
- Os cartões são emitidos diretamente para os funcionários, podendo ser cartão físico ou virtual;
- O limites pode ser definidos individualmente para cada usuário através do nosso aplicativo;
- O limite pode ser alterado a qualquer momento – ou congelado caso um colaborador apresente irresponsabilidade;
- O cartão pode ser bloqueado em caso de roubos ou perda, diretamente pelo nosso app;
- Compras podem ser rastreadas em tempo real, com notificações instantâneas enviadas aos gestores da sua empresa.
Existem inúmeras nuances para esses cartões e muitos bons motivos para usá-los – veremos a seguir -, contudo, a diferença mais importante é simplesmente: enquanto o cartão da empresa é compartilhado, perdido e é facilmente mal gerenciado, os cartões de despesas corporativas têm só um proprietário (facilmente transferível) e podem ser personalizados para atender às suas necessidades.
Quais são os benefícios dos cartões de despesas?
A maioria dos profissionais de finanças reconhece imediatamente por que essa nova tecnologia é tão empolgante, mas ainda assim separamos os principais benefícios de um cartão de despesas corporativas.
1. Gestão com melhor acesso aos fundos da empresa
O objetivo de usar qualquer tipo de cartão de empresa é poder gastar quando chegar a hora, no entanto, o cartão de crédito clássico geralmente é reservado para poucos escolhidos.
Esses escolhidos costumam ser o CEO, alguns executivos e talvez o gerente do escritório, todos os outros têm que implorar e pedir emprestado o cartão quando precisam comprar – o que não costuma agradar seus colaboradores!
Os cartões de despesas corporativas são diferentes porque todos podem ter os seus. Logo, isso elimina a angústia e a confusão sobre quem realmente tem o cartão em um determinado momento e libera os funcionários para serem mais produtivos.
Além do mais, também traz mais segurança, porque você sempre sabe exatamente quem fez qual pagamento, quando e por quê. Se você está preocupado que dessa forma os gastos vão se descontrolar, então o próximo ponto que abordaremos é para você!
2. Limites claros de despesas
Cada funcionário faz parte de uma equipe com seu próprio orçamento, gerente e valores de gastos previamente definidos. Portanto, você pode optar por exigir aprovação para todos os gastos ou apenas quando um funcionário deseja exceder um limite definido.
Aqui na Payfy, por exemplo, cada funcionário tem seu próprio cartão da empresa, sendo possível que todos façam compras durante o mês até um valor já definido sem aprovação.
Mas é claro que ainda temos que fornecer um recibo e dar um motivo para cada gasto, e a equipe financeira tem o controle de bloquear os cartões a qualquer momento.
Os gerentes têm um valor definido um pouco mais alto (eles compram suprimentos para suas equipes e realizam muito mais reuniões fora do escritório), e também há orçamentos de equipe separados além disso.
Ou seja, a ideia é que os funcionários da Payfy sejam confiáveis para tomar decisões inteligentes, ao invés de fazer solicitações formais para cada pequena despesa – o que apenas cria uma administração tediosa.
A exceção a esse valor definido é para viajantes, afinal, se você estiver regularmente fora do escritório, provavelmente precisará de um pouco mais. Assim, seu gerente pode aumentar sua quantia pré-aprovada para igualar sua diária, por exemplo.
O mais importante desse ponto é a liberdade que a empresa e os funcionários ganham quando possuem esse controle do cartão de despesas corporativas. Afinal, os cartões podem ter limites individuais e alterados a qualquer momento através do app.
3. Não há necessidade de relatórios de despesas
Como escrevemos repetidas vezes, os relatórios de despesas não funcionam para ninguém. Os funcionários os odeiam, eles criam enormes quantidades de administração e tendem a gerar custos ocultos para a empresa.
Apesar de sabermos que o relatório de despesas é um processo importante que permite que você administre seu negócio, o método tradicional de relatório manual de despesas não é apenas trabalhoso, mas também possui muito espaço para erros humanos.
De acordo com a Global Business Travel Association, a cada ano, as empresas gastam cerca de 5.000 horas por ano corrigindo relatórios de despesas. Além disso, custava à empresa US$52 adicionais para processar cada relatório enviado.
A maioria dos fornecedores de cartões oferece alguma forma de relatório automatizado e monitoramento de despesas para evitar a situação acima. Portanto, dê uma olhada no sistema de relatório de despesas de cada cartão e veja se ele é adequado para você:
- Você pode anexar comprovantes via app?
- Categorizar despesas?
- Definir políticas de gastos e limites?
- Recursos como estes facilitam o gerenciamento financeiro além de trazer uma visão clara dos gastos da empresa. Por isso contamos com essas e outras comodidades nos cartões Payfy.
Sem mencionar que automatizar esses processos pode economizar muito tempo, basta dar uma olhada no verdadeiro custo dos relatórios de despesas manuais.
4. Opções de integração
Quando planejamos aderir um novo produto, sistema ou formatos de estratégia, buscamos sempre olhar para os benefícios que a mudança irá agregar na empresa e se ele otimiza o tempo da minha equipe.
Portanto, uma grande vantagem para soluções de cartões de gastos inteligentes – que deve ser algo que você deve priorizar ao considerar suas opções – é a capacidade de integração com seu sistema de contabilidade ou ERP.
Essa função também simplificará seu fluxo de trabalho, além de eliminar o erro humano. Ou seja, de nada adianta escolher por uma ferramenta de otimização que pode gerar um novo empecilho ao longo do processo.
Por isso que nos cartões Payfy, por exemplo, o nosso sistema se integra perfeitamente com o Conta Azul, Omie, DataSul, Sênior e vários outros.
Eles são os melhores cartões de crédito para despesas comerciais?
Tendo visto os principais benefícios dos cartões de despesas comerciais, ainda precisamos definir o que os diferencia dos cartões de crédito corporativos que você usa hoje.
É realmente uma questão do futuro versus o status quo.
Status quo – o cartão de crédito da empresa
Como exploramos todos os benefícios interessantes dos cartões de despesas corporativas acima, é bastante seguro supor que os cartões da empresa não oferecem nenhuma dessas vantagens.
O cartão da empresa é basicamente uma cópia de nossos cartões de crédito pessoais, mas em nome da empresa – ou CEO -, como resultado, faltam muitas opções e ferramentas que as empresas realmente precisam.
Vamos, por exemplo, à uma situação típica:
A empresa abre uma conta corporativa e tem acesso a 3-5 cartões. Nesse caso, provavelmente: o CEO tem um, o gerente do escritório tem outro e alguns outros gerentes ou líderes de equipe também recebem.
Com isso, sempre que outro funcionário da empresa precisa pagar por algo (presencial ou online), tem que ir até uma dessas pessoas e pedir para utilizar. Isso parece bom em teoria, mas na verdade é uma barreira para a eficiência, afinal, se as pessoas-chave estiverem ausentes, o processo fica estagnado.
Então a saga continua: após o pagamento, o gastador precisa se lembrar de enviar um recibo ao gerente do escritório ou à equipe financeira – ou até mesmo entregar pessoalmente.
Após isso, a equipe financeira também deve anotar quem pagou, por quê, e quem autorizou o pagamento – sendo todo o processo feito manualmente.
Com a nova segurança 3DS, um SMS é enviado a alguém para aprovar um pagamento. Novamente, se esse SMS for para um gerente de férias ou fora do escritório naquele dia, ninguém poderá pagar.
No geral, este é um processo que dá a ilusão de controle. Se eu for o guardião das cartas, posso garantir que ninguém impróprio as toque.
Contudo, na prática, os gerentes e CEOs estão ocupados demais para controlar esses pequenos gastos adequadamente. É provável que na correria da rotina eles apenas entregam o cartão, confiando que tudo correrá bem.
Embora seus funcionários provavelmente possam ser confiáveis, isso não significa que eles entendam a política de despesas da empresa e farão a coisa certa.
Mais importante, a menos que os gerentes mantenham registros cuidadosos de todos os pagamentos que aprovam, as coisas vão escapar e se perder na bagunça. É basicamente garantido.
A solução moderna – cartão de despesas corporativas
Este é o ponto de atrito exato que os cartões de despesas foram criados para corrigir. Em vez de compartilhar dois ou três cartões da empresa pelo escritório, você pode dar a cada funcionário seu próprio cartão.
Aqui está o que torna o cartão de despesas corporativas diferente:
- Eles não estão conectados à conta bancária da empresa. Em vez disso, você carrega dinheiro em uma plataforma central da qual todos os seus cartões são retirados.
- Cada cartão tem seu próprio limite. Isso pode ser definido (e alterado a qualquer momento) por quem controla a plataforma – gerentes, um líder financeiro ou o CEO.
- Cada cartão pertence a uma pessoa ou equipe. Nunca há uma questão de quem gastou o quê, ao contrário do cartão da empresa. Aqui eles podem até registrar porque compraram aquilo quando fazem o pagamento.
- As aprovações são incorporadas. Alguns membros da equipe não podem gastar um centavo sem aprovação. Outros, como gerentes, podem ter alguma liberdade. Os cartões pré-pagos permitem que você defina essas regras para cada cartão individual. E quando a aprovação é dada, ela fica registrada na plataforma em tempo real.
- Os recibos são armazenados facilmente. O melhor momento para salvar um recibo é o segundo em que o pagamento é feito. Bons cartões pré-pagos vêm com um aplicativo de smartphone que permite que os membros de sua equipe tirem uma foto do recibo e salvem ao lado do pagamento que acabaram de fazer. Portanto, a reconciliação de despesas é basicamente feita para você.
Os cartões de despesas comerciais são projetados para resolver todos os maiores problemas com os cartões da empresa: segurança, rastreabilidade e conveniência. Para um gerente de escritório ocupado, esta pode ser exatamente a mudança que você precisa.
Capacite os membros da equipe e liberte-se
O objetivo dessa tecnologia é permitir que outros funcionários lidem com os gastos que os afetam. Se eles precisarem de um novo mouse ou tela de computador, ou se alguém estiver planejando um almoço especial para um cliente, a sua equipe financeira não precisa ser responsável por isso.
Ou seja, ao contar com o cartão de despesas corporativas os funcionários têm as ferramentas necessárias para pagar com segurança e todas as compras são registradas no momento em que são feitas – claro, respeitando a política interna de gastos da empresa.
É um sistema mais flexível, e também mais seguro.
Você acaba fazendo malabarismos com menos tarefas e não precisa ser responsável por cada coisinha que acontece no escritório. Outros gerentes podem assumir sem precisar de novas habilidades.
Esse é o tipo de equilíbrio que permite que gerentes de escritório, gerentes e CFOs gerenciam locais de trabalho de alto funcionamento cheios de campistas felizes.
Founder & CEO da Payfy
