Para centralizar o controle dos gastos e reduzir as fraudes, as empresas têm investido em uma solução muito usada no setor público: o cartão corporativo. Entender o que é cartão corporativo e como funciona esse tipo de recurso é importante para que as empresas saibam como gerenciar suas despesas com maior flexibilidade.
Nesse sentido, é possível evitar erros comuns na administração das finanças e garantir o sucesso do cartão. Geralmente, essa opção é pré-paga, com um limite definido. Esse fator é para assegurar maior organização e visibilidade, mas requer atenção redobrada.
Saiba mais sobre esse conceito e sobre como aplicar na sua empresa com o devido cuidado.
O que é cartão corporativo?
O cartão corporativo é um cartão (que pode ser pré ou pós pago) que é usado para cobrir e lidar com despesas típicas da empresa. Ou seja, é um item que é dado aos funcionários, mas para gastos que devem ser responsabilidade da própria companhia.
Nesse sentido, o cartão precisa ser usado para gerenciar situações importantes do dia a dia profissional, como pagar viagens ou cobrir diárias em trajetos em nome da empresa. São gastos que os profissionais devem fazer, mas a empresa deve pagar, pois não podem ser descontados da remuneração dos colaboradores.
O termo ultimamente ganhou muito destaque por conta de discussões sobre os limites do uso de cartão corporativo por parte de pessoas do governo, como o Presidente da República.
Jornais até embarcaram em uma empreitada para comparar os gastos dos últimos presidentes e tentar concluir algo sobre isso.
O cartão corporativo, no setor privado, não difere muito, embora não esteja associado a questões de corrupção e fraude como o setor público geralmente é. A visão do público difere um pouco. No ambiente das empresas, o cartão diz respeito a uma forma de gerenciar com transparência gastos necessários.
Evidentemente, esse cartão não é passado para qualquer um, nem é dado com um limite infinito. As regras de uso e o valor em dinheiro a ser permitido são elementos discutidos e decididos com um planejamento, de modo que a empresa consiga os melhores resultados e maior eficiência.
O planejamento considera as despesas de antemão para evitar surpresas.
Assim, é viável, inclusive, controlar os gastos, uma vez que se tem uma visão clara de quais são eles. Da mesma forma, a empresa reduz fraudes, pois pode verificar quem usou o cartão e para quê.
Além disso, há maior flexibilidade e comodidade em casos de viagens, de uso em um outro estado, por exemplo.
O cartão também facilita a conciliação financeira e a gestão dos gastos como um todo.
Cartão corporativo vs Cartão empresarial: qual a diferença?
Esses dois conceitos são muito similares, embora tragam diferenças-chave. O cartão corporativo geralmente é o conceito mais geral, usado para empresas menores. O cartão empresarial é dedicado a organizações de maior porte.
Para que serve o cartão corporativo?
A principal razão para usar um cartão corporativo é sem dúvidas centralizar a gestão e facilitar a conferência.
Se a empresa não usa um cartão corporativo, ela precisaria lidar com a geração de notas por parte dos colaboradores, sempre que alguém tiver que pagar alguma coisa em nome da companhia. Ou então precisa adiantar valores, algo que requer uma gestão bem mais complexa.
O cartão corporativo ajuda a automatizar a gestão dessas despesas. Tudo fica mais claro, com a integração com os sistemas de gestão.
Quais os requisitos para ter um cartão corporativo?
Agora que você já sabe o que é cartão corporativo, neste tópico vamos falar sobre requisitos para ter um. Na verdade, é muito simples.
Qualquer companhia pode ter um cartão corporativo. Basta ter um CNPJ ativo e em condições normais. O primeiro passo é entender o que é cartão corporativo. Depois disso, pode-se aprofundar para escolher o ideal e implementar em sua empresa, com as devidas boas práticas.
Como funciona um cartão corporativo?
Primeiro, é preciso sobretudo gerenciar o cartão, como se faz com um cartão de crédito normal. No caso de um pré-pago (que é a melhor opção), a empresa deve administrar inicialmente o limite do cartão, quem pode usar e as despesas típicas.
O cartão então é passado para os colaboradores. Nesse sentido, vale a pena também educá-los acerca do uso para assegurar que não haja nenhum problema ou inconsistência.
Como definir limite de cartão corporativo?
Há opções de cartão que oferecem um aplicativo ou sistema que facilita essa questão. Com o sistema, é possível definir o limite para cada pessoa, ou seja, para cartão emitido. Isso é essencial para evitar descontrole.
Como controlar um cartão corporativo?
Com essa solução de gestão do cartão corporativo, a empresa é capaz de administrar melhor o uso. Dá para controlar o uso em cada momento do dia, tendo uma visibilidade mais ampla que facilita a transparência.
Ou seja, o uso será monitorado de perto pela gestão para que não haja fraudes.
Caso haja algum problema, a empresa deve estipular punições e consequências claras, que devem ser comunicadas aos colaboradores.
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Além disso, temos a capacidade de integrar com o sistema que você usa em sua empresa.
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Conclusão
Saber o que é cartão corporativo é fundamental para avançar nesse assunto. É preciso ir além do que se fala por aí e aprofundar para compreender como esse recurso é usado nas empresas para gerar transparência e segurança.
Com um cartão e com a automação que seus sistemas proporcionam, é viável eliminar trabalho manual, duplicação de informações, erros e inconsistências.
