Entenda tudo sobre o cartão corporativo, os tipos disponíveis no mercado, sua vantagens e como utilizá-lo na sua empresa

O cartão corporativo é a melhor opção para agilizar e centralizar os gastos variáveis em um só lugar. Contudo, é comum que as empresas tenham dúvidas sobre como implementar essa ferramenta.

Entre as dúvidas mais comuns estão:

• Existe mais de um tipo de cartão corporativo? Quais são?
• Quais são as suas vantagens e suas desvantagens?
• Onde devo ter atenção na hora de implementar o cartão corporativo?

Nesse artigo vou responder essas perguntas e muito mais, vem comigo!

O que é um Cartão Corporativo?

Um cartão de crédito (ou débito) corporativo, nada mais é do que um cartão bancário utilizado exclusivamente para o pagamento das despesas relacionadas à empresa ou aos custos do trabalho. 

Essa é uma maneira efetiva de centralizar gastos corporativos facilitando a gestão financeira. O que, por consequência, também faz com que essa gestão seja muito mais eficaz e transparente. 

Controlar todas essas atividades de gastos, através de uma única plataforma centralizada, é tão vantajoso que acaba otimizando a rotina e prioridades de times inteiros – principalmente o financeiro e o comercial. 

Portanto, é essencial que o seu time administrativo-financeiro e os gestores saibam utilizar esses recursos –  garantindo que o controle de gastos seja efetivo e mostrando que possuir um cartão corporativo traz mais benefícios do que não utilizá-lo.

Por que pensar nos benefícios dos funcionários? 

Antes de seguirmos com as explicações sobre os tipos e vantagens dos cartões corporativos, vale a pena refletir sobre o resultado motivacional na sua equipe ao implementar esse benefício. 

Quando a empresa oferece um bom programa de benefícios (como o cartão corporativo), ela fortalece a relação empresa-funcionário, recebendo em troca uma maior lealdade e “atitude de dono” dos seus colaboradores.

Dessa forma, criar essa relação de confiança com os funcionários, pode levar sua empresa a outro patamar e atrair ainda mais talentos para trabalharem no seu time. 

A opção do cartão corporativo é menos complexa do que pode parecer e resulta em inúmeros benefícios, então vale a pena investigar. 

Se ainda assim você acha que isso não é pra sua empresa, te convido para conferir nosso post completo sobre porquê aqui na Payfy todos os nossos funcionários recebem seu próprio cartão!

Quais os tipos de Cartão Corporativo?

Em geral, classificamos os cartões corporativos seguindo duas condições:

1. Se são pós-pagos ou pré-pagos;
2. Se são físicos ou virtuais

Cartão Corporativo Pós-pago

Os cartões pós-pagos funcionam como um cartão de crédito comum – no mesmo modelo que um cartão de crédito para pessoa física. Ou seja, há limite de gastos, data de pagamento e assim por diante. 

Quem define todas essas regras é a própria empresa, através de uma política interna de gastos que os funcionários devem seguir. Sendo assim, é definido um limite para cada cartão e, no vencimento da fatura, a empresa faz a revisão desses gastos e realiza o pagamento. 

Nesse modelo não há tantas personalizações, como permitir que a empresa coloque uma determinada verba por funcionário, é possível fazer essa verificação apenas no fechamento do mês. 

Cartão Corporativo Pré-pago

Já os cartões pré-pagos permitem uma maior distribuição e personalização para cada colaborador, a depender do cargo exercido e necessidade de gastos (como viagens corporativas, assinaturas e outras despesas). 

Nessa modalidade a empresa administra os valores que serão alocados para o cartão do colaborador, disponibilizando um saldo total e permitindo que ele gaste o valor recebido exclusivamente com as despesas previamente alinhadas – ou seja, sem a necessidade de adiantamento ou reembolso. 

Cartão Corporativo Virtual

O cartão virtual é um novo método para realizar despesas corporativas. Ele permite que as empresas façam pagamentos de uma maneira mais segura, personalizada e rastreável.

Esses cartões existem apenas online, mas funcionam da mesma forma e possuem as mesmas informações de um cartão físico; número do cartão, data de validade e código CVV.

Cada cartão virtual pode ser de uso único, para um nível de segurança maior, ou de uso recorrente, para casos de compras mensais recorrentes. E os funcionários que usam esses cartões podem fazer pagamentos com toda a agilidade e facilidade de um cartão tradicional.

Uma grande vantagem do cartão virtual é reduzir os riscos de clonagem ao fazer compras online. Desde o seu surgimento, sua popularidade está crescendo rapidamente devido às suas vantagens.

O uso do Cartão Corporativo

Diretrizes e regras são indispensáveis para o uso do cartão corporativo, assim como para qualquer outro projeto da empresa. Sendo assim, a utilização desse benefício precisa estar de acordo com a política interna de adiantamentos e reembolsos de despesas corporativas. 

Mesmo o cartão corporativo sendo bastante prático, ainda é necessário estar atento a certas burocracias, afinal, as empresas que disponibilizam esse tipo de recurso aos colaboradores ainda precisam estabelecer processos para controlar esses gastos.

Por conta de toda a liberdade que um cartão corporativo oferece ao funcionário, normalmente  as empresas o disponibilizam apenas para funcionários de bastante confiança ou para cargos de liderança. 

O benefício, entretanto, pode ser estendido a mais colaboradores desde que o controle e a gestão desses gastos sejam feitos de forma ordenada.  

Portanto, para a sua empresa, comece definindo regras básicas e sempre prezando pelo máximo de transparência possível. 

Algumas dicas de como fazemos por aqui e que podem te inspirar:

• Crie centros de custo, definindo valores e prioridades para cada um deles; 
• Deixe claro o quanto cada time terá de verba para o uso do cartão, assim fica a cargo das lideranças fazerem essa distribuição, quando necessária; 
• Sempre digitalize os recibos fiscais, existem aplicativos que disponibilizam essa função e ela é essencial para organização e conferência dos gastos sem risco de perder documentos ou dados.

Cartão Corporativo com sistema de gestão inteligente

Conforme falamos ao longo deste artigo, para que o cartão funcione da melhor forma possível, é necessária muita coordenação e planejamento por parte da sua equipe.  

Para tal, é interessante procurar um sistema que permita à empresa possuir cartões corporativos que contam com um sistema de gestão inteligente.

No mercado, já existem opções de aplicativos que facilitam (e muito) a gestão e o controle dos gastos dos colaboradores, sem a necessidade de conferir manualmente todas as faturas, por exemplo. 

Portanto, procure sistemas que automatizam os  processos associados aos gastos. Isso fará com que o time responsável por esse controle possa realizá-lo muito mais rápido e ter mais tempo para outras demandas. 

Então antes de escolher o seu cartão, procure pensar no seguinte: 

• O sistema escolhido permite que você tenha cartões físicos e virtuais?
• Ele possui um espaço onde todos os recibos e notas fiscais possam ser digitalizados de forma organizada e segura?
• Ele possui integração contábil com os principais sistemas de controle de gestão de gastos? 
• É possível acompanhar os gastos e movimentos em tempo real, garantindo que tudo está correndo conforme o planejado? 

Vantagens e desvantagens do Cartão Corporativo

Os prós e os contras irão variar muito dependendo do modelo que sua empresa escolher. A verdade é que todas as modalidades de controle de gastos terão benefícios e malefícios. 

De maneira geral, o cartão corporativo é uma solução simples e acessível para facilitar a gestão financeira do negócio. Portanto, separamos os principais motivos para sua empresa ter ou não um cartão de crédito corporativo:

Vantagens

• Otimiza de processos e reduz burocracias que fazem grande diferença para todos os tipos de empresas — de pequenas a grandes; 
• Facilita a realização de compras em diferentes estados e cidades (fator que ficou ainda mais evidente durante a pandemia);
• Permite maior liberdade de compra para os funcionários; 
• Maior controle de gastos e visibilidade orçamentária;
• O cartão de crédito é aceito em quase todos os lugares! Uma ótima vantagem principalmente para aqueles funcionários que viajam bastante.

Desvantagens

• Exige uma alta organização na gestão, uma vez que todos os valores, fluxos e centros de custos precisam estar bem redondinhos para funcionarem; 
• A atualização dos limites nem sempre é fácil e depende de um gerente ou da plataforma que a empresa optou por utilizar. Por isso, é necessário um planejamento a médio e longo prazo; 
• Caso opte por apenas um cartão corporativo para um grupo de funcionários, esteja ciente que a fatura também virá de forma unificada. O que significa que a conferência e revisão precisa ser feita com o dobro de atenção e controle. 

É importante ressaltar que a maioria das desvantagens se apresentam quando os cartões corporativos são solicitados através de Bancos. 

Isso porque os mesmos não possuem um software que permite acompanhamento de gastos, faturas individuais e até mesmo liberdade para ajustes de limite ou expedição de um novo cartão.

Por outro lado, quando a empresa conta com um sistema de gestão integrado ao cartão corporativo as burocracias diminuem e os gestores têm muito mais liberdade no gerenciamento dos gastos de seus funcionários.

Por isso não tenha receio de optar pelas facilidades que as novas tecnologias financeiras permitem à sua empresa. 

Fale com a Payfy e entenda qual o melhor plano e sistema para você!

Até a próxima!

André Apollaro

Founder & CEO da Payfy