Você está cansado dos cartões de crédito da sua empresa e acha que cartões pré-pagos são a melhor opção? Bem, você estaria certo!
Os cartões pré-pagos são realmente a melhor opção para empresas e funcionários que precisam gastar com segurança e facilidade. Porém, nem todo fornecedor é igual, e primeiro você precisa encontrar um bom provedor. Além do cartão pré-pago, é super importante achar também um app que te ajude a criar uma política de gastos adequada.
Para te ajudar, este artigo foi dividido em duas seções curtas. Na primeira, veremos o que faz uma boa política de gastos para cartões – as regras (ou melhor ainda, as diretrizes e ferramentas) que você deve anotar para garantir que a compra seja bem tratada.
Na segunda seção, identificamos alguns fatores-chave a serem considerados ao escolher seu cartão pré-pago para empresas. Existem muitas opções boas por aí, mas estão longe de serem idênticas. Então, listamos algumas coisas que achamos que seu fornecedor de cartão pré-pago deve oferecer para que você tenha o serviço que você merece.
Portanto, vamos começar com esses princípios de política.
Práticas recomendadas de política de gastos com cartão
Elaborar uma política de gastos costuma ser mais difícil do que o esperado. Você tem que equilibrar os interesses de muitas partes diferentes, enquanto cria algo que atinja seu objetivo principal, ou seja, que as pessoas o sigam.
Há muitas maneiras de criar uma política de gastos para cartão pré-pago e, é claro, você terá seus pontos principais de atenção dependendo da sua operação. Mas, apesar disso, existem alguns segredos para qualquer boa política de cartão pré-pago. Vamos ao detalhamento:
1. Fácil de entender e seguir
É claro que este é o caso de qualquer documento de política. Se os funcionários não conseguem entender o que se espera deles, é provável que simplesmente façam o que parece certo para eles. E isso é exatamente o que você quer evitar!
Um documento de política de fácil compreensão geralmente inclui:
- Sem jargões ou siglas que os novos funcionários não entendam.
- Frases curtas e simples.
- Exemplos reais para ilustrar instruções ou regras.
- Limites claros com números reais.
- Você está escrevendo para funcionários ocupados que, francamente, não se importam tanto com regras de gastos quanto você. Portanto, vá direto ao ponto!
2. Menos é mais
Para empresas confiantes em suas equipes, menos controle e diretrizes muito curtas são altamente atraentes.
Porém, realisticamente, se você não for o Netflix, vai querer adicionar mais do que isso às diretrizes da sua política de gastos corporativos. Algumas regras básicas e exemplos específicos nunca são demais.
Não se esqueça, documentos de política mais curtos quase sempre são melhores. Eles eliminam muitas distrações desnecessárias e os funcionários têm maior probabilidade de realmente parar para ler.
3. Escolha contexto em vez de regras
Com os gastos da empresa, regras e limites são muito difíceis de gerir. Mas, se possível, escolha selecionar pessoas de princípios e contextualizar todos sobre o que a empresa espera de todos ao invés de dar ordens. Isso dá mais flexibilidade aos funcionários, sim, mas isso não significa necessariamente que eles vão tirar vantagem ou sair do controle.
Na payfy, nossas próprias diretrizes de gastos são baseadas em princípios, e não em regras:
- Os funcionários são donos da empresa e responsáveis por suas atitudes
- Gaste tendo os melhores interesses da empresa em mente
- Seja inteligente e racional nas escolhas
- Confiamos nos funcionários para tomar as decisões certas
- Cumpra com o básico para bom funcionamento da empresa(anexe recibos sempre, preencha as informações por completo e use as ferramentas fornecidas)
Então essa é a extensão de nossa política de gastos por escrito, e se aplica a tudo na empresa, inclusive cartões pré-pagos, faturas e viagens corporativas.
Também temos regras e limites específicos para nossos cartões pré-pagos, mas esses são gerenciados nas ferramentas que usamos para evitar qualquer tipo de dúvida.
4. Use tecnologia inteligente para simplificar o gerenciamento do cartão pré-pago
Vamos explorar os principais recursos das melhores ferramentas de gerenciamento de cartão-pré-pago. Mas, se há um tema que vai ajudar a entender o que são boas e más práticas de gastos – incluindo cartões pré-pagos – é que a maioria das empresas não usa métodos de pagamento que foram criados especificamente para negócios(empresas).
Eles usam cartões de crédito corporativos sem nenhuma regra ou conexão real com sua política de gastos. Portanto, não é surpresa que os funcionários deixem de seguir as regras.
Mas os cartões pré-pagos modernos – completos com software de gestão de gastos – permitem definir limites quando necessário e manter os gastadores na linha por padrão. Portanto, você não precisa de um longo documento de política; quase não há como os membros da equipe gastarem fora da política por padrão… E, como veremos, você pode ter isso de forma leve. As ferramentas podem ser fáceis de usar e rápidas de configurar.
Vejamos agora como esse software deve funcionar.
Recursos de um ótimo software de gerenciamento de cartão pré-pago
Obviamente, para começar, você precisará escolher um bom fornecedor de cartão pré-pago. E, embora os cartões sejam familiares, eles funcionam de forma diferente dependendo do software de gerenciamento de despesas escolhido.
Aqui estão alguns recursos importantes a serem observados.
5. Cartões individuais para cada funcionário
O problema mais básico que você está tentando resolver é a prática de compartilhar cartões de crédito da empresa. Como você sem dúvida já percebeu, essa é uma maneira frustrante de pagar pelas coisas. Também cria riscos graves de fraude de cartão de crédito para a empresa.
Portanto, o primeiro ponto a estabelecer é que cada funcionário que precise gastar terá seu próprio cartão – pelo menos um cartão virtual por pessoa.
Principais perguntas a serem feitas:
- Existe um número máximo de cartões disponíveis com o plano que estou considerando?
- Existem taxas ocultas que vêm com o gerenciamento de mais cartões?
- Cada cartão terá seu próprio limite e fundos, ou todos estão sacando de um pool compartilhado?
- Esses cartões me permitirão rastrear facilmente os gastos dos funcionários e isso tornará mais fácil confiar em todos?
Esses são os princípios básicos do cartão pré-pago. Se você não está convencido sobre nada disso, provavelmente precisará continuar procurando.
6. Regras e limites de gastos facilmente atualizados
Você provavelmente já tem uma política de gastos e de viagem(T&E) da empresa. O que é importante. Mas o difícil com as políticas escritas é que a maioria das pessoas as lê uma vez(talvez nem leiam) e depois continua fazendo o que funciona melhor para elas.
Um resultado muito melhor é ter sua política de gastos embutida nas ferramentas de pagamento e gestão que suas equipes usam. Por exemplo, você pode dizer a todos que eles têm uma diária de viagem de R$ 50 quando estão na estrada. Mas e se o cartão deles apenas permitir que gastem R$ 50 por dia em determinadas categorias de gastos como comida e outras despesas?
Dessa forma, ninguém precisa saber as regras de cabeça. Além das travas automáticas, as ferramentas que eles usam os orientam em cada pagamento.
Principais perguntas a serem feitas:
- Posso configurar e alterar regras de gastos facilmente, sem precisar de ajuda?
- Essas regras podem se aplicar de forma diferente a pessoas diferentes?
- O sistema de p-card permite que eu monitore se as pessoas realmente seguem as regras, sem ter que verificar constantemente?
- O processo fornecido é fácil de seguir para os funcionários sem muito treinamento?
7. Fluxos de aprovação integrado
Quando os funcionários desejam gastar acima de um determinado limite, eles precisam da aprovação de um gerente. Isso é bastante normal, esteja você usando um cartão pré-pago ou não.
E, na maioria das empresas, esse vaivém entre gerentes e membros da equipe é, na melhor das hipóteses, afetado, por conta da falta de visão e de registro claro de aprovação concedida.
Bons fornecedores de cartão pré-pago permitem que você rastreie as aprovações facilmente em seus sistemas. Quando um funcionário precisa fazer uma compra, ele cria uma solicitação no software. O gerente é notificado e pode aprovar ou negar. A partir daí, o funcionário efetua o pagamento e apresenta o comprovante de compra.
Toda essa trilha de dados chega à equipe financeira, que pode ver exatamente quem pagou e quem aprovou um pagamento e por quê, a qualquer momento. (O que é ideal para gestão de equipes remotas).
Principais perguntas a serem feitas:
- Os funcionários podem solicitar fundos dentro da plataforma, em vez de por e-mail ou pessoalmente?
- Os gerentes são notificados sempre que precisam aprovar uma recarga ou compra?
- O departamento de finanças pode ver essas interações sempre que necessário?
Este processo completo é fácil de usar para todos os envolvidos?
8. Contabilidade automatizada
Obter detalhes de pagamento em seu sistema de contabilidade pode ser um processo muito manual. Verificar extratos de cartão, atualizar códigos de conta contábil e procurar documentos ausentes é entediante.
E muito desse trabalho precisa ser feito várias vezes…
Com um provedor de cartão inteligente, os detalhes de pagamento são formatados e prontos para exportar para ferramentas de contabilidade sempre que você desejar. O gastador (geralmente um funcionário não financeiro) seleciona o código de contabilidade correto no momento do pagamento. Já os detalhes como o valor, nome do fornecedor, motivo da compra e recebimento são anexados ao mesmo tempo, tudo via app e de forma muito prática.
Portanto, a equipe financeira precisa apenas fazer uma verificação rápida e, em seguida, exportar.
Principais perguntas a serem feitas:
- Este software p-card se integra nativamente ao meu software de automação de contabilidade?
- Se não, posso personalizar as exportações para que sejam fáceis de importar para meu livro-razão?
- Os funcionários entenderão como funcionam os vários códigos de contabilidade, para que eles sempre acertem?
- De quanta ajuda técnica precisaremos para fazer a configuração e o fornecedor nos ajudará?
9. Cartões virtuais para gastos online
Para a maioria dos membros da equipe, os gastos online são mais comuns do que viagens e ainda são difíceis de gerenciar na empresa. Você sabe dizer honestamente quantas assinaturas de software a empresa tem ativa no momento? Você poderia descobrir facilmente?
Portanto, além dos cartões físicos elegantes e fáceis de usar, o fornecedor do cartão pré-pago deve fornecer acesso a cartões virtuais para gastos online. Eles são mais seguros, fáceis de rastrear e mais adequados para gastos online do que um cartão de crédito empresarial.
Idealmente, o fornecedor oferecerá cartões virtuais de uso único e recorrentes. O uso único é exatamente o que parece: detalhes exclusivos do cartão para usar apenas para um pagamento. Se os detalhes do cartão forem hackeados, eles serão inúteis de qualquer maneira porque o dinheiro já foi gasto. E os fundos são válidos apenas para a finalidade exata para a qual foram aprovados – os funcionários não podem usar o dinheiro para compras pessoais.
Os cartões recorrentes são perfeitos para pagamentos de assinaturas. Novamente, você terá detalhes exclusivos do cartão (ou seja, não o número do seu cartão físico), mas desta vez o cartão dura pelo tempo de assinatura. É completado automaticamente a cada mês (ou ano) e, novamente, não pode ser gasto em qualquer lugar, exceto com o fornecedor exato.
Principais perguntas a serem feitas:
- Existe um limite para o número de cartões virtuais disponíveis em cada plano?
- Os números de cartão virtual são exclusivos todas as vezes ou você tem um cartão virtual por conta de usuário?
- É fácil e rápido usar os cartões virtuais do provedor online?
Escolha um software de gerenciamento de cartão pré-pago para se adequar ao seu estilo.
No final, sua política de cartão e a tecnologia que você escolher devem refletir os valores de sua empresa.
Procure por cartões e software que podem fornecer esses resultados sem ter que passar por cima de obstáculos. Segurança, controle e confiança não são mutuamente exclusivos e existem ótimas ferramentas que oferecem todos eles.
Já que você está aqui, por que não começar com o que achamos que são os melhores do mercado. Saiba mais sobre os cartões pré-pagos da payfy.
