A gestão financeira não precisa ser uma dor de cabeça! Conheça métodos mais inteligentes para melhorar o controle de gastos empresariais
Às vezes, parece que o processo de controle de gastos empresariais é projetado para levar o maior tempo possível. Por isso não é de se admirar que o gerenciamento de despesas seja uma fonte recorrente de reclamações dos funcionários.
Felizmente existem maneiras de gerenciar as despesas do local de trabalho, e dos funcionários, de maneira segura, sem burocracias e atrasos!
Portanto, resolvi trazer nesse artigo um pouco mais sobre as inovações de gestão disponíveis no mercado para o seu negócio. Vamos lá?
Boa leitura!
Por que otimizar o controle de gastos empresariais?
Todo mundo sabe como pode ser difícil controlar os gastos empresariais e de funcionários externos. Acreditamos que existem algumas das principais razões pelas quais o gerenciamento de despesas é tão doloroso:
- Atrasos nos reembolsos de funcionários que pagaram do próprio bolso um gasto da empresa;
- Gerentes que precisam esperar até o final do mês para uma visão geral clara dos gastos;
- Atrasos no trabalho da equipe financeira que precisa perseguir pessoas para receber os recibos, relatórios… e por aí vai!
O problema central é que a maioria das empresas opta pelo antigo processo de relatório de despesas. Embora essa ainda seja uma forma difundida de lidar com as despesas, está longe de ser a ideal.
Os relatórios de despesas apresentam diversos problemas para o seu negócio, sendo os dois principais: (1) a falta de segurança, e (2) o tempo que sua equipe precisa dedicar para que tudo saia corretamente.
Dessa forma, as declarações de despesas estão seriamente sujeitas a erros e até mesmo a fraude devido à falta de atenção dos colaboradores, ou mesmo por má fé.
Estudos apontam que existem funcionários que admitem reivindicar até R$15.000 em despesas falsas todos os anos, isso é uma quantia absurda e mostra o tamanho do vazamento que pode existir na empresa.
O controle de gastos empresariais, quando mal implementado, desperdiça tempo e trabalho de diversas equipes sem efetivamente agregar nenhum valor – ou seja, é um trabalho extremamente contraprodutivo.
Além disso, você pode optar pelo uso do cartão empresarial e, consequentemente, eliminar os relatórios manuais por completo.
Planilha para o controle de gastos empresariais
Algumas empresas ainda contam com ferramentas como Excel ou Google Planilhas para realizar esse tipo de gestão, mas ainda assim não é a maneira mais segura e eficaz.
Isso acontece porque mesmo com uma ferramenta, a coleta e inserção de dados é manual… ou seja, ainda existirá o processo de adiantamento e/ou reembolso, cobrança de recibos e o todo o trabalho operacional desgastante do time financeiro.
Atualmente, a solução mais moderna no mercado conta com software e aplicativo de gestão de gastos que simplifica os processos de controle e garante a saúde financeira do seu negócio.
Software integrado de gestão de gastos
Já vimos os problemas ocasionados por diversas fontes de dados, múltiplos sistemas e processos antiquados. Mas você pode superar esses obstáculos!
Para isso, você precisa de um software de gestão de gastos que ajude na conciliação de pagamentos com cartões físicos e virtuais, pagamentos de fatura e ainda evita a necessidade dos reembolsos de despesas.
Assim, os funcionários têm um único aplicativo – simples e familiar – independentemente do meio de pagamento que usam para realizar uma despesa corporativa.
Com isso, o departamento financeiro sempre tem todos os dados de que precisa em um só lugar.
Para ilustrar melhor o que falamos até aqui, separei algumas utilidade que um bom software precisa ter para atender o seu negócio:
4 funcionalidade do Software Payfy que vão otimizar o seu controle de gastos empresariais
As principais ferramentas de gestão integrada usam uma variedade de recursos úteis para que cada etapa do processo de gerenciamento de despesas seja contínua, fácil e acima de tudo, rápida.
Isso inclui:
- painel central em tempo real;
- cartão pré-pago (débito);
- digitalização instantânea de recibos/notas fiscais;
- recurso para cartão de crédito virtual.
Vamos dar uma olhada mais de perto em cada um desses recursos?!
1. Painel de despesas centralizado
Em vez de esperar até o final do mês para ter uma ideia dos gastos, os gerentes e as equipes financeiras podem ficar de olho em quem gasta o dinheiro da empresa e no que eles estão gastando, tudo em tempo real.
Todas as compras e transações relativas a despesas devem aparecer em tempo real no painel da web ou móvel, com todas as informações para o controle e gestão reunidas em um local acessível.
Além disso, esse painel integrado também permite que os gerentes planejem despesas recorrentes de maneira simples e fácil.
Em casos de assinatura de planos ou contratação de softwares, por exemplo, os gerentes podem visualizar todas as assinaturas recorrentes de funcionários em um só lugar e receberão notificações quando as mesmas estiverem prestes a expirar.
2. Cartão pré-pago para despesas (débito)
A empresa pode fornecer um cartão para funcionário que funciona como um cartão de débito, eles são individuais, contudo são os gerentes que definem os valores de despesas para cada membro da equipe e o limite permitido para cada categoria de despesa.
Essas categorias por sua vez, podem ser das mais diversas e é a própria empresa que cria e define todos os limites através do aplicativo – como é o nosso caso aqui na Payfy.
Quando um membro da equipe estiver em campo e precisar fazer uma compra relacionada ao trabalho, por exemplo, ele poderá usar um cartão corporativo para realizar o gasto. Se a compra estiver dentro do orçamento pré-aprovado para o mês, ela será processada sem problemas.
Por exemplo:
- O gerente de vendas pode definir um valor pré-aprovado de viagem mensal refletindo os requisitos de viagem da equipe.
- Já o líder da equipe de marketing pode definir um valor pré-aprovado mensal para os custos de campanhas de mídias pagas.
Mas se a compra exigir aprovação, uma notificação push é enviada ao gerente para revisar e aprovar em tempo real, sem incertezas e sem espera. Obviamente, se o gerente não aprovar a solicitação, os fundos não poderão ser gastos.
Isso coloca os gerentes no assento do motorista, mas também dá aos colaboradores a liberdade de gastar os fundos da empresa dentro das categorias definidas sem ter que pedir aprovação prévia.
3. Recolhimento instantâneo de recibos
Se você é do departamento financeiro, provavelmente está familiarizado com a dificuldade de coletar recibos de despesas. Essa talvez seja a dor de cabeça mais comum para as equipes financeiras.
Mas, a solução é simples: o funcionário só precisa tirar uma foto do recibo e o software de gerenciamento de gastos faz o resto. O recibo é anexado diretamente à transação, junto com o histórico de solicitação e de qual gerente a aprovou.
A Payfy também possibilita a exportação de relatórios com um clique e também integração ao ERP da sua empresa via API, tornando rápido e fácil para as equipes financeiras controlar os gastos empresariais.
4. Cartões de Crédito Virtual
As facilidades no controle financeiro são ainda maiores quando se utiliza o cartão de crédito virtual. Isso porque o cartão virtual permite que todos os acompanhamentos, controles e compras sejam feitos online.
Esses cartões existem apenas online, mas funcionam da mesma forma e possuem as mesmas informações de um cartão físico:
- número do cartão;
- data de validade;
- código CVV.
Ainda, alguns serviços de cartão virtual oferecem, em paralelo, um aplicativo que permite a gestão do cartão online. O aplicativo conta com justificativas dos gastos, controles em tempo real e integração com outros softwares de gestão.
Além disso, esses cartões virtuais podem ser criados com configuração de uso único ou recorrente, e não podem ser usados para compras sem aprovação de um gerente/diretor.
Isso permite gastos online rápidos e convenientes e também evita o compartilhamento de dados do cartão físico da empresa – contribuindo para a segurança online e evitando fraude de despesas no local de trabalho.
Se você quer saber mais, temos um post no blog só sobre o cartão virtual, vem conferir!
Rastreamento instantâneo e controle dos gastos empresariais de funcionários
Como é a realidade da sua empresa hoje? Algum desses benefícios já existem ou seu time financeiro ainda vive enrolado com as notinhas faltando no final do mês?
Se a resposta foi diferente de um confiante SIM, então eu te convido para conhecer os Cartões e Software de Gestão da Payfy e fazer o seu negócio voar!
Com ferramentas modernas de gerenciamento de gastos, cada etapa do processo se torna instantânea. Não importa qual é o seu cargo ou setor, o software vai economizar tempo e esforços valiosos.
Para gerentes e equipes financeiras, o software registra e processa as despesas da equipe em tempo real à medida que as mesmas são pagas e aprovadas.
Portanto, a gerência pode gerar um relatório detalhado e atualizado das despesas a qualquer momento. Você pode dizer adeus às surpresas desagradáveis de fechamento do mês.
Founder & CEO da Payfy
