Como o cartão virtual ajuda a sua empresa a otimizar a gestão de despesas
O cartão virtual é um novo método para realizar despesas corporativas. Ele permite que as empresas façam pagamentos de uma maneira mais segura, personalizada e rastreável.
Essa nova tecnologia possibilita que cada funcionário pague despesas diretamente do seu computador ou smartphone. Eles são rápidos, totalmente seguros e muito mais fáceis de gerenciar.
Nesse post explicaremos tudo o que você precisa saber sobre o uso de cartões virtuais para o seu negócio.
O que é um cartão virtual?
Um cartão virtual geralmente é pré-pago, ou seja, um determinado valor é depositado com antecedência. Esses cartões existem apenas online, mas funcionam da mesma forma e possuem as mesmas informações de um cartão físico: número do cartão, data de validade e código CVV.
Cada cartão virtual pode ser de uso único, para um nível de segurança maior, ou de uso recorrente, para casos de compras mensais recorrentes. E os funcionários que usam esses cartões podem fazer pagamentos com toda a agilidade e facilidade de um cartão tradicional.
Uma grande vantagem do cartão virtual é reduzir os riscos ao fazer compras online. Desde o seu surgimento, sua popularidade está crescendo rapidamente devido aos seus muitos benefícios.
Como o cartão virtual funciona?
O grande diferencial está na natureza dos dados do cartão.
Em poucas palavras, quando uma pessoa chega à etapa de realizar um pagamento online, ao invés de retirar o cartão da empresa e digitar os detalhes, eles copiam e colam as informações do cartão virtual.
No caso dos dados físicos impressos no seu cartão (número do cartão, código de segurança, data de validade), eles são sempre os mesmos e, portanto, estão sujeitos a armazenamento e fraude.
Já os virtuais funcionam com dados dinâmicos, para que cada pagamento seja realizado com dados de verificação diferentes. Mas não se preocupe, você não precisa lembrar ou anotar todos estes dados, eles estão são e salvos no seu aplicativo de cartão virtual.
Desvantagens do Cartão Corporativo Físico
Como já sabemos, existem muitos problemas relacionados aos cartões corporativos físicos, e isso acontece porque eles não foram criados para empresas. Na realidade, esses cartões são idênticos aos cartões pessoais, a única diferença é que são usados em atividades corporativas.
A maioria das pessoas não percebe isso, e empresas acabam usando os mesmos cartões que o resto da população usa diariamente. Esse uso empresarial de uma tecnologia desenvolvida para usuários individuais gera grandes desvantagens.
Fraude e segurança
O crescimento dos pagamentos online está transformando o tradicional cartão corporativo em um risco grave de segurança, afinal, os funcionários fazem diversas compras online, como:
- passagens;
- reservas de hotel;
- aluguéis de veículos;
- assinaturas de serviços de software;
- equipamentos para o escritório;
- etc…
Ou seja, cada um desses pagamentos aumenta o risco de fraude.
Você pode realmente confiar nesses sites e serviços fornecendo detalhes do cartão da sua empresa? Fora o fato dos cartões serem compartilhados sem supervisão adequada.
Os funcionários podem ter os detalhes em um caderno, salvos em um e-mail ou até mesmo em conversas do WhatsApp. Isso é uma verdadeira tragédia de segurança e, no caso de problemas, não há um jeito fácil de rastreá-los e corrigi-los.
Já os cartões virtuais, trazem um nível adicional de segurança. Se um hacker conseguir as informações do seu cartão virtual, você pode simplesmente cancelar o cartão e criar um novo em poucos cliques.
Visibilidade de gastos
Para pequenas empresas, é relativamente fácil controlar os gastos, e se tem uma boa noção de quem está gastando o quê. Porém, quanto mais o cartão é compartilhado e quanto mais ferramentas e assinaturas online você adquire, mais complicado esse controle se torna.
Como normalmente são poucos os cartões da empresa, não fica claro quem fez as compras e nem quem aprovou cada uma delas. Logo, o resultado no final do mês é uma equipe financeira perdendo horas e cabelos fazendo a conciliação manual de cada gasto.
Por isso, o cartão virtual também ganhou seu espaço dentro das empresas. O pagamento online traz visibilidade para os gastos realizados.
Além disso, existem ferramentas para gestão de despesas que podem ser utilizadas em conjunto e otimizam muitas horas de trabalho da sua equipe financeira.
5 vantagens em utilizar o cartão virtual ao cartão físico
Uma das vantagens dos cartões virtuais é que cada membro da equipe pode ter o seu próprio cartão. Dessa forma, os cartões não passam de mão em mão sendo utilizados sem controle e podendo ser perdidos.
Como cada funcionário pode ter o seu, o financeiro sabe exatamente quem está comprando e o que está sendo comprado. As despesas são facilmente associadas ao orçamento da equipe tornando o controle financeiro muito mais fácil.
Segue abaixo algumas das vantagens do cartão virtual em relação ao cartão físico:
- A gestão de despesas é otimizada, uma vez que as aprovações de gastos e prestações de conta são realizadas facilmente pelo aplicativo;
- O risco de fraude é mínimo, já que o cartão virtual não pode ser usado várias vezes e seus dados variam de um pagamento ao outro;
- Os cartões de uso recorrente permitem maior visibilidade. Você pode acompanhar os pagamentos em andamento e também ter uma visão geral dos gastos semanais, mensais e anuais;
- Todos os gastos da empresa são monitorados de forma organizada a partir da plataforma centralizada de gerenciamento de gastos;
- Todas as aprovações são rastreadas digitalmente, para que o financeiro sempre saiba quem aprovou, quem gastou e os motivos apresentados.
O que procurar em um cartão virtual?
Existem muitas opções disponíveis, desde bancos tradicionais a fintechs modernas como a Payfy! Ao avaliar as opções, é mais importante observar as funcionalidades disponíveis do que quem as fornece.
Em outras palavras: o seu banco atual pode oferecer cartões virtuais. Mas você está adquirindo o serviço (cartão + funcionalidades de gestão) que realmente precisa ou apenas aquele com que já está familiarizado?
Os melhores cartões virtuais permitem que você tenha algumas funcionalidades importantes:
1. Possibilidade de uso único ou recorrente
Os cartões descartáveis são usados apenas uma vez. Eles são perfeitos se você estiver fazendo a compra de uma passagem aérea, mas não são adequados se você tiver um pagamento recorrente do seu CRM, por exemplo, afinal você precisará de um novo cartão a cada mês.
Contudo, quando falamos dos cartões virtuais de uso recorrente não podemos pensar no cartão corporativo tradicional – o virtual têm seus próprios dados dinâmicos, portanto, o risco de fraude é mínimo.
Logo, o cartão virtual de uso recorrente existirá durante o período de sua assinatura e o pagamento de sua ferramenta ou serviço será realizado pelo tempo que precisar – ao contrário do cartão virtual descartável.
É importante verificar se o serviço de cartão virtual escolhido oferece tanto a funcionalidade de uso único quanto de uso recorrente.
2. Opção de múltiplos cartões
Algumas empresas oferecem apenas um cartão virtual. O que já é uma evolução em relação ao cartão corporativo físico, mas com apenas um cartão virtual ainda há o compartilhamento de dados e, conforme já falado, isso representa um risco.
O cenário mais seguro é a possibilidade de criar novos cartões virtuais para cada pagamento. Dessa forma, se algum dia um dos cartões for comprometido, você só precisa cancelar esse cartão virtual, e todos os outros pagamentos estão protegidos.
Da mesma forma, se um dos cartões ultrapassar o limite, será bloqueado apenas aquele pagamento. Não comprometendo o restante das operações dos outros cartões.
3. Possuem software de gestão de despesas integrado
Já falamos sobre isso, mas é importante repetir: conciliar despesas manualmente é muito trabalhoso e demorado. Se você precisar de muitos cartões virtuais para pagamentos online, isso pode significar mais trabalho e desorganização.
Por isso, uma boa ferramenta de gerenciamento de gastos não só emite cartões virtuais, mas também te ajuda a controlar os pagamentos. A equipe financeira terá o registro completo de como o dinheiro foi gasto, de maneira automatizada e em tempo real.
4. Autorização de pagamentos e alteração de limite
Suponha que queremos dar aos funcionários autonomia e flexibilidade, mas apenas até certo ponto. Nesse caso, daremos a eles acesso aos cartões virtuais, mas com certas condições e limites.
Dessa forma, o membro da equipe configura o pagamento, cria o cartão e, em seguida, você recebe uma notificação para aprová-lo ou negá-lo antes que ele possa ser realizado. Boas ferramentas permitem que você faça isso de forma muito simples.
Um software de gerenciamento de gastos moderno também permite que você personalize ainda mais o processo. Por exemplo, seu gerente pode ser autorizado a gastar até R$1.000,00 sem aprovação, enquanto um vendedor tem acesso apenas a R$200,00.
Nem todos os cartões de crédito virtuais oferecem essas opções, por isso é importante que você pergunte e encontre um que ofereça tudo que você busca.
Como a Payfy ajuda a sua empresa?
Porque a Payfy oferece todas as opções mencionadas e integra todo o processo! Pedido de compra, pagamento e controle, de forma automatizada e em uma única ferramenta.
Ao usar a Payfy, o funcionário faz uma solicitação de compra por meio da plataforma e, uma vez que a solicitação for validada pelo gestor, é gerado um cartão virtual automaticamente. Logo em seguida, o funcionário recebe os dados do cartão prontos para a compra.
Esse novo fluxo de trabalho torna os funcionários mais autônomos, ao mesmo tempo que as equipes financeiras conseguem realizar o controle de despesas de forma automatizada e eficiente.
Se seus objetivos são economizar tempo e tornar seus gastos mais seguros e fáceis de controlar, os cartões virtuais são exatamente o que você precisa. E a melhor maneira de obtê-los é com uma plataforma de gerenciamento de gastos como a Payfy!
Founder & CEO da Payfy
