Veja como o seu time financeiro pode otimizar a conciliação do cartão de crédito com uma única ferramenta
Profissionais que escolheram trabalhar no setor financeiro, com certeza não sonhavam em passar o dia fazendo conciliação de cartão de crédito.
No entanto, os times financeiros perdem muito tempo todos os meses gerenciando despesas de cartões para manter seus balanços em ordem. É um trabalho essencial, mas não deveria demorar tanto.
Como o título sugere, vamos apresentar um método muito mais eficiente e seguro para gerenciar despesas. Mas antes, vamos entender a situação atual da maioria das empresas.
Porque as empresas utilizam cartões corporativos?
O controle de despesas é algo necessário por um simples motivo: todas as empresas do mundo precisam gastar dinheiro. No entanto, o método utilizado para efetuar o pagamento pode variar – sendo eles:
- Reembolso de despesas: utilizado geralmente para valores baixos de funcionários sem acesso a cartão corporativo;
- Adiantamento de despesas: utilizado geralmente para valores altos de funcionários sem acesso a cartão corporativo;
- Cartão corporativo: utilizado geralmente para despesas do dia-a-dia de funcionários credenciados.
Os cartões de crédito são uma das formas mais populares de efetuar pagamentos. Isso porque, a maioria das pessoas já utiliza eles diariamente, então passar a usá-los no trabalho é algo natural.
Nas últimas décadas, as empresas incorporaram essa tecnologia de pagamentos nas operações diárias. Dessa forma, os funcionários simplesmente realizam o pagamento no cartão corporativo e seguem trabalhando, o que torna o processo muito mais eficiente.
Inclusive, os bancos também têm interesse que os gastos corporativos sejam realizados com cartões de crédito, uma vez que as taxas dos cartões representam grande parte da receita dos bancos.
Mas infelizmente, as instituições bancárias estão mais preocupadas em maximizar seus próprios lucros do que em facilitar o trabalho dos times financeiros, o que nos leva ao próximo ponto.
Problemas para o time financeiro
A grande verdade é que os cartões de crédito não foram inventados pensando nas operações diárias dos times financeiros.
Dessa forma, os problemas aparecem quando o processo de CONTROLE está completamente separado do processo de PAGAMENTO. Essa falta de comunicação entre ferramentas cria uma série de dificuldades para os controles financeiros – veremos a seguir.
1. Demora no fechamento dos balanços mensais
Como falado anteriormente, cada conciliação de cartão de crédito gera horas de trabalho para o setor financeiro no final do mês. Não se trata de trabalho complexo, mas continua sendo um trabalho necessário e demorado.
Isso acontece porque os cartões corporativos não estão conectados às ferramentas de controle internas da empresa. Na maioria das empresas a conciliação de cartão de crédito é feita manualmente, e por isso é tão demorada.
Muitas empresas consideram esse processo manual como algo inevitável. Nós discordamos, e nosso objetivo neste artigo é justamente mostrar que gerenciar gastos corporativos pode ser muito mais eficiente.
2. Dificuldade de controle de gastos
No caso dos cartões corporativos sem controles internos, a empresa fica vulnerável às possíveis irresponsabilidades de seus funcionários. Mesmo com funcionários de confiança, não é aconselhável dar acesso ilimitado aos recursos do negócio.
Então, para limitar os riscos, as empresas costumam dar cartões corporativos apenas a um seleto grupo de funcionários. Os cartões são distribuídos aos chefes de departamento, que por sua vez compartilham o cartão sempre que necessário.
Esse processo complica o trabalho do time financeiro, que fica sem saber os detalhes e contexto dos pagamentos. O chefe de departamento responsável pelo cartão muitas vezes também desconhece o contexto desses pagamentos, o que representa mais uma dificuldade para o controle de gastos.
3. Burocracia nos pagamentos do dia-a-dia
Outro ponto de atrito é o número de pessoas envolvidas em cada pagamento. Mesmo o pagamento sendo algo simples, há uma série de atividades relacionadas que geram muita burocracia. Cada pagamento envolve:
- O pagador, geralmente um funcionário operacional;
- O gerente, que deveria ser o pagador, e acaba tendo que revisar e aprovar cada gasto;
- O membro do time financeiro, responsável pelo controle de gastos das unidades de negócios;
- O contador, responsável por fechar todos os balanços ao final de cada mês.
Quando a empresa é pequena, geralmente há apenas um cartão controlado pelo responsável financeiro ou presidente. Conforme a empresa cresce o número de cartões também cresce.
Com o passar do tempo, o uso dos cartões se transforma em uma tarefa demorada e burocrática, um verdadeiro gargalo operacional. Como consequência da burocracia em efetuar despesas, funcionários encontram outras alternativas ou simplesmente evitam gastar.
A pessoa responsável por aprovar os gastos também sofre, pois precisa tomar decisões que não estão na sua competência.
Acredito que os desafios relacionados ao uso de cartões corporativos estão bem claros. Então, como vamos acelerar esse processo?!
Como conciliar despesas de cartão de crédito muito mais rápido:
Como já falado, a conciliação de despesas “tradicional” é um processo demorado, que gera uma série de retrabalhos e burocracias e, mesmo com tantos sacrifícios, não garante que 100% das despesas foram validadas.
Para o seu alívio, o Software de Gestão Inteligente da Payfy foi criado justamente para resolver esses problemas!
Para começar, cada transação tem seu próprio histórico, gerado automaticamente e facilmente acessível.
Em pouco tempo, você consegue ver quem realizou o pagamento, onde aconteceu, quem aprovou e se há recibo fiscal. No caso da conciliação de cartão de crédito, fica muito fácil identificar problemas caso eles existam.
Tudo isso acontece em tempo real.
Com os cartões corporativos “tradicionais”, se eu realizar uma compra no Starbucks, eu sei o que ocorreu, mas o time financeiro não saberá até que eu forneça algum tipo de relatório.
Em contraste, no caso de um cartão corporativo conectado à nossa plataforma, o time financeiro terá todas as informações relacionadas ao pagamento a partir do momento em que ele ocorreu.
Você nunca verá essas informações detalhadas em um cartão corporativo “tradicional”. Eles não foram criados para isso, mas os cartões da Payfy sim. Além disso, nosso sistema funciona da mesma forma para cartões virtuais, adiantamentos e reembolsos.
3 benefícios da conciliação de cartão de crédito com um Software de Gestão Inteligente
Aumentar a eficiência na hora de conciliar os cartões de crédito já é motivo suficiente para inovar na forma que essa gestão ocorre. Mas, para garantir, separei os principais benefícios que vão te deixar mais seguro em fazer essa mudança.
1. Clareza no rastreamento de recursos
Um dos maiores problemas de não ter uma gestão de despesas eficiente é a falta de “visibilidade macro” dos gastos que estão acontecendo dentro da empresa.
Quando o controle de despesas é bem planejado e executado, o time financeiro consegue mapear muitas mais oportunidades de melhoria.
Ou seja, o time financeiro fica mais habilitado a reconhecer despesas dobradas, desnecessárias ou padrões de gastos que podem indicar alguma oportunidade para a empresa.
2. Tomada de decisão inteligente
Esse benefício está diretamente relacionado ao anterior, afinal, com uma maior clareza das entradas e saídas de recursos da empresa – e com a possibilidade de cortar aquelas desnecessárias – é possível analisar a melhor maneira de investir esse dinheiro.
Portanto, o Software de Gestão Inteligente possibilita que a liderança da empresa pense em estratégias inteligentes para os gastos, como por exemplo, fazendo parceria com hotéis, restaurantes e fornecedores – ao invés de cada colaborador realizar a despesa de forma pontual e isolada.
3. Facilidade para realizar relatórios e previsões
Uma vez que os livros contábeis foram fechados, os próximos passos incluem relatórios e previsões para os próximos períodos.
Por isso, se a gestão de despesas está sendo realizada em conjunto com um software inteligente, tanto o relatório quanto às previsões futuras já estão prontas para os gestores.
Isso auxilia tanto a empresa quanto o time financeiro que tem a possibilidade de tornar esses processos mais eficientes.
Além disso, o software de gestão da Payfy, por exemplo, permite a exportação de relatório e integração com ERP’s via API, facilitando ainda mais a gestão de despesas.
Conheça a Payfy!
Agora que você conhece bem as vantagens de um Software de Gestão Inteligente, entre em contato conosco para tirar outras dúvidas e receber uma demonstração gratuita de nosso produto!
Founder & CEO da Payfy
