Através da tecnologia, empresas estão melhorando seus processos e tornando-se cada vez mais conectadas, eficazes e eficientes.
Porém, alguns processos corporativos ainda passam despercebidos mesmo contendo diversas falhas. Como por exemplo, os cartões de crédito da empresa que vamos tratar nesse post.
Esse modo de pagar por coisas no trabalho se tornou tão enraizado em todo o mundo que a maioria dos líderes de negócios simplesmente presume que está trabalhando da forma correta, e que não há espaço para melhorias.
Mas existe! Uma alternativa muito superior já está disponível: cartões pré-pagos de despesas empresariais. Neste artigo, exploraremos o que os torna diferentes e por que quase certamente são uma aposta melhor para o seu negócio.
O que são cartões de despesas corporativas?
Não se preocupe se você nunca ouviu falar deles antes. Passamos décadas usando os cartões de crédito tradicionais, a ponto de qualquer outra coisa parecer inconcebível. Mas os cartões de despesas são talvez a melhor ferramenta de gerenciamento de despesas que você pode ter.
Os cartões de despesas corporativas são pré-pagos, de débito ou, ocasionalmente, cartões de crédito virtuais para despesas comerciais que fornecem às empresas novos níveis de controle sobre os gastos. Em vez de compartilhá-los, cada funcionário tem o seu próprio, e cada pagamento está vinculado a esse indivíduo e ao orçamento de equipe apropriado.
A ideia geral é dar aos membros da equipe acesso aos fundos de que precisam, ao mesmo tempo em que dá visão aos gestores e mantém as equipes financeiras sob controle total.
Algumas características desses cartões:
- Limites únicos em cada cartão que podem ser definidos e atualizados por gerentes e equipes financeiras.
- Aplicativo e plataforma web para que as recargas possam ser feitas rapidamente e todas as informações possam ser visualizadas.
- Praticidade na prestação de contas – geralmente tirando uma foto do recibo da compra por meio de um aplicativo móvel.
- Regras, políticas e limites de uso pré-definidos.
Existem inúmeras vantagens e muitos bons motivos para usá-los (como veremos a seguir). Mas a diferença mais importante é simplesmente que, enquanto o cartão da empresa é compartilhado, perdido e facilmente mal administrado, os cartões de compra (ou cartões de despesas corporativas) têm cada um um proprietário e podem ser personalizados para atender às suas necessidades.
Quais são os benefícios dos cartões de despesas?
A maioria dos profissionais de finanças reconhecerá imediatamente por que essa nova tecnologia é tão interessante. Mas vamos aos detalhes do motivo pelo qual você deve estar entusiasmado.
1. Fácil acesso aos fundos da empresa
O objetivo de usar qualquer tipo de cartão da empresa é poder gastar quando chegar a hora. Mas o cartão de crédito clássico geralmente é reservado para poucos cargos de confiança. Todos os outros têm de pedir o cartão emprestado quando precisam comprar.
Os cartões de despesas são diferentes porque cada um pode ter os seus. Isso remove a angústia e a confusão sobre quem realmente tem o cartão em um determinado momento e libera os funcionários para serem mais produtivos.
Também é mais seguro, porque você sempre sabe exatamente quem fez cada pagamento, quando, por quê e garante que todo pagamento vai ter um comprovante.
E se você está preocupado que os gastos vão disparar imediatamente, o próximo ponto é para você.
2. Limites pré-definidos e políticas claras
Cada funcionário faz parte de uma equipe designada com seu próprio orçamento, regras e valores definidos de gastos pré-aprovados. Você pode optar por exigir a pré-aprovação aprovação antes de qualquer gastos ou apenas quando um funcionário deseja exceder um limite definido.
Por exemplo, cada funcionário aqui na payfy tem seu próprio cartão de empresa. Podemos fazer compras até um determinado valor por mês sem aprovação. Claro, ainda temos que fornecer um recibo e dar uma razão para cada pagamento, e a equipe de finanças pode bloquear todos os cartões a qualquer momento.
Os gerentes têm um valor definido um pouco mais alto (eles compram suprimentos para suas equipes e realizam muito mais reuniões fora do escritório) e, além disso, há orçamentos de equipe separados.
A ideia é que se deve confiar nos funcionários da payfy para tomar decisões inteligentes, e fazer solicitações formais para cada pequena despesa apenas cria um gestor entediante.
A exceção a este valor definido é para viajantes. Obviamente, se você está regularmente fora do escritório, provavelmente precisará de um pouco mais. Assim, seu gerente pode aumentar o valor pré-aprovado para corresponder a suas necessidades, por exemplo.
E o que essa tecnologia aliada ao meio de pagamento significa? O fim de um dos piores processos do mundo dos negócios: relatórios de despesas!
3. Não há necessidade de relatórios de despesas
Já mencionamos as frustrações que vêm com os cartões de crédito corporativos. Mas talvez ainda pior sejam as dores de cabeça para aqueles que não têm acesso a eles em primeiro lugar.
Ao viajar, os funcionários em todo o mundo são forçados a gastar seu próprio dinheiro e esperar o reembolso. Isso geralmente ocorre por meio do processo de relatório de despesas, um vício que a maioria das empresas ainda não encontrou uma maneira de sair.
Como já escrevemos várias vezes, os relatórios de despesas não funcionam para ninguém. Os funcionários os odeiam, eles criam uma quantidade enorme de burocracias e tendem a gerar custos ocultos para a empresa.
Assim, ao dar aos membros da equipe acesso aos fundos desde o início, você pode eliminar completamente as solicitações de reembolsos, e os relatórios manuais de despesas.
4. Dados em tempo real para equipes financeiras
Outra grande desvantagem dos relatórios de despesas e dos cartões de crédito da empresa é a falta de transparência. As equipes financeiras muitas vezes não sabem quanto foi gasto um mês ou mais após o pagamento.
E os cartões compartilhados da empresa não são muito melhores. Mesmo se você monitorar de perto as declarações de crédito, os pagamentos pendentes e recorrentes podem ser processados mais tarde, quando você menos espera. Como resultado, é incrivelmente difícil manter o controle dos orçamentos.
Já os cartões de despesas corporativas pré-pagos registram todos os pagamentos no momento em que você os efetua. (Além da aprovação gerencial e do comprovante de compra.) Assim, o financeiro pode ver todos os gastos da empresa a qualquer momento, divididos por equipe, categoria de despesas, recibos pendentes e muito mais.
Você não precisa gastar horas reconciliando pagamentos apenas para ter informações precisas. Está tudo lá sempre que você precisar.
Eles são os melhores cartões para despesas comerciais?
Tendo visto os principais benefícios dos cartões de despesas empresariais, ainda precisamos definir o que os torna diferentes dos cartões de crédito empresariais que você usa hoje.
Status quo – o cartão de crédito da empresa
Uma vez que exploramos todos os benefícios empolgantes dos cartões de despesas corporativas acima, é bastante seguro presumir que os cartões atuais da empresa não oferecem nenhuma dessas mesmas vantagens. O cartão da empresa é basicamente uma cópia dos nossos cartões de crédito pessoais, mas em nome da empresa ou CEO. Como resultado, faltam muitas das coisas de que as empresas realmente precisam.
Esta é a situação típica:
- A empresa possui 3-5 cartões. O CEO tem um, o gerente do escritório tem outro e alguns outros gerentes ou líderes de equipe também.
- Sempre que alguém precisa pagar por algo (pessoalmente ou online), eles têm que vir a uma dessas pessoas e perguntar. Isso parece bom em teoria, mas na verdade é uma barreira à eficiência(se as pessoas-chave estão ausentes, ninguém pode pagar). Além do risco em se compartilhar dados do cartão e da dificuldade de prestação de contas.
- Depois que o pagamento é feito, o gastador precisa se lembrar de enviar um recibo ao gerente do escritório ou à equipe financeira. Eles podem até mesmo entregar um pessoalmente. A equipe financeira também deve anotar quem pagou e por quê, e quem autorizou o pagamento. Tudo isso é feito manualmente.
- No geral, este é um processo que dá a ilusão de controle. Se eu for o detentor dos cartões, posso garantir que ninguém os toque de forma inadequada.
Mas, na prática, gerentes e CEOs estão ocupados demais para controlar os pagamentos de maneira adequada. Mais provavelmente, eles apenas entregam o cartão, confiando que tudo correrá bem. E embora seus funcionários provavelmente sejam confiáveis, isso não significa que eles entendam a política de despesas da empresa e farão a coisa certa.
Mais importante ainda, a menos que os gerentes mantenham registros extremamente disciplinados de cada pagamento que aprovam, as coisas vão escapar e se perder na bagunça. É garantido!
A solução moderna – cartões pré-pagos de despesas
Este é o ponto exato de impasse para o qual os cartões de despesas foram criados. Em vez de compartilhar dois ou três cartões da empresa pelo escritório, você pode dar a cada funcionário seu próprio cartão.
Aqui está o que torna esses cartões diferentes:
- Eles não estão conectados à conta bancária da empresa. Em vez disso, você carrega dinheiro em uma wallet central a qual todos os cartões são conectados.
- Cada cartão tem seu próprio limite. Isso pode ser definido (e alterado a qualquer momento) por quem controla a plataforma – gerentes, um líder financeiro ou o CEO.
- Cada cartão pertence a uma pessoa ou equipe. Nunca há dúvida de quem gastou o quê, ao contrário do cartão da empresa. Você sabe quem fez uma compra e eles podem até registrar o motivo da compra ao efetuar um pagamento.
- As aprovações são integradas. Alguns membros da equipe não têm permissão para gastar um centavo sem aprovação. Outros, como gerentes, podem ter alguma liberdade. Os cartões pré-pagos permitem definir essas regras para cada cartão individual. E quando a aprovação é dada, ela é registrada na plataforma em tempo real.
- Os recibos são armazenados facilmente. A melhor hora para salvar um recibo é no segundo em que o pagamento é feito. Os bons cartões pré-pagos vêm com um aplicativo para smartphone que permite aos membros da equipe tirar uma foto do recibo e salvá-la ao lado do pagamento que acabaram de fazer. Portanto, a reconciliação de despesas é basicamente feita para você.
- Os cartões pré-pagos de despesas empresariais são projetados para resolver todos os maiores problemas dos cartões de crédito empresariais: segurança, rastreabilidade e conveniência. Para um gerente de escritório ocupado, essa pode ser a mudança de que você precisa.
Capacite os membros da equipe e liberte-se
O objetivo dessa tecnologia é permitir que todos os funcionários façam os pagamentos que precisam. Se eles precisarem de um novo teclado ou tela de computador, ou se alguém estiver planejando um almoço de negócios para um cliente especial, você não precisa fazer parte disso.
Os funcionários têm as ferramentas de que precisam para pagar com segurança e todas as compras são registradas no momento em que são feitas.
É um sistema mais flexível, mas também mais seguro.
Você acaba fazendo menos tarefas burocráticas e não precisa ser responsável por cada pequena coisa que acontece no escritório.
Esse é o tipo de equilíbrio que permite que gerentes de escritório, gerentes e CFOs executem locais de trabalho de alta performance com colaboradores felizes.
