Cartões, Gestão de gastos

Cartão de Viagem: unifique os gastos da sua empresa através do cartão pré-pago

Veja porque o cartão de viagem pré-pago, com software de gestão integrado, está dando mais segurança e controle para as empresas nas viagens corporativas

Fazer gestão de despesas com cartão de viagem é uma tarefa bastante complexa para qualquer time administrativo financeiro. Afinal, são compras diversas, com custos variados, realizadas por colaboradores de diferentes equipes, setores e assim por diante.

O que, infelizmente, muitas empresas ainda desconsideram que as ferramentas evoluíram com as novas tecnologias, e hoje utilizar um cartão pré-pago pode ser o ponto de virada para uma gestão financeira estável e eficaz na sua empresa.

Quer entender mais a fundo como substituir todos os “vales” da sua empresa por um sistema único de gastos com software inteligente para a gestão? Fica nesse post comigo!

Como funciona um Cartão Viagem Corporativo?
Como unificar as despesas corporativas através do Cartão de Viagem Pré-Pago;
Por que utilizar um software de gerenciamento integrado ao cartão?
Importância da Política de Despesas para Viagens Corporativas;

Como funciona um Cartão de Viagem Corporativo?

Dentro de grandes empresas é comum que exista uma rotina de viagens entre seus funcionários, seja para visitar clientes; participar de cursos, palestras, workshops; visitar as franquias; viajar para analisar a viabilidade de uma nova sede naquele local, etc. …

Ou seja, independente do objetivo da viagem todas as despesas do funcionário deverão ser custeadas pelo empregador (empresa), desde que estejam dentro da política de despesas da empresa – falaremos sobre isso um pouco adiante.

No entanto, não existe uma única forma para uma empresa realizar o pagamento das viagens corporativas, algumas opções são:

Reembolso;
adiantamento;
cartão viagem pós-pago;
cartão pré-pago de viagem;
vale viagem…

Ou seja, é aqui que entra o cartão de viagem, que não é nada mais do que um método de pagamento para todas as despesas envolvidas em uma viagem corporativa.

Mas então porque estamos falando tanto dele? Por que além da facilidade para o colaborador realizar suas despesas, essa modalidade integra todos os gastos da sua empresa. Continua comigo que vou te explicar tudo sobre isso!

Como unificar as despesas corporativas através do cartão de viagem pré-pago

Uma pesquisa realizada pela Global Business Travel Association (GBTA), acerca de reembolso e relatório de despesas corporativas, apontou a grande perda de recursos ao longo desses processos.

Também segundo o estudo da GBTA, empresas ao redor do mundo gastam, por ano, uma média de meio milhão de dólares e 3.000 horas corrigindo erros em relatórios de despesas.

Ou seja, facilitar e otimizar esses processos, torna-se essencial para a evolução e sustentabilidade da empresa.

Porém, o que acontece na maioria das empresas é que para cada um desses tipos de gastos, existe uma forma diferente de controle – e isso gera uma enorme bola de neve!

Por que utilizar um software de gerenciamento integrado ao cartão?

Em teoria, uma vez definida as prioridades de gasto e limites da empresa, basta que o colaborador controle tudo o que é gasto por ele e depois repasse isso aos responsáveis pelo controle.

Contudo, na hora da prática esse processo nunca é assim tão simples… Quando a empresa decide adotar uma política que envolve reembolso após as viagens, por exemplo, os problemas começam a aparecer pelo caminho:

As notas fiscais, necessárias para a comprovação dos gastos, são facilmente perdidas, amassadas e as informações ali desaparecerem com o tempo (a tinta apaga);
É comum em locais um pouco mais remotos que os estabelecimentos não entreguem nota fiscal pelas compras – ainda que seja obrigatório por lei;
As empresas costumam fazer essa gestão através de planilhas que são atualizadas manualmente, por isso é muito comum que ocorram erros na inserção dos dados e/ou de cálculo.

Aqui entra a dúvida de muitas empresas: “Como eu posso dar autonomia para os meus funcionários, mas garantir centralização no controle de gastos e otimizar essa gestão?”.

Então vem comigo que nesse post vou apresentar a solução para os gastos da sua empresa – desde o cartão viagem à assinaturas de cursos para o seu time!

Segurança para gastar nas viagens corporativas

Dentre as opções de pagamento que as empresas possuem para as viagens corporativas, o cartão de viagem se mostra ser o mais benéfico para empresa e colaboradores.

Isso se dá pela maior facilidade do processo como um todo, afinal, são deixados de lado os relatórios de reembolso, a coleta de notinhas e o operacional constante de atualizar as planilhas.

Por isso, investir em uma parceira em gestão de gastos corporativos, como a Payfy, garante eficiência na sua empresa.

Além de cartões, oferecemos para os nossos clientes um software de gestão integrado que oferece ainda mais segurança para as empresas e suas equipes.

Algumas funcionalidades da Payfy que vão trazer mais segurança para o seu negócio:

Possibilidade de criar cartões virtuais (ilimitados) para compras online, assim os dados do cartão físico do colaborador ficam seguros e caso haja alguma tentativa de hackeamento o cartão virtual pode ser excluído imediatamente;
Aprovação, negação, e solicitação de orçamento, em tempo real;
Anexação de comprovantes/notas fiscais;
Bloqueio do cartão em caso de perda e/ou roubo;
entre outros…

O melhor é que todos os exemplos citados são ações simples e que podem ser realizadas pelos seus gestores e colaboradores através do nosso aplicativo. Ações instantâneas, gerenciamento em tempo real: sem burocracia, sem complicação.

Importância da Política de Despesas para Viagens Corporativas

Cartões corporativos para viagens também servem para compras e benefícios muito além da própria viagem. Afinal, em meio a uma viagem é necessário pagar por hospedagem, alimentação, traslados, jantares com clientes, além de imprevistos em geral.

Por isso, é importante que a empresa tenha em mente que todas as viagens a negócios precisam ser planejadas. Sem planejamento e uma política de viagens clara, a empresa corre o risco de acabar tendo prejuízo – além de que talvez o colaborador tenha uma experiência ruim.

Com isso em mente, faz parte da política de viagens corporativas a necessidade de segmentação bastante clara a respeito do que está sendo gasto, do que é permitido e também de qual projeto, equipe ou centro de custo aqueles valores fazem parte.

Por exemplo, imagine que para determinada viagem uma pessoa do time de vendas da sua empresa precisará se deslocar de avião. Lá ele ficará em um curso de 3 dias e terá mais outros 3 dias voltado para reuniões de negócios.

Então, para maior facilidade e visto quanto custaria outras opções, é decidido que será alugado um carro, assim ele pode se deslocar de um lado para o outro da cidade com mais rapidez.

Concluindo, além do valor do curso, esse funcionário realizou despesas relacionados à:

passagens de avião de ida e volta;
hospedagem;
alimentação;
aluguel do carro;
gasolina…

Ou seja, o que é responsabilidade dele ou do contratante precisa estar claro e muito bem definido previamente pela empresa. Prevendo, inclusive, quais os limites de gastos para cada um dos itens necessários.

Através da gestão unificada, após cada despesa com o cartão pré-pago, a pessoa pode entrar no nosso aplicativo e classificá-la instanteneamente dentro de carteiras digitais específicas para isso.

Então, em um único lugar, fica mapeado tudo o que foi gasto, quando, onde, de qual projeto ele faz parte e a qual centro de custo ele pertence.

Facilitando a vida, né?

Tire todas as dúvidas sobre a Payfy

Como empresa sabemos que todas as decisões precisam ser tomadas com muita calma e embasamento, por isso, se a Payfy chamou atenção para ser a solução de gastos da sua empresa, fique a vontade para contatar nosso time de vendas.

Entrando em contato com um consultor você pode perguntar a fundo sobre os nossos produtos, como o software funciona, quais as possibilidades de integração e tudo o mais!