A ajuda de custo home office cresceu muito com a pandemia, mas como as empresas calculam e realizam esse pagamento?
O home office já vinha se popularizando nas últimas décadas, e com a pandemia da covid-19 as empresas aumentaram muito a adoção desse modelo de trabalho.
Em 2022, com a maioria da população brasileira já vacinada, as empresas passaram a adotar o modelo híbrido (parte presencial, parte remoto) enquanto outras definiram que seguirão totalmente remotas daqui em diante.
Porém, novas formas de organização de trabalho exigem atenção por parte das empresas em relação aos direitos trabalhistas e benefícios dos colaboradores. Além, claro, da organização administrativa da companhia que precisa atentar-se à gestão a partir de diferentes perspectivas.
Nesse contexto, caso as empresas adotem o trabalho remoto, não são mais necessários benefícios como o vale-transporte, por exemplo. Por outro lado, a empresa deve ajudar com custos de infraestrutura para que o funcionário tenha o mesmo conforto em casa que teria no escritório.
Ou seja, há uma redução de gastos no local de trabalho – como luz e internet que passam a ser pagos totalmente pelo colaborador, uma vez que ele estará 100% em casa. Sendo assim, a ajuda de custo não é benefício e sim uma despesa da empresa.
Esses pagamentos podem ser feitos de inúmeras formas, como reembolso ou adiantamento, por exemplo. Contudo, vale lembrar que ambas as formas geram muito trabalho e acabam gastando até mais recursos.
Por isso, grande parte das empresas opta por utilizar cartões pré-pagos e sistemas de gestão automatizados.
Mas antes de nos aprofundarmos nas ferramentas, precisamos entender o que está previsto na lei trabalhista quanto a isso.
O que a lei diz sobre a ajuda de custo no home office?
A lei nº 13.467 na reforma trabalhista em 2017 classificou o trabalho prestado fora das dependências do empregador como “tele trabalho”. Esse termo, apesar de diferente, é utilizado para indicar o que chamamos hoje de “trabalho home office”.
De acordo com o art. 2º da CLT, o empregador tem a obrigação de custear as despesas do seu negócio. Sendo assim, quando o colaborador exerce a profissão de maneira remota, e tem custos para realizar o trabalho, a empresa deve arcar com esses custos.
Porém, muitas empresas ficam em dúvida sobre quais despesas devem ser custeadas pela organização. Segundo o artigo 75-D da CLT as determinações são as seguintes:
“As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito.”
Em outras palavras, mesmo com o amparo da lei, empresa e funcionário devem acordar quais serão os custos bancados pela empresa e, isso tudo precisa estar formalmente registrado e assinado por ambas as partes.
Como calcular a ajuda de custo?
Há duas despesas principais que protagonizam todo o cálculo de ajuda de custo home office: energia elétrica e internet. Porém, como mencionamos anteriormente, isso pode variar dependendo do acordo que foi feito entre empresa e colaborador.
É importante ressaltar que essas contas não são totalmente pagas pela empresa, por isso é importante entender como calcular o valor corretamente, evitando prejuízos.
No caso da energia elétrica, por exemplo, as empresas normalmente levam em conta apenas os aparelhos utilizados durante a jornada de trabalho home office. Veja só:
Energia elétrica
Você precisa ter a média das potências dos aparelhos que os colaboradores estão utilizando para trabalhar (notebooks ou computadores de mesa) — que geralmente é calculado em quilowatts (kW).
A potência média do aparelho deve ser multiplicada pelo número de horas que o dispositivo é utilizado durante 1 dia trabalhado, em seguida, deve-se multiplicar o resultado pelo número de dias trabalhados no mês. Por fim, multiplica-se o resultado pelo preço do quilowatt-hora da rede elétrica.
Ou seja:
Valor da ajuda de custo mensal referente à energia elétrica de 1 aparelho =
(potência média) x (horas da jornada) x (dias do mês) x (preço da energia)
Internet
A internet fixa pode ser calculada com base no uso dos funcionários. O valor do contrato mensal da rede será dividido em jornada de trabalho e uso pessoal, cabendo à empresa o pagamento de todo consumo durante a jornada de trabalho dos funcionários.
Em alguns casos, quando for necessário que o colaborador utilize a internet móvel, ela pode ser calculada com base no consumo médio de dados de cada tarefa (como envio de emails, baixar aplicativos, fazer pesquisas, etc).
Equipamentos
Além disso, vêm sendo muito discutido a necessidade de que as despesas de home office inclua também todos os equipamentos necessários para o colaborador realizar a função, como, por exemplo:
- mouse;
- teclado;
- monitor extra e/ou suporte para notebook;
- cadeira;
- plano de celular/telefone;
- pacote office;
- outras assinaturas;
- etc.
Em muitos outros casos, é responsabilidade do empregador fornecer os fones de ouvido, headsets, celular e notebook para os seus colaboradores realizarem suas funções apropriadamente – até mesmo pelas especificidades de cada cargo.
Como pagar a ajuda de custo home office?
Agora que você sabe como funciona a ajuda de custo para colaboradores em home office, é importante pensar sobre como a sua empresa fará o pagamento e controle dessa despesa. Existem diversas possibilidades, mas antes de escolher por uma delas, entenda os detalhes de cada uma.
Opções como reembolso ou adiantamento são comuns, entretanto elas acabam gerando bastante retrabalho. Isso porque os processos de controle de reembolso e adiantamento são manuais e demorados.
No caso do reembolso, por exemplo, o funcionário teria que pagar de seu próprio bolso o custo de todas as contas, depois comprovar quais os valores de fato utilizou, enviar os comprovantes (que nem sempre são guardados), além de abrir precedentes para valores muito diferentes entre um funcionário e outro.
O adiantamento das despesas possui os mesmos problemas. Afinal, com tantas notinhas, informações e diferentes formas de controles necessárias para realizar esses procedimentos, a chance de ocorrer erros é altíssima.
Para se ter uma ideia, segundo o estudo da GBTA, empresas ao redor do mundo gastam em média cerca de meio milhão de dólares e 3.000 horas por ano corrigindo erros em relatórios de despesas.
Pagamento da ajuda de custo home office com cartões pré-pagos e sistema de gestão com aplicativo integrado
A grande facilidade do cartão pré-pago corporativo é o fato dele permitir que a empresa defina um valor fixo de gastos e benefícios para o funcionário, através de um único sistema.
Atualmente existem sistemas que permitem que a empresa divida as despesas em “carteiras” dentro do aplicativo, assim todos os benefícios e ajudas de custo que a empresa dá ao colaborador ficam centralizados.
Além de facilitar para quem irá utilizar o cartão, esse método garante que todo o controle financeiro seja feito em tempo real pelos gestores de cada setor.
Não seria ótimo se pudéssemos eliminar a burocracia tradicional dos processos financeiros (como reembolsos e adiantamentos de despesas), e substituí-los por processos modernos e automatizados?!
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Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
