Gestão de gastos

Viagens corporativas: como unificar as despesas de viagem em um só sistema

Veja como categorizar e gerir os gastos de viagens corporativas – como hospedagem, traslados, alimentação… -, e porque contar com um software de gestão inteligente

As viagens corporativas podem até ser empolgantes para quem está nela, mas para o setor financeiro é uma confusão, afinal, é gestão de passagem aérea, hotel, traslados, combustível, alimentação, uber/táxi e por aí vai…

Além disso, após 2 anos em pandemia muitas empresas estão retomando agora essa dinâmica ou estão entrando pela primeira vez no mundo das viagens à negócios.

Segundo a Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas (Abracorp), o setor brasileiro de viagens corporativas faturou R$ 869 milhões em março deste ano, montante apenas 2% menor quando comparado a 2019 – quando o valor chegou a R$ 890 milhões.

Ou seja, para que sua empresa volte contudo com as viagens e não seja baseada em uma enxurrada de notinhas – algumas faltando, outras “sem dono” -, gastos extras não contabilizados, e etc… nós vamos abordar nesse post:

Categorização de gastos/despesas corporativas
Categorização dos gastos em viagens corporativos
Política de despesas de viagens
Unificação da forma de pagamento de viagens corporativas e do ambiente de compra
Limite de transações sem comprovação / digitalização de notinhas

Boa leitura!

Categorização de gastos corporativos

Toda empresa possui gastos corporativos, sendo esse um conjunto de custos e despesas que uma empresa realiza, portanto, é importante ter em mente o que cada um irá representar e como devem ser categorizados para garantir uma boa gestão.

Os custos são aqueles que de alguma forma irão entregar o produto final da empresa – como a compra de matéria prima, contas de água/luz/internet, mão de obra, embalagens, manutenção, e por aí vai…

Já as despesas estão relacionadas à manutenção do negócio e administração da empresa, ou seja, aqueles gastos com equipamentos para o escritório, salários administrativos, aluguel e gastos com viagens, por exemplo.

Além disso, o financeiro pode levar em conta quais desses gastos são fixos e quais são variáveis, assim, é possível realizar orçamentos e projeções alinhados com a realidade da empresa.

Dentro desses gastos pode haver categorizações, como:

Gastos com equipe;
com projetos;
por centros de custo;

Dessa maneira, contando com diferentes categorias, a gestão de gastos mapeia não só quanto foi gasto, mas onde (centro de custo – marketing, vendas, marketing de parceiros…), por quem (realizador final da compra) e com qual finalidade (projeto, viagem de clientes, equipamentos para um novo colaborador…).

Esses gastos podem ser feitos através de adiantamento ou reembolso de despesa ou através de cartões corporativos – cartões que contam com software de gestão integrado se tornam a melhor alternativa devido a otimização de gestão que traz para os gestores financeiros.

Categorização dos gastos em viagens corporativas

Comentamos acima sobre custo e despesa, gastos fixos/variáveis e categorias de gasto de forma mais ampla. Portanto, agora podemos deixar as viagens corporativas classificadas como uma das despesas – e que precisam ser bem geridas pelo time financeiro.

Na hora de planejar uma viagem corporativa é importante olhar profundamente todos os gastos que estão envolvidos, levando em consideração:

passagens;
alimentação;
hospedagem;
uber/táxi;
compras;
etc…

Não é necessário criar inúmeras categorias – pois assim voltamos para a estaca zero onde esses dados não ficam agrupados -, mas deve-se categorizar o suficiente – e de forma realista -, afinal, esses gastos servirão também para boas projeções e orçamentos futuros.

Limite de transações sem comprovação / digitalização de notinhas

Perder as notinhas durante viagens corporativas é um clássico. Também, em meio aos afazeres, bilhetes e horários fica difícil anotar e guardar as notinhas de cada compra.

Algumas empresas ainda optam por limitar a quantidade de compras em viagens que não exigem prestação de contas, mas para isso precisa haver um sistema de pagamentos gerenciáveis.

Mas o que é um sistema de pagamentos gerenciáveis?

Existem cartões de crédito corporativo que disponibilizam junto ao seu produto um software de gestão inteligente integrado, ou seja, todos os gastos dos cartões são registrados dentro do sistema e permite que os gestores acompanhem tudo em tempo real.

A Payfy é um desses sistemas que, junto aos nossos cartões, traz uma gama imensa de benefícios para a sua empresa. Nosso sistema permite:

definir regras de gastos – pagamentos e/ou saques -;
alteração de limites;
criação de cartões virtuais;
acompanhamento de gastos em tempo real;
aprovação ou bloqueio de um gasto realizado no cartão;
e claro, exportação de relatórios completos – permitindo também integração com ERPs via API.

Unificação da forma de pagamento de viagens corporativas

Quem trabalha no time financeiro sabe como é a gestão de despesas: um paga no débito, outro no crédito, outro pede reembolso, uns recebem adiantamento… a lista de possibilidades é longa!

Por isso, o melhor a se fazer é garantir uma unificação e centralização de pagamento dessas despesas.

Sabemos que os cartões de crédito corporativo estão no mercado há um tempo, mas hoje estão contando ainda com sistema de gestão integrado.

A Payfy, por exemplo, além de oferecer cartão de crédito corporativo, possui a modalidade de cartão pré-pago e também permite a criação de cartões virtuais.

Utilizar um software de gestão inteligente é uma maneira de garantir relatórios completos ao fim do mês e ter todo o movimento de cartões visível dentro do APP – zero preocupações com notinhas.

Através do APP da Payfy os gestores conseguem acompanhar todas as movimentações de forma detalhada e em tempo real – otimizando o trabalho deles -, afinal, as planilhas já não são a melhor opção para gerir esses gastos.

Portanto, unificar a forma de pagamento de todos os funcionários e manter a gestão em um só sistema traz inúmeros benefícios para quem viaja e para os gestores financeiros.

Como unificar o ambiente de compra?

Além disso, muitas empresas tentam manter as compras em uma só agência de viagem ou aplicativo. Isso pode se dar por diferentes motivos, mas sabemos que um deles é devido a confiança no estabelecimento para usar o cartão.

Com cartões corporativos como a Payfy, é possível realizar compras online em cartão virtual, por exemplo, dessa forma os dados não ficam salvos em nenhum dispositivo e podem ser apagados logo em seguida.

Por isso, mesmo que as compras sejam em empresas distintas, todas essas compras ficarão centralizadas através do software de gestão integrado.

Política de despesas de viagens

Mas como delimitar esses gastos e garantir que os colaboradores estão gerando despesas com o que é necessário? Aqui entra a Política de Despesas de Viagens.

Provavelmente já existe dentro da empresa Políticas de Reembolso e Adiantamento de despesas, por exemplo, mas as viagens são uma despesa com várias outras dentro.

Por isso é importante que exista um documento oficial com diretrizes sobre o que está ou não incluso dentro das viagens corporativas e também como esses gastos devem ser realizados.

Para a criação desse documento é necessário, no mínimo, definir os pontos mencionados acima – categorização de gastos e de gastos com viagens corporativas -, desenhar um processo e comunicar esse documento para toda a empresa – ou ao menos para os funcionários que viajam.

Além disso, as planilhas já não são a melhor opção para gerir esses gastos.

Utilizar um software de gestão inteligente é uma maneira de garantir relatórios completos ao fim do mês e que todo o movimento de cartões estará visível dentro do APP – zero preocupações com notinhas.

Busque um software de gestão para viagens corporativas ou conheça a Payfy agora

Se você ainda não possui um software de gestão e ficou interessado(a) na dica acima, então que tal entender mais a fundo sobre os cartões corporativos da Payfy?

Outras vantagens da integração com um Software de Gestão de Despesas Corporativas como a Payfy, além do fato de não envolver burocracias bancárias, é por permitir através do APP: