A tecnologia e os softwares de despesas corporativas trocaram os processos de reembolso e adiantamento
Nenhuma equipe financeira gosta de ficar presa em processos antigos e desgastantes como as despesas corporativas de reembolso e adiantamento.
Sabemos também que essa tarefa não irá deixar de existir dentro de uma empresa, por isso é muito importante buscar tecnologias que estão a nosso favor.
Para te ajudar a entender mais sobre reembolso e adiantamento de despesas, esse post aborda:
- Adiantamento de despesas
- Política de Adiantamento de Despesas;
- Novas soluções para adiantamento de despesas.
Boa leitura!
Adiantamento de Despesas
O adiantamento de despesas, assim como o nome sugere, é o processo de antecipar o custo de uma despesa corporativa – mas isso não significa necessariamente menos trabalho.
Dentro do processo de adiantamento ainda deve-se coletar recibos e notas fiscais para que o setor financeiro contabilize as despesas.
Além disso, é necessário que o funcionário devolva a diferença de custo para a empresa ou, em casos de gasto extra, que haja reembolso para o funcionário.
Contudo, realizar o adiantamento de despesas em conjunto com inovações tecnológicas pode trazer inúmeras vantagens!
Softwares para gestão de gastos corporativos, como a Payfy, são os maiores aliados do time financeiro, afinal, ele possibilita a automação de diversos processos operacionais ligados às despesas de funcionários.
Algumas vantagens:
- Gestão na palma da mão através do nosso APP;
- Digitalização de notinhas;
- Cartões pré-pagos físicos e virtuais;
- Gestão e acompanhamento de gastos em tempo real;
- entre outras.
Política de Adiantamento de despesas
Assim como no reembolso de despesas, é necessário a criação de uma política interna para o adiantamento de despesas. Isso cria uma padronização do processo, o que evita confusão entre colaboradores e eventuais “problemas” para o time financeiro.
É importante que esse documento contenha:
- quais tipos de despesas que podem ser adiantadas;
- quais custos serão cobertos;
- criação de um formulário – ou outro meio – para solicitação de adiantamento;
- como é processo de reembolso ou devolução;
- forma de pagamento dos montantes;
- entre outras – vale pensar a fundo sobre a realidade da empresa.
Como já falado, essas diretrizes evitam erros e desgastes dentro da empresa, contudo, para serem seguidas essas diretrizes internas precisam ser divulgadas.
Portanto, é necessário que a política de adiantamento de despesas seja divulgada, explicada e passada para todos os colaboradores.
Você pode montar materiais e realizar comunicações didáticas, assim os colaboradores entendem as diretrizes e podem tirar dúvidas caso surjam.
Novas soluções para adiantamento de despesas corporativas
Quando falamos sobre o que é “ultrapassado” ou “inovação” no meio corporativo, nada mais é do que pensar sobre a maneira que estamos utilizando as ferramentas dispostas hoje para realizar os processos que uma empresa exige.
Algumas responsabilidades do departamento financeiro, como reembolso e adiantamento de despesas, hoje já podem ser feitas de forma mais útil para o time e a empresa.
Com uma solução como a Payfy, além de realizar os adiantamentos com um cartão pré-pago corporativo – evitando dinheiro em espécie, ou transferências bancárias -, também elimina-se o processo de reembolso dentro da sua empresa.
Sistemas de gestão de adiantamento e reembolso
O cartão pré-pago corporativo já está sendo bastante utilizado hoje e se trata de uma modalidade de pagamento onde existe um saldo já previamente definido dentro do cartão que o colaborador poderá usar durante sua viagem, por exemplo.
Isso torna o processo de adiantamento de despesas muito mais prático e seguro, pois é possível que o gestor tenha acompanhamento em tempo real através do nosso aplicativo, além de poder aumentar o limite do colaborador a qualquer momento que for necessário.
A Payfy também permite em seu aplicativo a anexação aos gastos, ou seja, é possível colocar diretamente no gasto o recibo ou nota fiscal da compra. Isso faz com que o financeiro tenha uma contabilidade mais segura e com menos burocracias.
Portanto, o processo tradicional de recolher notinhas e fazer acompanhamento através de planilhas sai das demandas do time financeiro. Utilizando nosso software você realiza a exportação completa de relatórios, além de permitir a integração com ERPs via API.
A solução de gastos que sua empresa precisa
A Payfy está com você além do operacional! Outra vantagem da integração com um Software de Gestão de Despesas Corporativas como a Payfy, é não envolver burocracias bancárias.
Através do aplicativo é possível:
- alterar o limite dos seus colaboradores;
- criar um cartão novo sem solicitar aprovação;
- bloquear o limite de algum cartão;
- criar limites independentes para cada colaborador;
- entre outras.
Entre em contato com o nosso time de vendas e tire suas dúvidas em relação ao nosso produto. Tenho certeza que você encontrará a solução que procura!
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
