Para quem busca simplificar e otimizar a gestão financeira no que diz respeito a gastos de colaboradores, uma boa solução é o cartão corporativo para funcionários. Trata-se de uma ótima inovação que vem sendo adotada por várias empresas ultimamente, em busca de maior transparência no controle de despesas.
Com ele, é possível ter um controle mais efetivo e uma série de outros benefícios importantes. Então, a empresa garante um suporte consistente ao crescimento e consegue se manter saudável e forte no mercado.
Tem dúvidas sobre o assunto? Aproveite que hoje vamos esclarecer todas elas com este artigo prático e completo! Acompanhe.
O que é cartão corporativo?
O cartão corporativo é uma estratégia muito usada no setor público, para governantes, por exemplo. No setor privado, é uma tendência. Basicamente é um cartão que concentra gastos necessários para um cargo, de modo que seja mais fácil para a empresa fazer essa gestão e esse controle.
Pense, por exemplo, em uma viagem corporativa, custos com almoços e momentos de interação com clientes, gastos com home office ou ainda gastos com compras de fornecedores. Tudo isso pode ser devidamente gerenciado, sem que desconte do colaborador (o que seria inadequado).
Ou seja, o colaborador dispõe de um cartão para arcar com custos relacionados ao trabalho e não precisará gerenciar esses gastos. A própria empresa já integra o que foi usado em sua análise interna das finanças.
Quando não se tem um cartão corporativo para funcionários, o cenário tende a ser mais confuso. Geralmente, o colaborador precisaria pagar tudo e, depois, solicitar reembolso para a companhia. Isso, porém, geraria uma burocracia a mais para gerenciar e tornaria tudo mais difícil.
Um erro humano na contabilização dos gastos pode gerar informações faltantes no controle financeiro. Então, teremos ruídos na gestão e problemas sérios que podem levar a outros problemas em cadeia.
O cartão corporativo é uma solução para isso. Simplifica o acesso a recursos importantes e pode ser gerenciado de perto pela própria empresa, de modo a evitar essa duplicação de informações, trabalho manual cansativo e mais.
Quem pode usar o cartão corporativo?
Qualquer empresa que tenha um CNPJ pode dar entrada em um processo de abertura de cartões.
Já dentro da empresa, qualquer funcionário pode ter acesso ao cartão. A ideia é que todas as pessoas que precisam fazer esse tipo de pagamento especial, os que são em nome da empresa, tenham um cartão.
Vantagens de um cartão corporativo para funcionários: entenda
Já até comentamos brevemente sobre as vantagens, mas vamos aprofundar melhor neste tópico.
Gastos pessoais separados dos profissionais
Isso é muito importante. Se é mandatório para empresas iniciantes que os gestores tenham um controle para evitar misturar gastos pessoais de profissionais, também é um mandamento implícito que empresas de médio/grande porte ajudam seus colaboradores a gerenciar isso.
Ou seja, o cartão corporativo para funcionários previne que as pessoas tenham que fazer gastos da empresa no próprio nome, como compras de insumos, produtos de estoque ou pagar viagens. Tudo isso será feito pelo cartão da empresa, com maior transparência.
Maior controle com contas
Substituir gastos aleatórios dos funcionários por um cartão corporativo é trocar uma solução um tanto desorganizada por uma gestão profissional, segura, consciente.
O cartão oferece maior controle das contas, dos pagamentos e das despesas, de modo que a empresa consiga a transparência que precisa para seu balanço.
Melhorias na gestão de finanças
A gestão financeira ganha com uma integração direta entre os sistemas que gerenciam os cartões e sistemas de gestão, como ERPs. A própria automação entra em cena para ajudar a tomar conta de informações importantes e necessárias para uma gestão mais saudável das finanças.
Com isso, a empresa consegue regularizar sua situação, se manter em dia com seus gastos e em equilíbrio com o que precisa gastar.
Facilita compras em qualquer lugar
Outro fator essencial associado ao uso de cartão corporativo é a facilidade de comprar em qualquer lugar.
Novamente voltamos ao exemplo de viagens. Um cartão desses permite que os colaboradores comprem facilmente onde estiverem, sem grandes dificuldades.
Isso é muito bom, pois facilita a vida de quem precisa fazer essas despesas, com viagens mais tranquilas, compras de insumos facilitadas e tudo mais. Para o colaborador, é menos uma dor de cabeça e menos trabalho manual; para a empresa, é mais controle e viabilidade de manter as contas em dia.
Quando o cartão corporativo pode ser usado?
Como falamos, em quaisquer custos relacionados com as atividades da empresa. Segundo a nossa legislação trabalhista, essas despesas não podem ser descontadas do salário normal do funcionário.
Como controlar os gastos do cartão corporativo?
Claro, é importante também ter um controle do que será usado no cartão corporativo. A empresa precisa, portanto, de uma gestão um pouco mais rígida para assegurar que não haja problemas.
É fundamental analisar bem e categorizar cada fato, tendo uma boa noção do quanto é investido para cada coisa.
Nesse sentido, é bom ter um limite preestabelecido para evitar problemas inesperados. Também vale a pena monitorar depois os gastos para uma visibilidade maior.
Cartão corporativo para funcionários: quais tipos existem?
Antes de fechar, vamos abordar os dois tipos principais de cartão corporativo para funcionários, a fim de elucidar ainda mais o assunto.
Quer saber quais são? Acompanhe.
Cartão de crédito corporativo pós-pago
O pós-pago é um cartão que se assemelha muito ao cartão de crédito convencional, em que se compra e depois se verifica a fatura com os gastos completos.
Cartão corporativo pré-pago
O cartão pré-pago é uma opção mais interessante: você define um limite de antemão e os gastos só podem ser feitos até aquele limite. Dessa forma, é possível ter um controle maior e mais estrito para evitar problemas e abusos.
Confira 5 regras para organizar o uso do cartão corporativo!
Conclusão
O cartão corporativo para funcionários é uma ótima solução para garantir maior flexibilidade nos gastos da empresa e, ao mesmo tempo, obter maior transparência. Assim, se evitam custos e situações inesperadas, com uma gestão mais segura, consciente e clara.
Como vimos, é bom ter cuidado com os gastos corporativos e definir limites, assim como monitorar muito bem. Dessa forma, se garante o sucesso da estratégia.
