Entenda o que se enquadra como ajuda de custo, quais tipos existem, o que a lei diz sobre e a melhor maneira de gerenciar esses gastos
Toda mudança é diferente uma da outra, ainda mais quando alguns funcionários vão para cidades, estados e até países diferentes. Então chega a hora da empresa pagar a ajuda de custo para esse colaborador conseguir arcar com as despesas…
Às vezes pode surgir a dúvida de quanto pagar, se é obrigação da empresa ou não, e para as grandes empresas ainda têm o problema de gerenciar vários funcionários simultaneamente.
Por isso o post de hoje vai explicar tudo isso e mostrar como a gestão desses gastos pode ser bem mais fácil.
Boa leitura!
O que é a ajuda de custo?
A ajuda de custo é uma quantia de dinheiro que um funcionário recebe para realizar as atividades em nome da sua empresa em outro local de trabalho.
Essa quantidade deve ser paga em uma única parcela, afinal, tem o objetivo de indenizar os custos adquiridos pelo funcionário por causa de uma transferência – seja cidade, estado ou país.
A ajuda também não possui um valor máximo, contudo pode haver um acordo entre funcionário e a empresa, mas de qualquer forma, deve-se garantir que a quantia cubra todas as despesas necessárias.
Ajuda de Custo na Lei: Integra Salário?
Segundo o Art. 457, §2 da Reforma Trabalhista, qualquer quantidade dada como ajuda de custo não integra como salário – ou INSS, FGTS e IR – daquele funcionário:
§ 2º As importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao Contrato de Trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.
Contudo, caso a empresa pague um valor fixo, mês a mês, justificando como ajuda de custo, para todos os efeitos legais o valor correspondente integrará o salário, visto que, terá natureza salarial e não indenizatória.
Um exemplo disso pode ser o vale-combustível, e até mesmo a ajuda de custo para home office, que tem se tornado parte da realidade de muitas empresas, principalmente após a pandemia do COVID-19.
Tipos de Ajuda de Custo: Substituta e Complementar
Podemos separá-la em duas categorias: a Substituta e a Complementar.
Ajuda de Custo Substituta
Nesse caso o valor e objetivo da ajuda de custo já estão pré definidos. Ou seja, além do salário, um funcionário pode, por exemplo, receber um valor X para vale transporte ou vale combustível.
Ajuda de Custo Complementar
Aqui o valor é um complemento para o salário fixo já recebido, contudo, o colaborador usa a ajuda de custo como achar melhor.
Por exemplo, no caso de uma mudança de cidade a trabalho, ele não precisa prestar contas de como utilizou o dinheiro (se foi com empresa de transporte, móveis, passagens…).
O dinheiro é aplicado como convém, mas sempre garantindo que a forma como foi gasta e o valor oferecido garantem um bom desempenho da função sem prejudicar o funcionário na mudança e/ou a empresa.
Ajuda de Custo no Home Office
Como mencionei anteriormente, hoje algumas empresas já arcam com os custos de seus funcionários para a adaptação e andamento da rotina de trabalho de forma remota – home office.
Mas ainda existem dúvidas quanto às leis sobre esse formato de trabalho e a maneira correta para as equipes financeiras enquadrarem essas despesas no dia a dia do negócio.
Uma das opções do mercado é a utilização dos cartões corporativos (de crédito ou débito) para centralizar todos os custos de uma empresa. Dessa forma, tanto as ajudas de custo quanto as despesas empresariais podem ser realizadas com os cartões.
O nosso post sobre a ajuda de custo Home Office aborda de forma completa como essa despesa pode ser feita através de um cartão pré-pago e também como calcular no home office.
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Por ser um cartão de débito que conta com seu próprio aplicativo de gerenciamento, sua empresa consegue dar liberdade e autonomia para seus colaboradores fazerem e comprarem o que precisam, enquanto todos os limites e orçamentos são respeitados.
Confira mais conteúdo no nosso blog, até a próxima!
André Apollaro
Founder & CEO da Payfy
