Entenda a importância da Ordem de Compra e o melhor jeito de implementar esse processo na sua empresa
A Ordem de Compra é uma das ferramentas mais importantes nos processos financeiros de uma empresa. No entanto, um processo de Ordem de Compra desorganizado e mal planejado cria mais problemas do que os resolve.
Para um controle financeiro saudável, o setor financeiro deve estar a par de todos os fluxos financeiros da empresa. Por isso a ordem de compra é tão importante, ela adiciona clareza e visibilidade às transações da empresa.
Neste artigo, veremos o que é uma Ordem de Compra e quais as suas etapas. Em seguida, mostraremos como a automação é a melhor escolha para atacar estes problemas.
Mas vamos começar com o básico:
O que é uma Ordem de Compra?
Uma Ordem de Compra (OC) é um documento oficial de uma empresa compradora mostrando em detalhes o que espera adquirir de um fornecedor e as condições da transação. Cada empresa tem seu padrão de Ordem de Compra e a maioria inclui:
- Uma descrição clara do produto ou serviço;
- Quantidade pedida;
- Preço unitário e valor total;
- Condições de pagamento;
- Identificação do funcionário que emitiu a ordem de compra;
- Detalhes de entrega.
As empresas compram produtos e serviços todos os dias, e para conseguir um mínimo de clareza e controle financeiro elas precisam de um relatório resumido de cada compra. Esse relatório resumido é a Ordem de Compra.
Ordem de Compra versus Fatura
Ordens de Compra e faturas são duas etapas diferentes no mesmo processo. A primeira é uma solicitação do comprador que estabelece expectativas claras dos bens e serviços solicitados. A segunda é uma conta dos bens e serviços efetivamente prestados, emitida pelo vendedor para que possa ser paga.
- Ordem de Compra (comprador): solicitação enviada a um fornecedor, detalhando exatamente o que se espera e as condições da transação;
- Fatura (vendedor): documento listando bens ou serviços entregues, com o valor a ser pago pelo comprador.
Em um processo de compra robusto, esses dois documentos estão intimamente ligados e são arquivados, para que qualquer esclarecimento ou auditoria seja realizado sem dificuldades.
Etapas do processo de Ordem de Compra
O processo de Ordem de Compra padrão contém várias etapas que não podem ser ignoradas ou eliminadas, como por exemplo:
- Criação da Ordem de Compra por um funcionário com alguma necessidade;
- Identificação do fornecedor ideal, isso pode incluir um processo de licitação ou solicitação de cotações;
- Aprovação da compra por um gerente;
- Envio da Ordem de Compra ao fornecedor para que o pedido possa ser atendido;
- Recebimento dos produtos e da fatura, que são analisados para garantir que correspondem ao que foi pedido;
- Aprovação e pagamento da fatura ao fornecedor;
- Arquivamento da fatura, da Ordem de Compra e do pagamento nos registros da empresa pelo setor financeiro.
Todas essas etapas são importantes, mas isso não significa que todas as etapas precisam ser manuais. Na verdade, todo o processo poderia ser realizado dentro de uma plataforma de gestão de gastos, onde todos os dados são digitalizados e algumas etapas automatizadas.
Por que digitalizar e automatizar as Ordens de Compra?
As empresas que crescem muito podem ter problemas em escalar seus processos. Por exemplo, um processo de compra que ocorria uma vez por mês, agora que a empresa é muito maior está ocorrendo várias vezes por dia.
Quando essa compra era mensal, não havia muito problema em realizar um processo demorado e pouco estruturado apenas uma vez por mês. Porém, ao realizar o mesmo processo várias vezes por dia, a ineficiência se acumula e acaba custando muito mais.
Por isso, sempre que um processo começa a se repetir muito no dia-a-dia da empresa devemos buscar formas de otimizá-lo. E a forma mais comum de otimizar processos é digitalizá-los e automatizá-los.
Certo, mas afinal quais são os principais benefícios de digitalizar e automatizar o processo de Ordem de Compra?
- Simplicidade: ao centralizar o processo em uma plataforma digital, a empresa simplifica muito a criação, aprovação, pagamento e arquivamento da Ordem de Compra;
- Eficiência: a digitalização dos dados nos permite automatizar as notificações e autenticações necessárias, o que resulta em um processo mais rápido e confiável;
- Visibilidade: outra consequência de centralizar as Ordens de Compra em uma plataforma digital é uma maior visibilidade e detalhamento dos gastos. Todos os dados de todas as compras estão organizados em um lugar acessível ao time financeiro.
A otimização de processos nunca acaba…
Agora que você já entendeu o que é uma Ordem de Compra e como melhorar esse processo na sua empresa, vamos concluir com uma reflexão importante sobre a tendência do mercado atual.
No cenário competitivo que nos encontramos hoje, qualquer ganho de eficiência pode fazer a diferença entre dominar seu segmento ou ser devorado pelos concorrentes. Por isso, é essencial entender o que as empresas mais competitivas estão fazendo para se manter na liderança.
Nas últimas décadas, a digitalização e a automação de tarefas foram as principais responsáveis por aumentar a eficiência dos processos de todas as indústrias. A prova viva disso é o nível de modernização das empresas que continuam liderando seus setores.
Essa tendência só se fortalece com a popularização de smartphones e a integração de ferramentas de software em todos os aspectos da vida moderna. Dessa forma, as empresas que querem continuar relevantes precisam acompanhar essa revolução tecnológica.
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