Entenda como a digitalização de processos e documentos pode melhorar a eficiência da sua empresa
A revolução digital continua a redefinir os negócios modernos, a prova disso é a popularização das inteligências artificiais, marketing digital, e até ferramentas para automatização e digitalização de processos.
Ainda que a tecnologia tenha ajudado a tornar nossas empresas eficientes e mais capazes, também nos trouxe uma série de desafios, afinal, as mudanças nunca são fáceis, é necessário abrir mão do que é conhecido para desbravar o novo.
Uma parte fundamental dessa transformação é a substituição de procedimentos baseados em papel para procedimentos 100% digitais.
Nesse post vamos nos aprofundar nos fundamentos da digitalização de processos e documentos.
Ao final desse post garanto que você e sua equipe vão começar a abandonar seus processos baseados em papel e migrar para alternativas digitais! Vamos lá?
O que é a digitalização?
Em poucas palavras, a digitalização refere-se ao processo de substituição de documentos físicos por arquivos digitais.
As informações que eram salvas em papel passam a ser arquivadas em pdfs, planilhas e softwares de gestão.
Mas por que o papel não serve mais?
Imagine um escritório agitado, onde várias pessoas trabalham, e cada uma delas realiza processos com papéis que precisam ser assinados, carimbados, escaneados, enviados, arquivados, corrigidos…
Ao longo dos anos esses papéis vão se acumulando, e sua empresa gasta recursos para organizá-los e armazená-los…
Além disso, caso alguém precise verificar ou editar uma informação antiga, provavelmente passará muito tempo pesquisando manualmente, já que não pode contar com mecanismos de busca.
Agora, imagine que em vez de utilizar documentos em papel, você pudesse utilizar um banco de dados com documentos digitais e funcionalidades para automatizar a maioria dos processos (busca, edição, envio, registro de mudanças, etc).
As tecnologias digitais tornaram o papel obsoleto, simples assim. Não é nada pessoal contra o papel, é apenas uma questão de eficiência.
Quais são os benefícios da digitalização?
Quando comparados com os processos baseados em papel, os benefícios da digitalização são evidentes:
- Economia de espaço: o espaço de escritório é um dos custos mais altos para as empresas. Ao converter seus arquivos impressos em digitais, você pode economizar muito em custos de armazenamento;
- Velocidade: aprovar, revisar, armazenar e pesquisar sistemas baseados em papel é extremamente demorado. Mudar para o digital permite transferir documentos com mais facilidade e também permite pesquisar rapidamente com mecanismos de busca;
- Segurança: cada pedaço de papel é praticamente uma violação de segurança esperando para acontecer. Manter documentos digitais garante uma validação automática e um registro claro de todos que acessam e modificam algo;
- Prontidão para desastres: incêndios em escritórios, ácaros de papel, alagamentos, tintas que se apagam… Há tantas maneiras pelas quais seus arquivos impressos podem ser colocados em risco. Por isso, com o software de armazenamento digital certo, você pode ficar tranquilo sabendo que há backups seguros de suas informações;
- Impacto ambiental: todo esse papel não é apenas uma perda de produtividade para arquivar e armazenar, mas também representa um impacto ambiental por parte da sua empresa, por menor que ele seja.
Mas não ative os trituradores de papel ainda: existem alguns riscos que você precisa considerar primeiro.
Quais os riscos da digitalização de documentos?
Como acontece com qualquer mudança, a transição para processos digitais pode acarretar riscos se for feita de maneira incorreta ou incompleta.
Por isso, separei os principais riscos envolvidos nessa migração, mas já trazendo também possíveis soluções para que sua empresa possa ir para a era da digitalização com tranquilidade.
Perda de informações
Se o seu plano de digitalização envolve escanear todos os documentos e simplesmente ”organizar” os PDFs em pastas compartilhadas, pense novamente, pois você estará exposto à mesma perda de informações e falta de transparência que ocorriam nos arquivos físicos.
Para evitar esse problema, a melhor escolha é trabalhar com um software de gerenciamento de documentos. O software ideal para a sua empresa pode variar entre Google Drive e Dropbox, até sistemas mais completos como SAP e Oracle, dependendo da escala do seu negócio.
Aspectos legais
É importante ressaltar que cada indústria está sujeita a requisitos legais próprios em relação à documentação impressa.
Se você não tiver certeza sobre seus requisitos legais, busque aconselhamento profissional de seu contador ou advogado. Todas essas considerações tornam crucial abordar a transformação digital com cuidado e paciência.
É necessária fluidez na transição digital
- Como os seus processos e sistemas continuarão a operar no dia a dia durante a transição do papel para o digital?
- Com qual processo você começará?
- Quem será o responsável por essa transição?
Você precisa ter respostas para essas perguntas antes de começar!
Treinamento de pessoal
A transformação digital será bem sucedida, ou não, dependendo de quão bem os membros da equipe a conduzem.
Como primeiro passo, você deve considerar um treinamento para sua equipe na criação e gerenciamento de arquivos digitais. Crie e padronize o treinamento e os materiais de ensino para garantir que todos os envolvidos estão “na mesma página”.
Atenção nos detalhes
Como já estabelecemos acima, a melhor opção para a digitalização de documentos e processos é um software de gerenciamento capaz de fazer essa transição sem grandes sacrifícios.
No entanto, as verdadeiras oportunidades de melhoria de eficiência estão nas várias integrações de outros softwares e sistemas que a era digital permite!
Quando parte dos seus processos e documentos estiverem devidamente digitalizados, ficará muito mais fácil integrar outros softwares para automatizar outras tarefas; como softwares de contabilidade, colaboração e gestão de despesas.
Software de contabilidade
Um bom software de contabilidade pode economizar uma quantidade significativa de arquivamento em papel. Essa ferramenta costuma incluir gerenciamento de faturas, contas a receber e contabilidade geral.
As soluções da Conta Azul e Notasoft, por exemplo, são excelentes opções para quem quer começar a utilizar softwares de contabilidade na própria empresa.
Colaboração online
Por que não iniciar a mudança para o mundo digital direto na fonte?
Você pode dar à sua equipe a opção de colaborar online com ferramentas como Google Drive e Dropbox para garantir organização e transparência, mesmo no home office.
Software de gerenciamento de despesas
As melhores soluções de gerenciamento de despesas, como a Payfy, não apenas evitam que você guarde recibos impressos ou sofra com processos demorados de reembolsos e adiantamentos de despesas, mas também elimina a burocracia e os processos manuais!
A Payfy, por exemplo, utiliza um software de digitalização automática de recibos para arquivá-los diretamente no sistema, e isso tudo pode ser acompanhado em tempo real por gerentes ou controladores financeiros através do nosso aplicativo.
Liberte-se de todo esse papel
Com todas as novas opções de softwares de gerenciamento que existem, você não tem mais desculpas para ter suas prateleiras cheias de arquivos em papel.
Não seria ótimo se pudéssemos eliminar a burocracia tradicional dos processos em papel, e substituí-los por processos modernos e automatizados?!
Através de softwares de gestão inteligente, como a Payfy, esse desejo se torna realidade na sua empresa!!!
Procure um consultor Payfy e comece agora a revolução digital na sua empresa.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
